In deze blog daag ik je uit om een kort experiment te doen. Het bestaat uit zes eenvoudige stappen. Trek er zo’n 10 minuten voor uit. Houd pen en papier of een smartphone bij de hand om een paar zinnen te noteren. Aan het eind vertel ik je wat je hebt gedaan.
Stap 1: Welk resultaat wil je?
Bedenk iets concreets dat je wilt bereiken. Dat kan een resultaat zijn, of een doel. Het kan iets kleins zijn, of iets groots. Een resultaat op je werk, of iets in je privésfeer. Je kunt het vandaag nog willen realiseren, of over één week, maand, jaar, of tien jaar. Ik geef bewust geen voorbeeld. Bedenk zelf een concreet resultaat en schrijf het op, in één zin.
Stap 2: Welke onzekerheden verwacht je?
Op weg naar je gewenste resultaat van stap 1, welke onzekere gebeurtenis of situatie verwacht je tegen te komen? Denk er kort over na en beschrijf de belangrijkste gebeurtenis of situatie in één zin. Let op, het moet een gebeurtenis of situatie zijn die wel kán optreden, maar nog niet ís opgetreden. Daardoor is hij onzeker.
Stap 3: Welke oorzaken zie je?
Benoem maximaal drie oorzaken van de onzekere gebeurtenis of situatie uit stap 2. Het kunnen allerlei soorten oorzaken zijn, zoals falende techniek, menselijke fouten of weersomstandigheden. Zolang het maar relevante oorzaken zijn voor je onzekere gebeurtenis of situatie. Schrijf ze op in een paar woorden.
Stap 4: Welke kans schat je?
Gegeven de oorzaken uit stap 3, wat is je eigen inschatting van de waarschijnlijkheid of kans, dat de onzekere gebeurtenis of situatie daadwerkelijk optreedt? Noem deze kans klein, behoorlijk of groot en noteer dat.
Stap 5: Welke gevolgen zie je?
Stel dat de ongewenste gebeurtenis of situatie op weg naar je resultaat optreedt, wat zijn dan de gevolgen voor het concrete resultaat dat je wilt bereiken? Verwacht je effecten op veiligheid, kwaliteit, tijd, geld en/of reputatie? Het is voor dit experiment voldoende om het optreden van deze effecten te benoemen met ja of nee. Een maximaal effect geeft dus vijfmaal ja. Schrijf het op.
Stap 6: Wat ga je doen?
In deze laatste stap komen alle voorgaande stappen samen. Je wilt een concreet resultaat bereiken en hebt nu helder welke onzekere gebeurtenis of situatie je daarin kan belemmeren. Op basis van de oorzaken heb je een inschatting gemaakt van de kans van optreden. Ook heb je een beeld van de gevolgen als de onzekerheid zich daadwerkelijk voordoet. Wat nu volgt, is cruciaal: het nemen van een besluit om al dan niet wat aan die onzekerheid te doen. Bedenk daarom maximaal drie maatregelen om de kans op de onzekere gebeurtenis of situatie, al dan niet samen met de gevolgen, te verkleinen. Of misschien wel helemaal weg te nemen. Schrijf je concrete maatregelen in korte zinnen op én voer ze op een passend moment uit. Of schrijf op dat je ervoor kiest om de onzekerheid gewoon te accepteren en daarom bewust niets doet.
Wat heb je nu eigenlijk gedaan?
Je hebt een risicoanalyse uitgevoerd! Eén die er toe doet. Immers, je wilt een concreet resultaat bereiken en hebt nu in kaart welke relevante onzekerheid – een risico – dat kan belemmeren. Wie wil dat niet? Die onzekere gebeurtenis of situatie heb je gestructureerd met oorzaken, de kans van optreden en de gevolgen bij optreden. Dit bepaalt of je het de moeite waard vind er iets aan te doen en zo ja, wat. Door dit alles in een paar zinnen te noteren heb je relevante onzekerheid expliciet gemaakt. Als je na verloop van tijd een paar minuten uittrekt, om na te gaan wat je al dan niet getroffen maatregelen voor invloed op je resultaat hebben gehad, dan heb je daadwerkelijk risicomanagement uitgevoerd. Zo simpel kunnen de stappen naar resultaat zijn, ondanks onzekerheid.
Dr. Martin van Staveren adviseert organisaties over omgaan met risico’s en onzekerheden. Zijn missie is om daarmee effectiviteit en welzijn binnen en buiten organisaties te vergroten. Martin is ook kerndocent aan de postacademische masteropleidingen Risicomanagement en Public Management, Universiteit Twente. Begin 2015 verscheen zijn boek ‘Risicogestuurd werken in de praktijk’ bij uitgever Vakmedianet.
