Door de voortdurende stroom afleidingen kun je nauwelijks ongestoord werken, vinden Jason Fried en David Heinemeier Hansson, oprichters van het softwarebedrijf basecamp en auteurs van het boek Het hoeft niet zo hectisch te zijn op het werk. Bovendien wordt je werkdag opgesplitst in veel kleine werkmomenten. ‘Het lijkt wel of er aan de ingang van het kantoor een grote versnipperaar staat, die je dag in kleine stukjes hakt. Je hebt tien minuten hier en vijftien minuten daar. Er gebeurt ineens iets onverwachts en je wordt uit je werk gehaald. Of iemand klampt je aan met een vraag. Als je terugkijkt op je dag, besef je dat je ontzettend druk bent geweest, maar niets hebt kunnen afmaken.’ Naast de kantoortuinen zijn de grootste boosdoeners – zoals de twee het omschrijven – ‘M&M’s’: managers en meetings.’
Managers en Meetings (M&M)
Managers hebben de neiging onmogelijke deadlines en targets na te jagen, waardoor ze veel te lang en te hard werken. Ze laten onverantwoordelijk gedrag zien en geven het slechte voorbeeld. Ze jagen mensen op om het nóg beter, sneller en goedkoper te doen. Ze denken dat het stoer staat en dat het moet. Maar onbewust worden ze minder productief en putten zichzelf uit. ‘Voortdurende uitputting is geen verdienste, maar een teken van domheid’, concluderen de auteur-ondernemers. De voortdurende neiging om meetings te organiseren is een ander euvel van managers.
‘Meetings vermenigvuldigen zich op spontane wijze’, zeggen Fried en Hansson. ‘De ene vergadering leidt tot de volgende en tot weer een andere. Managers denken er goed aan te doen om hun mensen bij elkaar te roepen, maar in feite zijn het gigantische verstoringen. Georganiseerde meetings tijdens de werkdag zijn venijnig, vreselijk en giftig.’ Wat je ertegen kunt doen? ‘Minder meetings plannen. Geen slaaf worden van software waarmee je meetings ruim van tevoren kunt plannen. De tijd voor meetings drastisch beperken. En in kleinere teams werken.’
Binnen Basecamp wordt uitsluitend met teams van drie gewerkt. Dat is volgens Fried en Hansson het magische getal om productief te zijn. Ook een mogelijkheid: schrap na elke meeting de volgende meeting. Ga je hierdoor gebukt onder FOMO ( fear of missing out)? Vervang dit gevoel dan door JOMO (joy of missing out). Je hoeft echt niet alles te weten en je overal mee te bemoeien. Een andere optie: organiseer naast ‘informele vrijdagen’ ook ‘praatloze donderdagen’. ‘Kies een donderdag en zeg dat niemand in het kantoor mag vergaderen of met elkaar mag praten. Zorg dat de stilte regeert. Je zult ontdekken hoeveel werk dan kan worden gerealiseerd.’ En als er al wordt gesproken, dan in elk geval niet in de machotaal van managers. ‘Het lijkt alsof we in een oorlog verwikkeld zijn. Het gaat voortdurend over vechten en winnen. Over het ‘veroveren van markten’, het winnen van ‘battles’, het organiseren van ‘sales forces’, het ‘uitschakelen’ van concurrenten. Je zou denken dat je in het leger zit.’
Workaholics zijn geen helden
De beste optie bewaren de twee voor het laatst: neem vooral geen managers in dienst. Geef de zeggenschap over werk aan medewerkers en teams. Laat mensen vooral hun gang gaan en stoor ze zo min mogelijk. Schaf al die malle systemen af. Maak je los uit het keurslijf van targets. Werk in uniforme blokken van zes weken aan de realisatie van je project. Als de periode over is en het werk is gedaan, kun je gewoon weer met een nieuw project beginnen. Zorg vooral dat medewerkers niet overbelast raken.
‘Workaholics zijn geen helden. Ze maken niet het verschil, ze vullen slechts hun dagen. De echte held is al thuis, omdat die heeft bedacht hoe je het werk op een slimme manier kunt doen.’ Om ervoor te zorgen dat de druk niet te hoog wordt, werkt niemand binnen Basecamp meer dan 40 uur per week. In de zomerperiode – die loopt bij het bedrijf van mei tot september – wordt maar vier dagen per week gewerkt. Zodat iedereen beseft dat er naast werk ook nog een ander, veel belangrijker, leven is. En zodat iedereen voldoende rust krijgt. Vakanties zijn er om ongestoord van te genieten. Er wordt bovendien alles aan gedaan om te voorkomen dat het ‘fakecations’ worden, waarbij collega’s je voortdurend lastigvallen met allerlei dringende verzoeken. Om de batterij weer echt helemaal op te laden, kunnen medewerkers bovendien elke drie jaar een maand op betaald sabbatical. Voor trainingen of coaching krijgt iedereen jaarlijks ook duizend dollar, onder het motto: ‘Dat kun je het beste zelf regelen, daar heb je geen HR-afdeling voor nodig.’
Maak je los uit het keurslijf van targets
In de boeken van Fried en Hansson – eerder schreef Hansson nog de bestseller ReWork – krijgen mensen met traditionele werkopvattingen de ene klap na de andere om de oren. Dat heeft heel wat losgemaakt. Critici verklaren de twee voor gek. Ze hekelen hun gebrek aan ambitie en wijzen erop dat de jongens van Basecamp makkelijk praten hebben, omdat ze in een concurrentieloze niche opereren. Daarbij zijn ze er nooit in geslaagd om exponentiële groeicijfers te laten zien, in tegenstelling tot andere internetbedrijven als Facebook, Google, Airbnb of Uber.
Beluister de podcast over Werkvuur met Patrick Davidson
De twee laten deze kritiek voor wat het is. Dat je je eigen marktomgeving creëert, zien ze eerder als een teken van autonomie en sterkte dan van zwakte. Dat je gezond en ontspannenaan het werk bent, weegt zwaarder dan hoge groeicijfers. En ze blijken daarin niet alleen te staan. Een tijdje geleden werd Basecamp uitgeroepen tot beste werkgever in de categorie kleine bedrijven. Kijk, dat is nou een prijs waarmee je als positieve uitzondering voor de dag wilt komen!
Bron: Werkvuur
Door: Hans van der Loo, Patrick Davidson
