Sanne werkt in een team dat op papier goed functioneert. Deadlines worden gehaald, vergaderingen verlopen ordelijk en er zijn geen openlijke conflicten. Toch voelt het al een tijdje wat stroef aan. Er wordt veel gecoördineerd, maar er wordt weinig echt besproken. Tijdens vergaderingen zijn het meestal dezelfde mensen die het woord voeren, terwijl de rest knikt, aantekeningen maakt en daarna weer verdergaat met hun werk. Vragen komen pas achteraf – als ze al komen.
Sanne merkt dat ze zelf ook zo is gaan werken. Als ze ergens onzeker over is, houdt ze haar vraag wat langer voor zich. Niet omdat het niet belangrijk is, maar omdat ze niet goed kan inschatten hoe haar vraag zal vallen. Op een dinsdagochtend wil ze iets navragen bij een collega, maar die collega haast zich duidelijk van de ene afspraak naar de andere. Dus besluit Sanne het zelf uit te zoeken.
De kloof tussen wat gezegd wordt en hoe het voelt
Later die dag hoort ze diezelfde collega zeggen dat iedereen zich altijd vrij moet voelen om een vraag te stellen. Sanne glimlacht beleefd, maar tegelijkertijd voelt ze de kloof tussen wat er wordt gezegd en hoe het in werkelijkheid voelt. Dat is precies wat psychologische onveiligheid zo lastig maakt. Het ziet er zelden dramatisch uit en klinkt vaak niet hard. Veel vaker ziet het er netjes, beheerst en professioneel uit. Mensen blijven beleefd, doen hun werk en verstoren de sfeer niet. Onder tussen slikken ze meer in, raden ze meer en dragen ze meer op hun schouders.
Een team kan er kalm uitzien, terwijl er onder de oppervlakte steeds meer terughoudendheid in de omgang sluipt. Dat kost stilletjes heel veel energie. Als je constant afweegt wat je beter niet kunt zeggen, hoe iets waarschijnlijk geïnterpreteerd zal worden en of het misschien verstandiger is om te wachten, dan doe je niet alleen je werk. Je bent continu bezig met het managen van de relatie. Dat is vaak de reden waarom sommige werkdagen veel zwaarder aanvoelen dan je agenda alleen zou doen vermoeden.
Uitleg: de veiligheidslus in 4 stappen
Om veiligheid concreter te maken, wordt in het boek Verbindingskracht op je werk gebruikgemaakt van de veiligheidslus. Dat is een eenvoudig model dat laat zien hoe veiligheid groeit in contact, maar ook hoe die veiligheid geleidelijk kan afnemen zonder dat je het meteen opmerkt.
De veiligheidslus is een eenvoudig model dat laat zien hoe veiligheid groeit in contact, maar ook hoe die veiligheid geleidelijk kan afnemen zonder dat je het meteen opmerkt.
Ruth de Heer
Zo begint de veiligheidslus: Opmerken
De lus begint meestal met opmerken. Je merkt iets op bij jezelf, bij de ander of in de sfeer tussen jullie. Misschien zie je dat iemand stiller wordt, voel je dat je eigen reacties korter worden dan je eigenlijk zou willen, of merk je dat de sfeer tijdens een vergadering plotseling omslaat en er meer spanning is dan een paar minuten ervoor.
Stap 2: afremmen
Daarna volgt afremmen. In plaats van meteen door te gaan, je terug te trekken of de lege plekken zelf in te vullen, maak je even pas op de plaats om niet automatisch te reageren. Die korte pauze maakt vaak een groot verschil, omdat die voorkomt dat je meteen in een oud patroon schiet.
Stap 3: controleren
Vervolgens komt controleren. Je toetst je veronderstelling, stelt een vraag of maakt iets kleins bespreekbaar voordat het uit de hand loopt. Zo voorkom je dat je verdergaat op basis van interpretaties alleen.
Stap 4: Ruimte creëeren
Tot slot reageer je op een manier die weer ruimte creëert. Dat kan betekenen dat je iets verduidelijkt, erkenning geeft, je toon aanpast of een vraag anders formuleert. Het hoeft niet perfect te zijn; het hoeft alleen maar duidelijk en menselijk genoeg te zijn om het contact weer een beetje te openen.
