Een goede grip op de organisatie is cruciaal als een organisatie haar ambities wil waarmaken. Een werkend feedbacksysteem kan inzicht bieden in de behaalde resultaten. Zo een systeem maakt het mogelijk te zien of doelen behaald worden en of bepaalde activiteiten de gewenste effecten hebben. Op basis van het inzicht in de resultaten kan vervolgens (bij) gestuurd worden. Activiteiten met goede resultaten gaan we meer doen en activiteiten die slechte resultaten opleveren, gaan we afbouwen of stoppen.
De behoefte aan grip
Weten welke effecten bepaalde activiteiten hebben en op basis daarvan sturen, geeft een gevoel van grip op de organisatie. Maar voordat we gaan kijken naar hoe grip op organisatieniveau eruitziet, moeten we eerst kijken hoe dit zich uit op individueel niveau. De behoefte aan grip of controle wordt ook wel omschreven in termen van de ervaren voorspelbaarheid van gedrag en de effecten daarvan. Dit doen we eigenlijk voortdurend. Als bijvoorbeeld Bart ’s ochtends bij binnenkomst op werk zijn collega Wout begroet (gedrag), dan verwacht Bart dat Wout ook teruggroet (effect). Daarnaast houden zowel Bart als Wout hoogstwaarschijnlijk een prettig gevoel over aan deze wederzijdse begroeting, omdat sociale interactie en ‘gezien worden’ ook een basale psychologische behoefte vervult. Dit laatste is het onzichtbare effect van het gedrag van Bart.
Als we weten welk gedrag wij moeten inzetten om een bepaald zichtbaar dan wel onzichtbaar effect te bereiken, dan voelen we ons in controle. Controle hebben geeft een gevoel van veiligheid. We zijn dan ook voortdurend bezig om controle uit te oefenen op onze omgeving. Volgens Canadees hoogleraar psychologie Victor Vroom worden medewerkers gemotiveerd wanneer zij voorspelbaarheid ervaren tussen inspanning (= het uitvoeren van het werk), uitkomst (= de prestatie) en beloning (= complimenten of andere vormen van waardering). Andersom leidt een gebrek aan deze voorspelbaarheid juist tot afgenomen motivatie.
Hulpeloosheid
Het ontbreken van een gevoel van controle kan leiden tot gevoelens van hulpeloosheid, stress en angst. Het ontstane gevoel van machteloosheid en onzekerheid tijdens de coronapandemie was dan ook een van de belangrijkste oorzaken voor de groei aan psychische problemen. In lijn hiermee adviseerde het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) in een rapport over de kwaliteit van leven uit 2020 het volgende: ‘Zo vormt het vergroten van het gevoel van regie en controle over het eigen leven een buffer tegen de emotionele gevolgen van tegenslagen en draagt dit bij aan een hogere kwaliteit van leven van mensen in een sociaal isolement.’ Dus wanneer iemand niet kan voorspellen welk gedrag welk effect heeft – en dus niet in controle is –, kan dat leiden tot negatieve gevoelens.
Een kleiner maar veelvoorkomend voorbeeld hiervan is de ervaren onzekerheid tijdens het maken van een praatje in een onbekende groep, bijvoorbeeld bij een familiefeest, buurtbarbecue of nieuwe baan. In gesprek gaan met een nieuwe of onbekende groep mensen wordt door de meesten van ons gezien als spannend en soms zelfs als beangstigend ervaren. Deze gevoelens komen ook voor bij sociaal vaardige personen. Als nieuweling ben je nog niet bekend met de normen, waarden en gebruiken van die groep. Dat betekent dat je niet weet welk gedrag de anderen als positief of als negatief ervaren. Een grap die in de ene groep wordt opgevat als grappig, kan in een andere groep juist worden ervaren als ongepast of beledigend.
Dit gebrek aan voorspelbaarheid van uitkomsten van vertoond gedrag, maakt het voor veel mensen spannend om zich aan te sluiten bij een nieuwe groep. Je ziet daarom vaak dat mensen in een nieuwe groep eerst ‘de kat uit de boom kijken’ en proberen geen sociale blunders te begaan. Als de nieuweling de sociale interactie in de groep heeft geobserveerd en beetje een idee heeft ‘hoe het hier werkt’, dan durft diegene doorgaans meer van zichzelf te laten zien. De nieuweling heeft dan een beter idee van de normen, waarden en gebruiken van de groep. Zij of hij weet dus beter welk gedrag een positief effect heeft binnen de groep en voelt zich dus in controle.
Controle beïnvloedt ieders gedrag
Deze voorbeelden laten zien hoe de behoefte aan controle ieders gedrag voortdurend beïnvloedt. Dit menselijk verlangen is daarom ook overal in organisaties terug te vinden. Grip op de organisatie betekent dat er inzicht is in wat het effect is van specifieke bedrijfsactiviteiten. Om dit inzicht te hebben moet een organisatie weten welke resultaten worden behaald. Grip op de organisatie wordt tegenwoordig ook in control genoemd. Sinds de jaren tachtig en negentig van de vorige eeuw is het gebruik van de term ‘in control’ binnen de organisatiecontext aanzienlijk gegroeid. In control zijn verwijst naar ‘the ability to manage or direct’, wat neerkomt op het effectief organiseren en systematisch besturen van de organisatie – mede met behulp van de juiste stuurinformatie. De afgelopen jaren hebben bestuurders zich steeds meer gericht op deze verantwoordelijkheden. Zij rapporteren hierover ook uitgebreid in jaarverslagen.
Ondanks de grote voordelen die horen bij ‘grip op de organisatie’, kan de menselijke behoefte aan controle soms doorslaan. Ook kan de mate van controle die je ervaart bedrieglijk zijn. In het boek De irrationele organisatie beschrijven wij hoe controle en de bijbehorende biases in organisaties op de juiste wijze benut en beteugeld kunnen worden.
Bron: De irrationele organisatie
Door: Cornell Vernooij, Maarten Hendriks, Flore Louwers, Judith Stuijt, Wouter ten Have, Steven ten Have
