Vragen en antwoorden over De kracht van Theorie U

De theorie U wat is het wel en wat is het niet? Hoe pas je het toe? Hoe werkt de aanpak? Om op deze en andere prangende vragen antwoord te geven, hebben de auteurs van het boek De kracht van Theorie U een handige Q&A opgesteld.

Theorie U

Wat is Theorie U?

• Definitie: Theorie U is een verander- en innovatieproces dat ontwikkeld is door Otto Scharmer. Het richt zich op diepgaande verandering door een proces van co-sensing, presencing en co-creating.

Kan iedereen Theorie U leren?

• Toegankelijkheid: Ja, iedereen kan de principes en methoden van Theorie U leren en toepassen, mits ze bereid zijn te reflecteren en samen te werken.

Wie is Otto Scharmer?

• Achtergrond: Otto Scharmer is een senior lecturer aan de MIT Sloan School of Management en de grondlegger van Theorie U. Hij heeft uitgebreide ervaring in het begeleiden van transformatieve processen wereldwijd.

Hoe verschilt Theorie U van andere verandermethodologieën?

• Unieke aspecten: Theorie U onderscheidt zich door de nadruk op diepgaand luisteren, gezamenlijke reflectie (presencing) en co-creatie van oplossingen. Het is een holistische aanpak die zowel harde als zachte elementen integreert. Wat Theorie U bijzonder maakt, is het niet-weten onder in de U. We noemen dat de stap van verbeelden. In het Engels wordt het nog duidelijker: presensing. Dat is een samenvoegen van present (het hier en nu) en sensing (voelen). Wat je in deze stap doet, is contact maken met wat ze noemen ‘the emerging future’ oftewel de toekomst die nog moet komen. Dus je ontwikkelt niet vanuit wat er in het verleden is gebeurd, maar van wat er uit de toekomst komt.

Wat zijn de kernprincipes van Theorie U?

• Open Mind, Open Heart, Open Will: Bereidheid om te leren, empathie en wil om te veranderen.
• Co-Sensing: Diepgaand luisteren en observeren van de huidige realiteit.
• Presencing: Reflectie en verbinding met toekomstige mogelijkheden.
• Co-Creating: Gezamenlijk ontwikkelen en prototypen van oplossingen.
• Co-Evolving: Schaalbare implementatie en voortdurende verbetering.

Welke wetenschappelijke onderbouwing ondersteunt Theorie U?

• Onderbouwing: Theorie U is onderbouwd door diverse wetenschappelijke studies op het gebied van sociale wetenschappen, psychologie en organisatiekunde. Onderzoeken hebben de effectiviteit van de aanpak in verschillende contexten aangetoond.

Pain

Wanneer moet je het boek niet gebruiken?

• Eenvoudige problemen: Als de problemen waarmee je te maken hebt eenvoudig zijn en routinematig kunnen worden opgelost, dan is dit boek niet de beste keuze. Theorie U is ontworpen voor complexe, systemische uitdagingen.
• Geen bereidheid tot verandering: Als er geen bereidheid is om diepgaande verandering te omarmen, dan zal de methode niet effectief zijn. Theorie U vereist een openheid voor nieuwe perspectieven en een bereidheid om diepgaand te reflecteren.
• Weinig tijd/middelen: Als er beperkte tijd en middelen beschikbaar zijn, kan de uitgebreide en intensieve aard van Theorie U een belemmering vormen.

Wanneer moet je Theorie U niet gebruiken?

• Urgentie vereist directe actie: In situaties waar onmiddellijke actie vereist is, zoals crisismanagement, kan Theorie U te langzaam en methodisch zijn.
• Geen ruimte voor reflectie: Als de organisatiecultuur of de context geen ruimte biedt voor reflectie en dialoog, zal de toepassing van Theorie U moeilijk zijn.
• Starre hiërarchische structuur: In zeer hiërarchische organisaties waar beslissingen top-down worden genomen zonder inspraak van lagere niveaus, zal Theorie U waarschijnlijk niet effectief zijn.

