Als de wedstrijd is afgelopen, dan loopt geen enkele voetballer direct naar zijn eigen auto om naar huis te gaan terwijl hij de kleedkamer, kantine en vooral zijn teamleden negeert. Spelers lopen rustig uit, gaan douchen, praten nog na met coaches en staf. Voor teambinding en -prestaties is de cooling-down net zo belangrijk als de warmingup. Kernvraag bij alle vormen van afsluiting is: In hoeverre hebben we samen vooruitgang geboekt?
Cooling-down (de belangrijkste afspraken vastleggen)
Je kunt elke vergadering adequaat samenvatten aan de hand van de volgende vijf dimensies (BATEC):
- Besluiten
- Acties
- Tijdlijn
- Eigenaar
- Communicatie intern/extern
Hiermee heb je altijd een complete samenvatting van de zaken waarom mensen bij elkaar komen. Niemand zit nog te wachten op bladzijden vol proza over wie wat wanneer zei.
Borg de belangrijkste afspraken: BATEC
Bij online vergaderen kun je BATEC ook als laatste agendapunt oppakken en onder leiding van degene die het verslag maakt, samen invullen. Je besteedt er een minuut of 5 tot 8 aan, zodat iedereen hetzelfde beeld heeft van de belangrijkste conclusies en afspraken.
De verslaglegger plant 10 minuten extra na afloop om het verslag compleet te maken en te plaatsen op de afgesproken plaats van de teamsite. Na verloop van tijd neem je als team de BATEC’s door en reflecteer je kritisch op de geleverde prestaties en de mate van progressie. Evaluatie van de kwaliteit van de online meetings is typisch een onderwerp voor een strategische teambijeenkomst.
Besluiten
Als er een belangrijk besluit is genomen, dan wordt de werkelijkheid na de meeting anders; je maakt het verschil ten opzichte van de situatie voor de bijeenkomst. Regelmatig besluiten nemen geeft ons een gevoel van beweging en vooruitgang. Daarbij kun je onderscheid maken in inhoudelijke en procesmatige besluiten.
Inhoudelijke besluiten zijn de besluiten die gaan over inhoudelijke zaken, die je herkent aan formuleringen zoals: ‘Dit gaan we zo doen, dit zijn onze conclusies en aanbevelingen.’ En: ‘Zo ziet het nieuwe product, de nieuwe dienst en ons antwoord eruit.’ Het zijn alle besluiten die gaan over het verbeteren en oplossen van inhoudelijke vraagstukken.
Procesbesluiten zijn besluiten over ‘hoe nu verder, wie gaan we er vervolgens bij betrekken, langs welke kanalen gaan we dit uitzetten’. Hierin bespreek je met elkaar hoe je met de resultaten en inzichten verdergaat: wie gaan we erbij betrekken, langs welke afdeling moet dit, wat zijn de volgende stappen?
Acties
Welke concrete acties spreken we af en hoe zien die eruit? Belangrijk hierbij is dat we de neiging onderdrukken dit te snel in algemeenheden te formuleren: ‘Oké, dat nemen we mee naar de MR.’ Of: ‘Die stap lijkt me duidelijk voor iedereen.’ Voor je het weet, stapt iedereen door, niet goed wetend welke exacte actie er nu is afgesproken.
Tijdlijn
Binnen welke termijn gaan we de acties uitzetten? Ga altijd voor een deadline, mensen hebben anders de neiging het niet zo nauw te nemen. Tijdsdruk is doorgaans een prima stok achter de deur om ervoor te zorgen dat mensen de acties goed op hun netvlies hebben.
Eigenaar(s)
Wie is hiervoor verantwoordelijk, wie neemt dit op zich? Vaak volstaat het om één eigenaar voor een actie te vermelden. Maar onderschat niet de waarde van gedeeld eigenaarschap, waarmee je mensen onderling van elkaar afhankelijk maakt (wederkerigheidsprincipe). Er worden nogal eens belangrijke acties geformuleerd die in principe meer mensen zouden kunnen oppakken. Dit grijze gebied kun je met elkaar benutten, door meerdere eigenaren verantwoordelijk te maken voor de betreffende actie.
Communicatie intern/extern
Welke interne en externe partijen moeten we over onze nieuwe inzichten en besluiten op de hoogte stellen? Dit vraagt van een ieder goed na te denken over de impact van de besluiten binnen het team, de organisatie of welk effect het zal hebben op klanten, cliënten en stakeholders.
Bron: Praktijkgids online vergaderen
Door: Rob de Haas
