Je denkt er niet meteen aan, maar ook militairen moeten hun mail verwerken. En ze hebben wel wat beters te doen. Effectieve en snelle mailverwerking kan in het leger het verschil zijn tussen leven en dood, reden waarom mail er met militaire precisie wordt aangepakt. Mailtips uit het (Amerikaanse) leger.
Zet de vereiste actie in je onderwerpregel
Wat mail zo vervelend maakt, is dat je er soms iets mee moet – en het kost tijd om uit te zoeken of en wat. De US Army geeft het meteen aan het begin van de onderwerpregel met een trefwoord aan:
- ACTIE – de ontvanger is verplicht actie te ondernemen
- SIGNEREN – vereist de handtekening van de ontvanger
- INFO – louter ter info, geen reactie vereist
- BESLUITEN – vergt een beslissing van de ontvanger
- VERZOEK – vereist toestemming of goedkeuring van de ontvanger
- COÖRDINEREN- vergt coördinatie door de ontvanger
Vul het tweede deel van de onderwerpregel zo kort en concreet mogelijk in. Bijvoorbeeld: INFO – update stand van zaken. Of: VERZOEK – vakantie.
BLUF je mail
BLUF staat voor Bottom Line Up Front. Ofwel: begin met de belangrijkste info voor de lezer, zoals doel en vereiste actie. Bijvoorbeeld: ‘Vanaf 1 maart 2017 mogen kantoormedewerkers 1 dag per week thuis werken’. Hou het kort: niet meer dan één alinea als het even kan. Werk met alineakoppen en bullets.
Bron: Inc., 6-12-2016
Door: Yvonne Halink – redacteur Management Executive