Duurt deze aanpak niet veel te lang?

• Duurzame oplossingen: Hoewel het proces langer kan duren, leidt het tot duurzame en gedragen oplossingen die op de lange termijn effectiever zijn. Eerst vertragen om vervolgens te versnellen.
• Verhoogde betrokkenheid: De tijdsinvestering resulteert in een hogere betrokkenheid en eigenaarschap van alle betrokkenen, wat essentieel is voor succesvolle implementatie.
• Vermindering toekomstige problemen: Door de grondige aanpak worden toekomstige problemen en weerstand geminimaliseerd, wat uiteindelijk tijd en middelen bespaart.

Is het boek niet veel te soft?

• Evidence-based: Theorie U is gebaseerd op gedegen wetenschappelijk onderzoek en praktijkervaringen. Het biedt een rigoureuze en gestructureerde methodologie.
• Rigoureuze aanpak: Het proces is niet alleen gericht op ‘zachte’ factoren zoals gevoelens en relaties, maar ook op het ontwikkelen van concrete, meetbare resultaten.
• Resultaatgericht: De aanpak leidt tot tastbare resultaten en duurzame veranderingen, ondanks de nadruk op reflectie en co-creatie.

Is de aanpak weleens mislukt? Noem een voorbeeld.

• Gemeenteproject met lage burgerbetrokkenheid door gebrek aan vertrouwen: In een gemeenteproject werd geprobeerd om Theorie U toe te passen om burgerbetrokkenheid te verhogen. Het mislukte echter omdat er al een diepgeworteld gebrek aan vertrouwen was tussen de burgers en de gemeentelijke autoriteiten, wat niet snel genoeg kon worden hersteld.
• Niet gered: Een project dat geheel via de Theorie U methode is aangepakt met prachtige resultaten heeft het binnen de organisatie helaas niet gered doordat nieuwe medewerkers onvoldoende zijn meegenomen door het zittende management. Wil je het project goed borgen dan heb je ook zorg te dragen om nieuwe medewerkers mee te nemen en hun ideeën, angsten, cynisme, ja-maars ook mee te nemen in het resultaat. Eigenlijk start je dan weer een nieuw U-traject.

Welke uitdagingen kunnen optreden bij het toepassen van Theorie U?

• Weerstand tegen verandering: Mensen kunnen terughoudend zijn om oude gewoontes los te laten en nieuwe manieren van denken en werken te omarmen.
• Tijds- en middeleninvestering: Het proces vereist een aanzienlijke tijds- en middeleninvestering, wat een uitdaging kan zijn in drukke of onderbemande organisaties.
• Complexiteit proces: De stappen van Theorie U zijn complex en vereisen zorgvuldig management en begeleiding om succesvol te zijn.

Wat zijn de meest voorkomende misverstanden over Theorie U?

• Te soft: Een veelvoorkomend misverstand is dat Theorie U alleen focust op ‘zachte’ aspecten zoals emoties en relaties, terwijl het juist een holistische benadering biedt die ook harde resultaten nastreeft.
• Alleen voor grote organisaties: Hoewel de methode vaak in grotere organisaties wordt toegepast, is ze ook zeer effectief in kleinere settings en gemeenschappen.
• Verwachting van snelle resultaten: Sommige mensen denken dat de methode snel resultaten oplevert, terwijl het proces juist tijd en geduld vereist om diepgaande en duurzame veranderingen te realiseren.

Zijn er beperkingen aan de toepassing van Theorie U in verschillende sectoren?

• Sterk gereguleerde sectoren: In sectoren met strikte regelgeving en weinig ruimte voor flexibiliteit kan de toepassing van Theorie U uitdagend zijn.
• Lage betrokkenheid: In sectoren waar medewerkers of stakeholders weinig betrokken of geïnteresseerd zijn, kan het moeilijk zijn om de benodigde dialoog en co-creatie te realiseren.
• Technologisch gedreven sectoren: In sectoren waar technologie en snelle innovatie centraal staan, kan de tijdsinvestering die Theorie U vereist, als een belemmering worden ervaren.

