Een Process flow diagram, waarom zou je het gebruiken? Er zijn toch al genoeg tools? Om een proces te analyseren, maken we voor een kwalitatieve analyse vaak gebruik van het visgraatdiagram. Voor de kwantitatieve analyse maken we gebruik van correlatie en regressie. Daar gaat aan vooraf het ontwikkelen van inzicht in hoe het proces (naar verwachting) loopt. Om dit te onderzoeken zijn verschillende methoden voorhanden.
Stroomschema
Het stroomschema geniet grote bekendheid, gezien het veelvuldig voorkomen daarvan in de kwaliteitshandboeken. Vaak zien we zelfs mooie ‘swimming lanes’, met daarin de afdelingen en betrokken functionarissen of input en output.
Nu is een stroomschema een weergave van een proces, een geheel van handelingen en beslissingen die invoer omzet in uitvoer. Vandaar dat je in een goed stroomschema in de hoofdstroom ook alleen maar de symbolen van proces en beslissing ziet. Daar schort het nog wel eens aan. Er zijn wel alternatieven voor het stroomschema.
Process flow diagram
Wat bijvoorbeeld te doen als je bij een procesbeschrijving vooral geïnteresseerd bent in de doorlooptijd en de verhouding tussen toegevoegde waarde activiteit en verspilling?
Een stroomschema is dan niet toereikend, maar een process flow diagram wel.
In een process flow diagram volgen we de entiteit die door het proces stroomt (een product, een aanvraag, een klacht, een …) als het ware met de camera op de schouder. Alles wat de entiteit meemaakt, wordt in het schema opgenomen en kan worden ingedeeld in vijf categorieën:
- Proces: er gebeurt iets met de entiteit, het wordt omgezet;
- Transport: entiteit wordt verplaatst (eventueel ook per e-mail);
- Wachttijd: de tijd die in het proces opgaat aan wachten op de volgende processtap;
- Inspectie: beoordelen of het klopt;
- Opslag: om te bewaren of om later ter beschikking te stellen.
Eigenschappen per actie
Tevens kunnen we per actie bepaalde van belang zijnde eigenschappen aangeven, zoals de tijd die het inneemt, de afstand die wordt afgelegd of de kosten die worden gemaakt.
Door de indeling kun je ook de verhouding bekijken tussen de volledige doorlooptijd (start tot einde) en de totale tijd die daadwerkelijk wordt gebruikt om iets met de entiteit te doen, om een bewerking uit te voeren. Het is niet ongebruikelijk dat het percentage van de tijd dat er echt iets gebeurt minder dan 1% van de totale doorlooptijd is. Dat wordt dan op deze wijze wel heel helder.
Hoe zet je een proces flow op?
- Bepaal welke entiteit je wilt volgen;
- Bepaal wanneer het proces start en wanneer het proces eindigt;
- Ga met een aantal mensen na welke stappen er precies doorlopen worden, vergeet daarbij niet zaken als ‘ligt te wachten op … ‘;
- Meet bijvoorbeeld de tijden die in iedere stap worden gehaald;
- Voeg de informatie samen op het werkblad.
- Als je inzicht wilt hebben in de totale stroom van de informatie en wie daar allemaal bij betrokken is, dan is een informatieschema wel handig.
- Ze staan ook wel bekend als IDEF0 schema’s.
Zet de betrokkenen (functionarissen of afdelingen) in blokjes op de diagonaal. Linksboven staat de plek waar het proces start. Ga nu stap voor stap na waar de informatie allemaal naartoe gaat en waar deze het weer aanlevert.
Een voorbeeld is de wijze van ontvangen en betalen van facturen. Er zijn ingewikkeldere schema’s te over om je te verbazen over de vele stappen die gezet worden met informatie, voordat er het uiteindelijke mee wordt gedaan (zie voorbeeld 2 in figuur).
Bron: Het Instrument, Sigma 4, 2014
