Hoe word je een Lean leider?

Het grootste misverstand dat over Lean bestaat, is dat het alleen de werkvloer aangaat. Lean is meer dan een handige toolbox: het gaat om het continu verbeteren van organisaties op basis van waarde voor klanten en respect voor medewerkers. Leidinggevenden spelen hierbij een cruciale rol. Steeds meer organisaties tuigen daarom Lean leiderschap-ontwikkelingstrajecten op. Maar wat is dat eigenlijk, effectief Lean leiderschap? En hoe word je een Lean leider?

Lean leiders zijn effectieve leidinggevenden die samen met hun team het werk volgens Lean-, Continu Verbeteren– of Agile-principes voortdurend optimaliseren.¹ Er bestaan verschillende stadia van ontwikkeling naar ‘de ideale Lean leider’: het idee is dat je nooit bent uitgeleerd en jezelf altijd kunt verbeteren. Aangezien het concept ‘werk’ en hoe de werkvloer is georganiseerd voortdurend in ontwikkeling is (Colbert, Yee en George, 2016), wordt het steeds belangrijker om ook uzelf wendbaar op te stellen.

Uit mijn promotieonderzoek² blijkt dat effectieve Lean leiders vaak het volgende gedrag vertonen (figuur 1):

1. actief luisteren: oogcontact maken, begrip tonen, knikken, samenvatten, doorvragen;
2. vertrouwen opbouwen met medewerkers: iets van zichzelf laten zien, medewerkers echt eigenaar maken van verbeteracties;
3. ondersteunen en aanmoedigen: positief reageren op suggesties, complimenten geven, middelen regelen voor (proces)verbetering, duidelijkheid bieden over de strategische koers, successen vieren;
4. faciliteren van teamleren: feedback op de agenda zetten, vragen aan hun team stellen, op basis van feiten en cijfers over de teamprestaties leerpunten met het team bespreken, regelmatig de waarom-vraag stellen;
5. zelf het goede voorbeeld geven: duidelijke afspraken maken, acties nakomen, zo min mogelijk verspilling in eigen werk toelaten, zich kwetsbaar opstellen, zich bewust zijn van de eigen invloed.

Deze gedragingen lijken op het eerste gezicht op die van effectieve leidinggevenden in het algemeen. In de context van Lean zien we echter drie opvallende verschillen tussen effectieve Lean en niet-Lean leiders (Van Dun, Hicks en Wilderom, 2017):

1. Lean leiders luisteren vaker actief naar hun mensen en stimuleren hun mensen vaker door positief te reageren op initiatieven. Ook Balle en Balle (2014) zien deze gedragingen als belangrijke onderdelen van Lean leiderschap.
2. Lean leiders controleren minder de taken van medewerkers. Zij stellen bijvoorbeeld steeds minder checkvragen over hoe het staat met bepaalde acties. Dat is een uitdaging voor veel leidinggevenden, want onbewust checken zij regelmatig taken, bijvoorbeeld tijdens een dagstart. Het is een leerproces om de verantwoordelijkheden van medewerkers niet over te nemen.
3. Lean leiders geven minder vaak negatieve feedback en verdedigen hun eigen positie minder. Zij zullen zich bij moeilijke besluiten niet snel hiërarchisch opstellen of zich achter hun baas verschuilen.

Onderliggend aan dit gedrag hebben effectieve Lean leiders bepaalde persoonlijke waarden. Deze waarden zijn met name gericht op altruïsme (denk aan ‘participatie en teamwerk’ en ‘openhartigheid’) en ontwikkeling (‘continu verbeteren’ en ‘verantwoordelijkheid’) in plaats van gericht op behoud (‘traditie’) of enkel op eigen gewin (‘individuele prestaties’) (Van Dun en Wilderom, 2016a). Uit mijn onderzoek blijkt dat deze waarden in belangrijke mate bepalen in hoeverre medewerkers zich bijvoorbeeld vrij voelen om onderling informatie met elkaar te delen.

Het gedrag en de waarden van leidinggevenden doen er dus toe. Het kan uw medewerkers inspireren om zichzelf ook verder te ontwikkelen (of juist niet).

Hoe word je een Lean leider?

