Hoe komt het toch dat organisatieveranderingen zo vaak niet lukken? Hoe begrijpen we dat, ook als je alles goed geregeld hebt, de veranderdoelen toch niet gerealiseerd worden? In dit artikel uit het boek Organisatieverandering: hoe moeilijk kan het zijn lees je zes redenen waarom veranderen taai is.
Hierom is veranderen taai
1 De koers is niet helder uitgezet
Als je verandert, ga je van A naar B. Van je huidige situatie (A) naar de gewenste situatie (B). Soms is veranderen taai, omdat het niet helder is waar het heen moet. De B is niet helder. Een gezamenlijke koers is nodig om als gehele organisatie, als collectief, dezelfde kant op te kunnen bewegen. Als je geen gezamenlijke koers bepaalt en geen gezamenlijke toekomstvisie hebt, hoe kun je dan als managementteam sturen op dezelfde beweging? In feite zeg je dan tegen iedereen in de organisatie: ‘Beweeg!’ En dan rent iedereen een zelfgekozen kant op.
2 De voorwaarden in de situatie (de bovenstroom) zijn niet goed geregeld
Verandering is soms taai, omdat de voorwaarden om de koers te realiseren niet goed geregeld zijn. Vaak moeten er allerlei dingen geregeld worden, bijvoorbeeld: een andere organisatiestructuur, andere teamindeling, nieuwe functies, andere processen, betere systemen, andere werkplekken, verhuizingen enzovoort. Deze herinrichting van de organisatie is bedoeld om de verandering naar de gewenste B-situatie mogelijk te maken. Vaak gaat hier veel aandacht, expertise, tijd en geld van de managementteamleden naartoe. En soms ontbreken er dan toch essentiële voorwaarden om de verandering te kunnen realiseren. Daar wordt veranderen taai van.
Nu je deze twee redenen hebt gelezen waarom veranderen soms zo taai is, schat je waarschijnlijk in dat jij en jouw managementteam het zo beroerd nog niet doen. En dat klopt ook. Want meestal gaan het formuleren van de koers en het werken aan de situationele verandering in de bovenstroom nog best goed. Er zijn echter nog vier andere redenen waarom verandering zo taai kan zijn. Twee daarvan bevinden zich in de onderstroom:
- Het doormaken van de gedragsverandering die nodig is van de mensen die jullie aansturen én van jullie als managementteam, gaat meestal niet vanzelf.
- De patronen in de organisatiecultuur zullen opspelen bij verandering. Ook dat maakt veranderen taai.
3 De gedragstransitie vindt niet plaats of stagneert
Er is een gedragsverandering nodig om de verandering te realiseren. Immers, als je alles goed geregeld hebt, maar mensen blijven doen in B wat ze deden in A, dan ga je je veranderdoelen nooit halen. Dan heb je als managementteam alleen een dure papieren exercitie gerealiseerd. Een gedragsverandering door een individu is vaak al lastig. Denk maar eens aan hoeveel moeite het jou kost om je goede voornemens elk jaar te realiseren. Ga maar na hoe taai een gedragsverandering van een team of een gehele organisatie dan is!
4 De bekende patronen spelen op. Terug naar Af!
Een andere reden waarom veranderen taai is, heeft te maken met de reactie van elk systeem, van elke organisatie op verandering: zo snel mogelijk terug naar Af! Dat komt niet omdat medewerkers niet veranderbereid zijn of managers incompetente pannenkoeken zijn. Nee, dat is een volstrekt logische en voorspelbare reactie van elk systeem waar verandering van gevraagd wordt. Een kenmerk van systemen is nou eenmaal dat ze hechten aan de status quo, de A, die bereikt is. Dit kenmerk is het vermogen van een systeem om een stabiel evenwicht te handhaven, ondanks veranderingen in de omgeving. Het is een essentiële eigenschap van levende organismen en helpt hen om te overleven en goed te functioneren in verschillende omstandigheden. Maar dat maakt veranderen wel taai. Zo geldt het ook voor organisatiesystemen. Bij verandering grijpen mensen in de organisatie snel terug op oude patronen. En dat maakt veranderen niet makkelijker.
5 De omgeving geeft tegengas
Een organisatiesysteem is altijd onderdeel van een groter systeem. Om je heen heb je te maken met een omgeving waar klanten, concurrenten, toeleveranciers, ketenpartners, de arbeidsmarkt, weten regelgeving enzovoort zich bevinden. Als jij met jouw organisatie een verandering doormaakt, merkt jullie omgeving daar wat van.
Elke speler reageert op een eigen manier op de verandering die jullie doormaken. Sommigen, die de beweging van jouw organisatie prettig vinden, zullen reageren met meewind. Hun reactie maakt de verandering die jullie doorgaan makkelijker. Anderen vinden de verandering niet prettig en zullen met tegenwind reageren. Daar wordt de verandering taai van.
6 Het managementteam gedraagt zich niet als team
Wanneer het managementteam zich niet als team gedraagt, wordt veranderen gemakkelijk taai. Heel taai zelfs. Organisatieverandering is een complex proces dat meerdere delen van de organisatie raakt. Daardoor zijn de managementteamleden en de verschillende afdelingen, businessunits of squads afhankelijk van elkaar. Als de één met zijn afdeling niet meewerkt, kun je de verandering in die andere afdeling wel vergeten. Om een collectieve verandering te kunnen doormaken, is er regie op het veranderproces nodig. Het managementteam is met elkaar als het ware de dirigent van de verandering.
Wanneer het managementteam dat niet doet, klinkt er geen muziekstuk, maar is er muzikale chaos. Zo ook in organisaties: wanneer het managementteam niet als één leider regie voert op de verandering, zal die verandering vertraging oplopen, stagneren of zelfs helemaal niet starten. Organisatiechaos of -stilte is het gevolg.
Medewerkers krijgen verschillende, vaak tegenstrijdige boodschappen en acteren daarop zoals zij dat zelf willen. Het betekent dat medewerkers hun eigen koers en tempo zullen kiezen. Dat maakt een collectieve verandering in de organisatie taai.
Bron: Organisatieverandering, hoe moeilijk kan het zijn
Door: Bianca van Leeuwen
