Het is niet voor niets dat ‘work smarter, not harder’ wordt gezien als het motto van Generatie Z. In vrijwel elke organisatie waar ik kwam, stond de vraag ‘Hoe kunnen we slimmer werken?’ centraal. Vooral verouderde systemen sprongen eruit als grootste frustratie op het gebied van inefficiënt werken. Jongeren wezen dan ook direct op voor de hand liggende verbeterpunten, zoals het niet-uitvoeren van software-updates tijdens werktijd of het toestaan van werken met Chat GPT. Ook de versnippering van informatie, waardoor dubbel werk ontstaat, en het gebrek aan digitalisering kwamen steevast naar voren.
Verouderde systemen als knelpunt
Wat opviel, is dat wanneer jongeren hun top 5 van knelpunten opstelden en vervolgens mochten kiezen wat ze als eerste wilden aanpakken verouderde systemen en versnipperde informatie verrassend vaak als prioriteit gekozen werden. En dat is logisch. Voor jongeren is dit vaak laaghangend fruit. In een korte brainstormsessie wisten ze binnen vijftien minuten met concrete oplossingen te komen, zoals:
GenZ over verouderde systemen:
- Automatisering inzetten waar mogelijk: zo kan AI allang notulen maken tijdens vergaderingen, documenten structureren met behulp van AI-agents of e-mails opstellen via een AI-integratie. Vooral de jongeren vonden het erg belangrijk om hier op door te pakken, omdat daar veel (tijd)winst te behalen valt.
- Een open Trello-bord opzetten met taken waarbij hulp welkom is, zodat collega’s die wat ruimte hebben direct kunnen bijspringen, in plaats van losse documenten in een drive.
- Met het team of de organisatie besluiten om af te stappen van de ‘veranderangst’ en te accepteren dat niet alles perfect kan gaan, maar in deze veranderingen wel actief collega’s van alle generaties meenemen.
Generatie Z over werken met versnipperde informatie:
- Een dominante cloud-omgeving kiezen waar álle bestanden naartoe worden verplaatst, zodat documenten altijd toegankelijk zijn en niet langer verspreid op persoonlijke laptops staan.
- Een introductievideo ontwikkelen voor nieuwe medewerkers waarin uitgelegd wordt hoe deze gezamenlijke opslagplek werkt en collega’s actief opleiden in het gebruik ervan.
- Een of meerdere verantwoordelijken aanstellen (zoals de officemanager) die de vaste informatieplek monitort en jaarlijks de schijf opschoont.
- Key users aanwijzen per tool voor hulp en vragen.
- Werken met briefings die per project worden geüpload, waarin vooraf duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is – een simpele ingreep die veel ruis voorkomt.
Aanbeveling voor organisaties: hoe maak je dit concreet?
Laat een groep jonge medewerkers eens een brainstorm leiden over hoe je AI of andere digitale tools kunt inzetten om werkprocessen efficiënter in te richten. Binnen een halfuur heb je vaak verrassend goede en direct toepasbare ideeën in handen. Jongeren zijn vaak al vertrouwd met tools waar anderen nog nooit van gehoord hebben.
Maar als jongeren zulke concrete oplossingen hebben, waarom worden die dan niet meteen geïmplementeerd? De reden is even simpel als frustrerend: zodra het idee er ligt, lopen ze aan tegen de volgende obstakels – de andere energievreters uit de top 5. Denk aan trage besluitvorming, een vergadercultuur waarin alles overlegd moet worden en het gevoel niet serieus genomen te worden omdat ze ‘nog jong’ zijn. En dan is er natuurlijk de klassieker: ‘Maar we doen het al jaren zo.’
Bron: De GenZclopedie
Door: Laura Bas