Gain

Waarom dit boek, wat is er anders dan in andere boeken?

• Unieke benadering: Dit boek biedt een unieke benadering door de combinatie van Theorie U met specifieke casestudies en toepassingen in het publieke domein.
• Praktische gids: Het is vooral niet theoretisch en biedt praktische tools en methoden die direct toepasbaar zijn.
• Focus op co-creatie: De nadruk ligt op co-creatie en participatie, wat essentieel is voor het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken.

Wat levert dit boek mij op?

• Inzichten in complexe vraagstukken: Het boek helpt je complexe vraagstukken beter te begrijpen en aan te pakken.
• Concrete tools en methoden: Je krijgt concrete tools en methoden aangereikt die je kunt toepassen in je eigen werkcontext.
• Inspiratie en motivatie: Het boek biedt inspirerende voorbeelden en succesverhalen die je motiveren om met de methodiek aan de slag te gaan.

Hoe krijg ik mijn opdrachtgever zover om eens iets anders te proberen?

• Aantonen van voordelen: Leg de voordelen en successen van Theorie U uit met concrete voorbeelden.
• Pilots en experimenten: Stel voor om te beginnen met een kleine pilot of experiment, zodat de opdrachtgever de voordelen zelf kan ervaren.
• Betrokkenheid vergroten: Betrek de opdrachtgever actief bij het proces en laat zien hoe hun input waardevol is voor het succes van de aanpak. We gaan uit van ‘the whole system in the room’ en daar hoort zeker ook de opdrachtgever bij.

Wat zijn complexe vraagstukken?

• Definitie: Complexe vraagstukken zijn problemen die gekenmerkt worden door veelvuldige onderlinge afhankelijkheden, onvoorspelbaarheid en een groot aantal betrokkenen met verschillende belangen.
• Voorbeelden: Klimaatverandering, sociale ongelijkheid, stedelijke ontwikkeling, volksgezondheid en onderwijsuitdagingen, laaggeletterdheid, eenzaamheid.

Noem eens wat voorbeelden van een U-aanpak?

In het boek staan diverse praktijkvoorbeelden:

• Een gemeente: bij een gemeente in het sociale domein komen tot een betere samenwerking (pain) tussen ketens/collega’s, meer eenduidigheid te krijgen in de manier van werken, het zelforganiserend vermogen van teams groter te maken en het integraal werken te verbeteren;
• Ketenoverstijgende ondersteuning: nog een voorbeeld uit het sociaal domein, namelijk komen tot ketenoverstijgende ondersteuning in het sociaal domein. Onze organisatie is ingericht in ketens die de vraagstelling insteekt vanuit de eigen wetten en verantwoordelijkheden. Voor huishoudens met complexe ketenoverstijgende ondersteuningsbehoefte kan dit leiden tot het vastlopen van benodigde oplossingen. Dit kan zich uiten in klantonvriendelijkheid, inefficiënte en niet-effectieve ondersteuning.
• De Omgevingswet: een gemeente wilde zich voorbereiden op de komst van de Omgevingswet. Dit heeft geleid tot samenwerking tussen ruimte en sociaal domein. Ze kunnen niet zonder elkaar. Voorbeeld tijdens de sessies: een camping waar bewoners soms langdurig woonden. De vergunningverleners wilden gaan handhaven. Immers, het mag niet. Terwijl vanuit het sociaal domein inwoners zonder woonruimte naar de camping werden verwezen voor tijdelijke huisvesting.
• Toegankelijkheid: een gemeente wil toegankelijker worden voor inwoners en bedrijven. We zijn een dag door de U gegaan met als resultaat concrete acties die kunnen worden uitgevoerd. Dat begint bij de eigen medewerkers. Aan het eind van de dag is bijvoorbeeld duidelijk wat de gemeente uniek maakt en wat ze dus moeten koesteren.
• HR-management: de HR afdeling van een gemeente wil klaar zijn voor de toekomst en samen met de HR afdeling en een aantal managers zijn door de U gegaan. Tijdens de intake kwamen we er al direct achter dat het management mee aan tafel moet. We praten met ipv over. Dit heeft geleid tot een verander en HR agenda.

