Het scherm voelt voor ons als een enorme beperking van onze communicatie-uitingen. Al die non-verbale signalen krijgen we niet in dat scherm geperst. Zo ervaren we dat nu nog, maar wellicht hebben we over een aantal jaren nieuwe manieren gevonden om onze emoties digitaal te tonen en te zien … De geschiedenis leert ons namelijk dat wij mensen ons blijven ontwikkelen en verbeteren.
Waar we nu met elkaar digitaal lopen te ‘klunen en klooien’, sterk verbonden door collectieve onwetendheid, zullen we wellicht over een tijdje ook dit probleem hebben getackeld. Nu echter, als beginnelingen van deze nieuwe tak van sport, rest ons niets anders dan te gaan experimenteren en dingen uit te proberen met allerlei manieren om onze emoties ‘zichtbaarder’ te maken, zodat het ook online allemaal wat menselijker wordt. We moeten immers wel.
Schat vooraf emoties in voor de keuze van het juiste medium
Als je je mensen op de hoogte wilt houden van de laatste ontwikkelingen binnen de organisatie, volstaat vaak een e-mail of je plaatst de informatie op een gedeeld platform. Maar soms moet je dat beslist niet doen, als je bijvoorbeeld weet dat dit emoties zal oproepen bij mensen. In dat geval is fysiek contact echt veel beter. Zodra je inschat dat emoties zeker een rol gaan spelen, dan is e-mail, whatsapp of chat geen goede optie.
De geschreven taal, met of zonder emoticons, biedt ons voor die momenten veel te weinig houvast om onze emoties te delen. Je bent dan vaak veel meer tijd kwijt met het repareren van de emotionele schade. Het is belangrijk tijdig te veranderen van kanaal, en een ander medium te kiezen, zoals telefoon of video. Via die kanalen kunnen we namelijk beter de reacties interpreteren (via gezichtsuitdrukking, toonzetting en kleine gebaren). Zoals eerder aangegeven, als vertrouwen geschaad is of als er conflicten zijn, dan is fysiek contact noodzakelijk.
Deel emoties met behulp van scripts
Voor veel mensen is het nieuw of onwennig om hun emoties onder woorden te brengen. Het is belangrijk te beseffen dat wanneer bij jou een bepaalde emotie komt bovendrijven, dit heel vaak ook speelt bij meerdere mensen in de groep. Zodra jij hardop jouw gevoel deelt, weet dan dat dit al in de groep aanwezig is … en daarmee altijd oké is.
Echter, het is wellicht een lichte overschatting om zomaar te denken dat je het ter plekke wel even zegt. Het werkt goed om een periode wat voorbeeldzinnen voor jezelf op te schrijven en deze bij de online meetings dichtbij te hebben. Op het moment suprême kun je ze dan letterlijk voorlezen. Ben je er na een poosje aan gewend, dan ga je vanzelf jouw eigen formuleringen maken. Misschien lijkt dit kinderachtig, maar bedenk dat het best lastig is een heel nieuwe vaardigheid aan te leren. Niet voor niets geldt hier: eerst automatiseren, dan improviseren.
Zelf emoties delen
Oefen met het bewust benoemen van jouw emoties, of de emoties die je checkt bij anderen. Omdat onze impliciete boodschappen onzichtbaar zijn, waaronder onze emoties, moet je ze hardop delen om misverstanden te voorkomen. Geef daarom woorden aan je opkomende gevoelens van frustratie, wantrouwen, vertrouwen, verbazing, bewondering, verwondering, enzovoort.
Scripts
- ‘Het verbaast mij zeer dat je hierop geen reactie geeft’
- ‘Ahhh, gelukkig, ik was even bang dat je zelf in de problemen zat met die klant. Maar dat valt dus mee?’
- ‘Dat voelt echt goed, dat is toch gewoon helemaal top hoe we dat gefixt hebben!’
- ‘Pfff, weet niet wat dat met jullie doet, maar ik voel nu één brok frustratie.’
Naar emoties vragen
In de rol van voorzitter, maar natuurlijk ook als deelnemer, kun je teamleden uitnodigen, prikkelen om hun emoties te verwoorden, zodat ze ‘kleur’ bekennen. Op die manier krijgt een online discussie een menselijker gezicht.
Scripts
- ‘Nu ik deze presentatie heb gehoord, wil ik graag van iedereen even een eerste reactie vanuit de onderbuik, een eerste gevoel, verder niet. En ik verzoek iedereen daarop niet te reageren. Gevoelens gewoon laten waar ze horen.’
- ‘Vreemd, Sofie, ik had toch wel gedacht dat je hierop zou reageren. Maar het blijft verdacht stil. Hoe zit jij er nu bij?’
- ‘En dat laat jij zo maar over jou heen gaan? Wat doet dat met jou?’
Introduceer de time-out
Misschien voel je gaandeweg dat je de weg bent kwijtgeraakt, of weet je niet meer waar de discussie nog over gaat. Dat gevoel kennen we allemaal. Het is goed als team de gelegenheid van een time-out te bespreken. Je kunt dan bijvoorbeeld kiezen voor het gebruik van een rode kaart. Die toon je, zodra je als deelnemer bent afgehaakt, de weg kwijt bent. Door deze rode kaart te laten zien, stel je een timeout voor, waarin je kort toelicht waardoor je bent afgehaakt, waaraan jij je ergert of hoe het komt dat je de rode draad van de discussie bent kwijtgeraakt.
Scripts
- ‘Nu zijn jullie mij kwijt… kan iemand mij vertellen waar we in de discussie precies zijn?’
- ‘Ik ben nu echt helemaal afgehaakt, zie door de bomen het bos niet meer. Zijn we niet heel ver afgedwaald van het doel van deze bespreking?’
- ‘Ik heb sterk het gevoel dat we afgedreven zijn, maar ik hoop dat ik het helemaal mis heb en iemand mij weer op het juiste spoor kan zetten.’
- ‘Ik krijg het gevoel dat er te veel op de man wordt gespeeld in plaats van op de bal. Het is toch niet de bedoeling dat we elkaar persoonlijk gaan aanvallen? Want dat voelt helemaal niet goed. Of ben ik de enige die dat vindt?’
- ‘Ik ben nu even helemaal de weg kwijt: waar gaat dit over? Is dit de bedoeling?’
Deel gebeurtenissen
Veel teams werken al met een dag- of weekstart. Zeker wanneer je als team voornamelijk thuis werkt, is het belangrijk dagelijks de dagstart samen te beginnen met functionele vragen als: wat ga je vandaag doen, verwacht je obstakels, met wie, et cetera. Ter versterking van de teamcohesie, kun je overwegen elke weekstart te beginnen met ‘kleine gebeurtenissen’. Bij een team van vier à vijf mensen laat je iedereen aan het woord. Je spreekt af dat het geheel niet langer dan zo’n 10 minuten duurt. Bij een groter team laat je per week een aantal mensen aan het woord. Je kunt de ene keer kiezen voor privégebeurtenissen (na vakanties, of een langere periode), de andere keer voor gebeurtenissen op het werk.
Bron: Praktijkgids online vergaderen
Door: Rob de Haas