Nu we het profiel van een Lean leider kennen blijft de vraag staan: hoe word je zo’n leidinggevende? Mogelijk is uw organisatie bezig met het ‘uitrollen’ van een leiderschapsontwikkelingsprogramma. In de afgelopen jaren heb ik verschillende managers mogen begeleiden in hun ontwikkeltocht naar effectiever Lean leiderschap. Ik heb daarbij ook met interne adviseurs en HR-specialisten samengewerkt. Op basis van deze praktijkervaringen en bewijs uit wetenschappelijk onderzoek, kom ik tot de volgende uitgangspunten van een succesvol programma voor leiderschapsontwikkeling.

Bied maatwerk

Iedere leidinggevende heeft een ander startpunt en andere leerbehoefte. Dit heeft ook te maken met waar u als leidinggevende zelf uw ontwikkelpunten ziet en in hoeverre u zich openstelt voor de feedback van anderen. Een ontwikkelprogramma moet erop gericht zijn om deze verschillende behoeften en ontwikkelstadia van leidinggevenden heel ‘klantgericht’ te faciliteren.

Help elkaar

Van top tot werkvloer: iedereen heeft wat te ontwikkelen. Maak het programma daarom toegankelijk voor meerdere doelgroepen. Verplicht het programma echter niet: het moet een ontwikkeling zijn die mensen zelf willen. Dit valt niet af te dwingen (push), maar wel uit te lokken (pull). Als Lean leidinggevende kunt u anderen helpen om verder te groeien in hun vaardigheden. Stel reflectievragen, zodat uw medewerkers nieuwsgierig worden en uw gedrag overnemen (Liker en Convis, 2012).

Faciliteer leren in de praktijk

Niet alle leiders leren op dezelfde manier, maar in het algemeen geldt dat trainingen in vergaderzaaltjes slechts beperkt effectief zijn (Day et al., 2014). Het gaat juist om de toepassing en oefening in de praktijk: wat doe je als puntje bij paaltje komt? Veel programma’s bevatten daarom vaak aanvullende instrumenten zoals mentoring, coaching, 360-graden feedback, training en praktijkopdrachten (Day et al., 2014). Ook het leren en delen van fouten is een krachtige manier (Bledow et al., 2017).

Zet doelen

Het ontwikkelen van (uw eigen) leiderschap moet een concreet doel hebben waar klanten en medewerkers wat aan hebben. Vaak zie je programma’s zonder verbinding met prestatiecijfers: ontwikkeling zonder aandacht voor de consequenties. Zo blijft leiderschap ontwikkelen een hobby zonder resultaat en mist het leiderschapsontwikkelingsprogramma de kans om echt als belangrijk element van de Lean strategie te worden gezien. Verspilling dus!

Zet realistische doelen

Leiderschap (en zeker persoonlijke waarden) is niet binnen enkele maanden te ontwikkelen, het is een ontwikkeling die alleen op de lange termijn plaatsvindt (Jin en Rounds, 2012). Ontwikkelprogramma’s die beloven ‘uw leiderschap te transformeren’ zijn dan ook niet realistisch. Het is wel mogelijk en belangrijk om tot besef te komen wat uw waarden zijn en hoe deze u in de dagelijkse praktijk beïnvloeden in uw gedrag. Als de hierboven genoemde waarden ver van u af staan, kunt u zich afvragen of u wel een Lean leider wilt zijn. Ook is het mogelijk om binnen enkele weken concreet gedrag aan te leren.

Maak fouten en toon respect

Tijdens het ontwikkelproces is een leider niet authentiek. Sterker nog, op momenten zal wat van u gevraagd wordt zelfs ongemakkelijk kunnen voelen. Dat hoort erbij, pas bij vele malen gedisciplineerde herhaling ontwikkelt u routine en finesse. Wanneer leidinggevenden in een ontwikkeltraject zitten, is het dus belangrijk om ook als omgeving wederzijds respect te tonen. Niemand is perfect en mensen hebben tijd nodig om hun patronen te doorbreken.

Blijf voortdurend leren

Uiteraard is het goed om uw successen te vieren, maar als Lean leider bent u nooit klaar met uw ontwikkeling. Hoe mooi het ook klinkt, een certificaat of diploma ‘Lean leiderschap’ zult u nooit van mij ontvangen.

Wat betekent dit praktisch voor u?