Hebben jullie succesverhalen?

• Zeker. Zie de voorbeelden bij de vorige vraag.

Hoe gebruik ik het boek?

• Instructies: Het boek biedt stap-voor-stap werkvormen voor de verschillende fasen van Theorie U, van elkaar inspireren tot en met samen creëren. Begin met de introductie en volg de hoofdstukken in volgorde van de stappen. Je hoeft niet alle werkvormen te doen, maak een keuze. Per werkvorm is er een heldere uitleg wat je nodig hebt en hoe je het aanpakt. Ook de moeilijkheidsgraad van de werkvorm staat aangegeven.

Vertel kort waar het boek over gaat?

• Samenvatting: Het boek beschrijft hoe Theorie U toegepast kan worden om complexe vraagstukken in het publieke domein op te lossen. Het combineert de theorie, geeft praktische werkvormen en geeft praktijkvoorbeelden. Je wordt stap voor stap geholpen.

Voor wie is het boek bedoeld?

• Doelgroep: Het boek is bedoeld voor professionals in het publieke domein, zoals beleidsmakers, ambtenaren, managers van non-profitorganisaties en iedereen die betrokken is bij complexe maatschappelijke vraagstukken.

Kan iedereen met het boek werken?

• Toegankelijkheid: Ja, het boek is zo geschreven dat het toegankelijk is voor zowel beginners als ervaren professionals. Het biedt duidelijke uitleg en praktische voorbeelden.

Wie is de doelgroep voor dit boek?

• Specifieke doelgroep: Mensen die werken in het publieke domein en zich bezighouden met complexe maatschappelijke vraagstukken, zoals beleidsmakers, ambtenaren, en managers van maatschappelijke organisaties.

Als ik na het boek gelezen te hebben niet weet hoe, doe ik van de theorie in het boek terecht?

• Ondersteuning: Het boek biedt verwijzingen naar aanvullende hulpmiddelen, zoals workshops, trainingen en online communities waar je verdere ondersteuning kunt vinden.

Hoe kan Theorie U bijdragen aan mijn persoonlijke ontwikkeling?

• Persoonlijke groei: je kunt de U ook individueel doorlopen. Daarvoor hebben we per stap een passende werkvorm gekozen. Die staan in het boek. Dus stel je wilt jezelf ontwikkelen bij het stellen van grenzen of minder perfectionistisch zijn, pak dan het boek en doorloop de stappen.

Welke meetbare resultaten kunnen verwacht worden door het gebruik van Theorie U?

• Resultaten: Verbeterde samenwerking en betrokkenheid, meer innovatieve oplossingen, hogere tevredenheid van stakeholders, en duurzame resultaten die breed gedragen worden.

Proces

Hoe helpt Theorie U bij het omgaan met weerstand binnen een team?

• Strategieën: Theorie U bevordert open dialoog en empathisch luisteren, wat helpt om weerstand te verminderen door begrip en vertrouwen op te bouwen. Het proces van co-creatie zorgt ervoor dat alle stemmen gehoord worden, wat weerstand vermindert.

Hoe helpt het schrift/proces verlopen?

• Documentatie: Het boek biedt werkvormen voor elke stap in het proces, van het formuleren van de initiële vraag tot het evalueren van de resultaten. Dit helpt bij het structureren en volgen van het proces.

Wat is het volgende dat jullie gaan doen?

• Toekomstige plannen: Na de lancering van het boek blijven we werken aan het verder verspreiden van de kennis en het ondersteunen van organisaties bij de implementatie van Theorie U. We zullen ook nieuwe casestudies en best practices verzamelen en delen.

