Om een project goed te kunnen starten is het belangrijk om de projectachtergrond te kennen. De achtergrond bestaat uit de feiten, de kenmerken van de situatie die het startpunt vormen voor een project.
Wat is de uitgangssituatie, het vertrekpunt? Het gaat hier om het in kaart brengen van die onderwerpen waarover in het project weinig tot geen discussie kan zijn, de ‘harde’ werkelijkheid.
Natuurlijk is informatie alleen interessant als die iets zegt over de omstandigheden die voor het project belangrijk zijn, zoals het beleid of de strategie van de organisatie, feiten, aannames die de opdrachtgever heeft over de toekomst en dergelijke.
De neiging bestaat om vooral aandacht te besteden aan het hier-en-nu. Een belangrijk aspect van het vraagstuk waarop het project betrekking heeft, is echter ook de geschiedenis: wat is eraan voorafgegaan? Situaties staan nooit op zichzelf, ze hebben voorlopers. Die historie vertelt het nodige over wat werkt en niet werkt in de organisatie of op een bepaald beleidsterrein, of wat de betrokkenen belangrijk vinden en wat niet.
Relaties met andere projecten
Onderdeel hiervan is de omschrijving van de relaties met de omgeving. Deze heeft betrekking op andere projecten (wanneer het project deel uitmaakt van een programma) of op andere organisatieonderdelen, producten of nota’s. De projectleider schrijft de achtergrond op, gebaseerd op informatie die hem door de opdrachtgever ter beschikking is gesteld en die hij met het projectteam uitgezocht heeft. Beperk je bij het beschrijven van de achtergrond tot de belangrijkste elementen.
Het is waarschijnlijk niet moeilijk om over de projectachtergrond een uitgebreid verhaal te vertellen, maar beperk je in het canvas tot de kern, die gegevens die essentieel zijn om mee te nemen in het verdere beoordeling van het project.
Door: Rudy Kor, Jo Bos, Theo van der Tak
Dit is deel 1 van een serie over het neerzetten van een goede basis voor een project, op basis aan het boek Project Canvas. Volgende week deel 2 over de gewenste situatie.
Het boek: Project Canvas
Beginnen aan een project is vaak spannend, een nieuwe uitdaging met nieuwe mensen. Maar voor je het weet, ben je bezig met ingewikkelde plannenmakerij en met het (her)schrijven van allerlei dikke projectdocumenten. Dat kan ook anders!