Los van grootschalige programma’s zijn er ook enkele praktische stappen die u zelf kunt zetten wanneer u zich wilt ontwikkelen tot een effectievere Lean leider. Deze aanpak is deels gebaseerd op de principes van Kaizen en Toyota Kata (Rother, 2009). Zie het stappenplan in figuur 2.

Stap 1. Doorgronden

Uw ontwikkeling start bij het stellen van een waarom-vraag: waarom wilt u uw leiderschap ontwikkelen? Hoe bent u zich daarvan bewust geworden? Heeft u een bepaalde wens of voelt u een noodzaak? Het is belangrijk om de aanleiding goed te begrijpen en waar uw ontwikkeling aan zou moeten bijdragen. Specificeer daarnaast de gewenste situatie: Wat zegt, denkt, doet en voelt u dan? Welk concreet en door anderen observeerbaar gedrag wilt u ontwikkelen?

Stap 2. Vaststellen

Vervolgens bepaalt u waar u nu staat ten opzichte van de gewenste situatie. In deze stap zoekt u zoveel mogelijk naar de feiten en cijfers, bijvoorbeeld: Hoe vaak stelt u een open vraag? In hoeverre ervaren medewerkers dat u hen effectief ondersteunt in continu verbeteren? Middelen die u hiervoor kunt gebruiken zijn: observatie van uw gedrag in werkoverleg of andere werksituaties door een buitenstaander, 360-graden feedback en een waardenkaartspel volgens de Q-methode om te bepalen vanuit welke waarden u leidinggeeft of zou willen geven. Probeer daarnaast ook antwoord te krijgen op de vraag: wat staat u nu in de weg om het gewenste gedrag te vertonen? Welke belemmerende gedachten houden u tegen? Voelt u zich kundig genoeg om het gedrag te vertonen? Welke positieve of negatieve consequenties van uw huidige en gewenste gedrag ervaart u momenteel?

Stap 3. Richten

In de derde stap is het de bedoeling een klein en behapbaar, maar ook zichtbaar ontwikkeldoel te kiezen. Op basis van stap 1 en 2 weet u welke barrières u moet slechten. Nu is het de kunst te kiezen waar u mee gaat beginnen. Kies bijvoorbeeld twee gewenste gedragingen die u de komende zes weken gaat uitproberen. De andere subdoelen die overblijven kunt u daarna oppakken. In deze stap koppelt u ook uw gedragsdoel aan het verbeteren van een prestatie cijfer van uw team waar u met uw gedrag invloed op heeft. Bijvoorbeeld: doordat u tijdens vergaderingen acties duidelijker samenvat, wilt u bereiken dat uw team een hoger aantal gerealiseerde verbeterideeën bereikt.

Stap 4. Inrichten

Nu richt u de randvoorwaarden in. Het helpt om uzelf kwetsbaar op te stellen en anderen te laten weten wat uw ontwikkeldoel is. Ook medewerkers en collega’s moeten wellicht aan uw nieuwe gedrag wennen. Zodra zij van uw plannen weten, kunnen zij u desgewenst ook helpen. Maak concreet wat u nodig hebt, denk aan: opleiding, afkijken van een goed voorbeeld, een mentor (‘sensei’, Liker en Convis, 2012), en/of dat ene kwartiertje voorafgaand aan het overleg vrijhouden om u goed voor te bereiden.

Stap 5. Experimenteren en leren

Na deze uitgebreide voorbereiding bent u er klaar voor om uw gewenste gedrag uit te gaan proberen. In feite doorloopt u hierbij iedere dag weer een micro Plan-Do-Check-Act-cirkel. Een tip is om de dilemma’s die u in het dagelijks werk als leider tegenkomt expliciet te maken, zodat u leert ermee om te gaan (Waldman en Bowen, 2016). Leg deze situaties eens aan anderen voor en vraag wat zij zouden doen. Reflecteer op uw waarden en hoe deze u kunnen helpen in het omgaan met dagelijkse dilemma’s. Vertel anderen in uw omgeving ook openlijk waar u fouten hebt gemaakt of waar u tegenaan loopt: daar leren zij ook van en het inspireert hen om zelf ook aan hun leiderschap te werken (Bledow et al., 2017).