En….we willen een boek over Theorie U maken speciaal voor kinderen.

Smaakt het naar meer?

• Verdieping: Absoluut. We werken al bijna tien jaar met Theorie U en kunnen niet meer zonder. 

Wat zijn de belangrijkste stappen in het implementeren van Theorie U?

Hoeveel tijd kost het gemiddeld om resultaten te zien na het toepassen van Theorie U?

• Tijdsinvestering: Dit kan variëren, je kunt de U in een dag doorlopen en tot resultaten komen. Het kan ook verschillende maanden duren of dat je op verschillende dagen een U doorloopt. Het hangt af van de grootte van het vraagstuk. En ook hoeveel tijd je eraan wilt besteden.

Welke middelen zijn nodig om Theorie effectief te gebruiken?

• Middelen: Tijd voor reflectie en dialoog, iemand om het te begeleiden, een grote geschikte ruimte en vooral ‘the whole system in the room’.

Perron2030

Wie zijn jullie?

• Perron2030 begeleidt verandering en vernieuwing bij gemeenten. Onze droom is om gezamenlijk een beweging op gang te brengen waardoor het werken bij de gemeente echt aansluit bij wat er nodig is. We gaan uit van de bedoeling, waarbij we dat wat goed gaat in het bestaande systeem behouden en waarbij we samen aan de slag gaan met hetgeen je wil en kan veranderen. Wij bieden ruimte om anders te kijken, we zetten eigentijdse werkvormen in, we brengen verbinding aan met je eigen situatie en we leggen daarbij vooral accent op ‘het hoe’.

We zijn met z’n vijven: Eric, Jannet, Nancy, Ilona en Ietze

Wat betekent Perron2030?

• We zijn in 2016? begonnen als Perron2020. Perron omdat we elkaar vaak zagen op of in de buurt van een station. 2020 omdat we gericht zijn op de toekomst. Toen 2020 steeds dichterbij kwam, hebben we onze naam aangepast: Perron2030. Of er ook een Perron2040 komt? Zeker! We blijven doorgaan totdat we erbij neervallen, omdat we het leuk vinden en omdat het belangrijk is.

Hoe hebben jullie Theorie U ontdekt?

• Renz David van het A&O fonds Gemeenten heeft ons getipt. Hij heeft voor een training gezorgd, omdat hij verwachtte dat het ons zou helpen bij ons werk. Dat is rond 2015 geweest door Evelien Schipper. Zij was in Amerika geweest en had een training gehad van Otto Scharmer, de grondlegger van Theorie U.

Wat heeft Theorie U jullie gebracht?

• Een aanpak die we altijd bij onze opdrachten gebruiken. Gemeenschappelijke taal. Iets dat werkt! We kunnen niet meer zonder.

Hoe integreert Perron2030 Theorie U in hun projecten?

• Integratie: We passen de principes en stappen van Theorie U toe in onze projectaanpak, van het initialiseren van stakeholderdialogen tot het co-creëren van oplossingen en het monitoren van de implementatie.

Wat zijn de succesverhalen van Perron2030 met betrekking tot het gebruik van Theorie U?

• Succesverhalen: het boek staat vol met praktijkverhalen: ketenoverstijgende ondersteuning van inwoners door de gemeente; de gemeente klaarmaken voor de komst van de Omgevingswet; de gemeente toegankelijker maken voor inwoners en ondernemers; op een nieuwe manier invulling geven aan participatie.

Welke andere methodologiën combineert Perron2030 met Theorie U?

• Methodenmix: We combineren Theorie U vaak met andere methodologieën zoals Deep Democracy. Ook kun je binnen je project Theorie U gebruiken voor onderdelen. Dat klinkt misschien tegenstrijdig. We hebben ontdekt dat het werkt.

Bron: De kracht van theorie U

Door: Eric Edens, Ilona Goessens, Nancy Kalbvleesch, Jannet Koster, Ietze Oostinga