Als dat lukt, keert meestal ook een gevoel van veiligheid terug. De ander voelt zich minder snel afgewezen, jij hoeft minder te gissen en het contact blijft werkbaar. Zo werkt veiligheid meestal ook in het echte leven. Niet als een of ander groots ideaal, maar als een reeks kleine momenten waarop mensen zich wel of niet serieus genomen voelen.
Drie belangrijke punten om te begrijpen
1 Veiligheid is niet hetzelfde als de vrede bewaren
Veiligheid wordt vaak verward met aardig zijn, maar dat is niet het zelfde. Een veilig team is geen team waarin alles altijd vriendelijk, aangenaam of conflictvrij moet blijven. Het is een team waarin ook moeilijke dingen gezegd kunnen worden, zonder dat de sfeer meteen bevriest. Duidelijkheid hoeft niet hard te zijn. En een meningsverschil hoeft niet automatisch onveilig te voelen.
Veiligheid betekent ook niet dat feedback altijd fijn moet zijn. Soms krijg je feedback van een collega of leidinggevende die lastig is om te horen. Dat kan ongemakkelijk, spannend of vervelend voelen. Maar dat betekent niet meteen dat het contact onveilig is. Feedback kan je juist helpen, ook als het even schuurt.
Het is daarom goed om verschil te maken tussen ongemak en onveiligheid. Gaat het om een lastig gesprek waarin iemand duidelijk is? Of voel je je niet serieus genomen, klein gemaakt, onder druk gezet of niet vrij om iets te vragen? Vooral dat verschil is belangrijk. Tegelijk hoef je iets niet te negeren als het je raakt. Je mag dan onderzoeken wat er precies gebeurt.
Veiligheid gaat dus niet over nooit meer spanning voelen. Het gaat er vooral om dat er ruimte blijft om iets te vragen, iets te herstellen of aan te geven wat iets met je doet. Bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat ik even twijfel hoe ik dit moet opvatten. Kun je uitleggen wat je bedoelt?’ Zo hoeft het contact niet meteen te stagneren, maar ontstaat er juist ruimte om elkaar beter te begrijpen.
2 Veiligheid voel je ook in je lichaam
Het helpt ook om te beseffen dat veiligheid niet alleen door je verstand wordt beoordeeld. Je lichaam doet ook mee. Je merkt dat bij voorbeeld omdat je aarzelt, onrustig ademhaalt, je afsluit, te veel uitleg geeft of het gevoel hebt dat je je woorden wel tien keer moet wegen voor je iets zegt. Dit zijn geen tekenen van zwakte. Het zijn signalen dat je lichaam iets oppikt in het contact. Daarom helpt het om veiligheid niet alleen te zien als een cultuurwoord, maar ook als iets wat je in je lichaam kunt voelen.
3 Veiligheid groeit in kleine dingen
Het is ook goed om te onthouden dat veiligheid vaak groeit door kleine reacties. Werkrelaties worden niet alleen gevormd door functioneringsgesprekken, feedbackgesprekken of conflicten. Ze worden ook gevormd door de toon van een chatbericht, een nieuwsgierige vervolgvraag, de manier waarop iemand reageert als je iets nog niet weet en door de manier waarop een gespannen moment wordt opgelost of juist genegeerd waardoor het in de lucht blijft hangen. Het gevoel van veiligheid groeit meestal niet op één bepaald moment, maar groeit meestal juist in alledaagse momenten.
Van inzicht naar actie
Als er onzekerheid ontstaat, proberen veel mensen zich nog meer aan te passen. Ze kiezen hun woorden zorgvuldiger, werken harder of proberen nog nauwkeuriger te raden wat slim, nuttig of gewenst is. Op korte termijn lijkt dat misschien verstandig, maar het maakt het contact meestal niet veiliger. Het zorgt er alleen maar voor dat je alerter en voorzichtiger wordt.
Wat vaak beter helpt, is leren om eerder te zien waar het contact begint te stagneren, en op dat moment een klein ding anders te doen. Niet alles in één keer, en niet als een groot verbeteringsproject, maar gewoon tijdens het werk, op het moment zelf. Veiligheid wordt zelden sterker door een perfect gesprek. Het groeit eerder doordat iemand op een klein moment iets opener, duidelijker of eerlijker reageert.
Bron: Verbindingskracht in je werk
Door: Ruth de HeerÂ
Ruth de Heer is GZ-psycholoog, ondernemer en oprichter van The Mental Move, een organisatie die zich richt op mentale gezondheid en duurzame inzetbaarheid op de werkvloer.