Stap 6. Evalueren en vieren

Na een aantal weken herhaalt u de metingen uit stap 2. Hierdoor kunt u zien waar u nu staat ten opzichte van uw gestelde doelen: zowel op uw eigen gedrag als het gewenste resultaat dat u daarmee wilt behalen. Het kan zijn dat u nog niet tevreden bent, ga dan terug naar stap 4 en herhaal regelmatig de effectmetingen. Dit is ook het moment om uw successen te vieren. Na viering van dit succes kunt u weer een volgend ontwikkeldoel oppakken.

Hoewel deze stappen simpel lijken, is de praktijk vaak lastiger. Bedenk: u bent als Lean leider nooit klaar! Na verloop van tijd kan het echter zijn dat u niet meer direct ziet waar u zich nog verder in zou kunnen ontwikkelen. Toch is het essentieel dat u vasthoudt aan uw koers van continu verbeteren en actief hulp zoekt bij anderen, bij uw directe collega’s, medewerkers of een (interne) coach of mentor. Laat hen eens een dag met u meelopen om u te zien functioneren en direct van feedback te voorzien of loop zelf eens mee met een collega. Ongetwijfeld krijgt u daardoor weer nieuwe inspiratie voor uw verdere ontwikkeling.

Lean is dus meer dan een instrumenteel programma. Wilt u echt continu betere resultaten behalen, start dan bij uw eigen stijl van leidinggeven. Alleen dan heeft Lean kans van slagen en is Lean op den duur niet meer weg te denken uit uw organisatie.

Noten

1. In dit artikel spreek ik consequent over ‘Lean’ als overkoepelende filosofie waar Continu Verbeteren en Agile naadloos op aansluiten.
2. Mijn promotieonderzoek voerde ik met mijn promotor Celeste Wilderom uit aan de Universiteit Twente. De resultaten heb ik samengevat in vijf korte video’s: http://tinyurl.com/ngwwbym.

Bronnen

Balle, M. en Balle, F. (2014). Respectvol Leiderschap: Een Roman over Lean in de Praktijk. Zeist: Stichting Lean Management Instituut.
Bledow, R., Carette, B., Kuhnel, J. en Bister, D. (2017). Learning from others’ failures: The effectiveness of failure stories for managerial learning. Academy of Management Learning & Education, 16, 39-53.
Colbert, A., Yee, N. en George, G. (2016). From the editors: The digital workforce and the workplace of the future. Academy of Management Journal, 59, 731-739.
Day, D.V., Fleenor, J.W., Atwater, L.E., Sturm, R.E. en McKee, R.A. (2014). Advances in leader and leadership development: A review of 25 years of research and theory. The Leadership Quarterly, 25, 63-82.
Jin, J. en Rounds, J. (2012). Stability and change in work values: A meta-analysis of longitudinal studies. Journal of Vocational Behavior, 80, 326-339.
Liker, J.K. en Convis, G.L. (2012). The Toyota Way to Lean Leadership: Achieving and Sustaining Excellence through Leadership Development. New York, NY: McGraw-Hill.
Rother, M. (2009). Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness, and Superior Results. New York, NY: McGraw-Hill.
Van Dun, D.H., Hicks, J.N. en Wilderom, C.P.M. (2017). Values and behaviors of effective lean managers: Mixed-methods exploratory research. European Management Journal, 35, 174-186.
Van Dun, D.H. en Wilderom, C.P.M. (2016a). Lean-team effectiveness through leader values and members’ informing. International Journal of Operations & Production Management, 36, 1530-1550.
Van Dun, D.H. en Wilderom, C.P.M. (2016b). Lean leiderschap voor (nog) betere teamprestaties. Management Executive, januari/februari, 12-15.
Waldman, D.A. en Bowen, D.E. (2016). Learning to be a paradoxsavvy leader. Academy of Management Perspectives, 30, 316-327.

Desirée H. van Dun promoveerde in 2015 cum laude op haar proefschrift ‘Improving Lean Team Performance: Leadership and Workfloor Dynamics’. Zij is assistant professor Change Management & Organisational Behaviour aan de Universiteit Twente en hoofd Research & Development bij organisatieadviesbureau House of Performance. Meer informatie over haar proefschrift is te vinden op haar weblog www.lean-leiderschap.nl en via d.vandun@hofp.nl.

Bron: Sigma, nr. 3, juni 2017