Drie jaar nadat de hele wereld door de COVID19-pandemie noodgedwongen moest geloven aan thuiswerken, blijven er vragen over de voordelen en zakelijke productiviteit van hybride werken. Daarom zijn in 2021 de gevolgen en effecten van hybride werken op het bedrijfsleven, de samenleving, werknemers en hun gezinnen onderzocht in Spanje. Daar suggereren de cijfers dat de voordelen van hybride werken reëel zijn, niet alleen op het gebied van de balans tussen werk en privé, maar ook op het gebied van levenskwaliteit, woon-werkverkeer en tijdsbesparing en daardoor vermindering van geluidsoverlast en CO2-uitstoot. De realiteit is echter dat de voordelen van hybride werken sterk afhankelijk zijn van het vermogen tot zelfmanagement, individuele waarden en prioriteiten, en de levensfase waarin iemand zich bevindt. In dit blog nemen we de meest wijdverspreide fabels en feiten rondom hybride werken onder de loep.
1. Werken op afstand maakt werk minder persoonlijk
Sinds we door de pandemie gedwongen werden om maandenlang vanuit huis te werken, staat de vraag centraal of hybride werken ervoor zorgt dat je geïsoleerd raakt van je team en het persoonlijke contact met collega’s verliest. Dit hoeft niet altijd het geval te zijn. De waarheid is dat als goede kantoorgewoonten worden overgebracht naar de virtuele wereld, de werkomgeving eigenlijk exact hetzelfde kan blijven. Om deze reden is het essentieel dat managers wekelijkse vergaderingen organiseren om lopende zaken en projecten te bespreken en om brainstormsessies te houden. Ook is het aan te raden om informele interne chatkanalen te creëren, waarin medewerkers in een ontspannen sfeer kunnen praten over niet-werkgerelateerde onderwerpen. Dit bevordert de onderlinge dynamiek en vergroot het gevoel van community.
2. Dalende productiviteit en lagere prestaties
Dit is de mythe die de afgelopen jaren het vaakst de kop opstak, vooral in landen waar de implementatie van hybride werken voor de pandemie bijna niet bestond. Maar het analyseren van de productiviteit van werknemers is een complexe zaak en is afhankelijk van talloze factoren. Het is een veelgemaakte fout om te denken dat de fysieke aanwezigheid op de werkvloer gelijk staat aan productiviteit, het zogenoemde ‘presenteïsme’. Sterker nog: volgens het rapport ‘A sustainable workplace: towards a remote and face-to-face model’ van IESE en Savills Aguirre Newman, leidt twee tot drie dagen thuiswerken per week juist tot een prestatieverbetering van bijna twintig procent op die dagen. De kwaliteit van het werk stijgt tot achttien procent en het gevoel van betrokkenheid bij het bedrijf neemt toe met tien procent.
Werken op afstand biedt medewerkers autonomie, flexibiliteit en vertrouwen, wat resulteert in een werkomgeving waarin wederzijds vertrouwen centraal staat. Dit motiveert medewerkers en geeft hen de zekerheid om hun doelstellingen te behalen. Hierdoor worden ze thuis zelfs productiever dan wanneer ze op kantoor zouden werken.
3. Verslechterde communicatie in teams
Dit was vroeger misschien waar, maar door de implementatie van nieuwe intuïtieve tools en applicaties zoals Slack, Skype en Microsoft Teams is realtime communiceren met collega’s, klanten en leveranciers een stuk makkelijker geworden. Door op een snelle manier te kunnen communiceren, kun je net zo snel sparren of beslissingen maken als wanneer je naast elkaar op kantoor zit. Hoewel face-to-face interactie minder voorkomt bij hybride en remote werken, heeft het plaatsgemaakt voor efficiëntere vergaderingen waarbij sneller waardevolle resultaten worden behaald. Daarnaast dragen acties zoals videocallvergaderingen met teams en het verzamelen van feedback na interne vergaderingen of evenementen bij aan het verbeteren van leiderschap, samenwerking en de training van medewerkers. Het zogenoemd asynchroon communiceren, waarbij de ontvanger niet tegelijkertijd aanwezig hoeft te zijn om de boodschap te ontvangen, leidt tot efficiëntere en meer doordachte vragen, antwoorden, acties en reacties. Je kiest zorgvuldig je woorden en zorgt hiermee voor minder ruis op de lijn.
4. Verminderde creativiteit
In het laatste onderzoek van Columbia University en Stanford naar het effect van virtuele vergaderingen op het genereren van creatieve ideeën, is gebleken dat virtuele interactie de cognitieve focus van aanwezigen vermindert. Als gevolg daarvan wordt het associatieve proces dat ten grondslag ligt aan het genereren van ideeën beperkt. Echter hebben videoconferenties en face-to-face interactie veel belangrijke aspecten van communicatie gemeen. De verminderde focus op het scherm hoeft het samenwerken bij het selecteren en ontwikkelen van ideeën niet in de weg te staan. Door effectieve routines te creëren waarbij multitasking wordt vermeden, zoals tijd vrijmaken om na te denken over een onderwerp, naar muziek te luisteren of een videogesprek te voeren met een collega, kan creativiteit nog steeds tot uiting komen.
De snelle opkomst van remote werken tijdens de pandemie heeft bij velen voor vragen en aannames gezorgd, en de effectiviteit ervan blijft een punt van discussie. De waarheid is dat remote werken een zorgvuldige planning, open communicatie en een weloverwogen balans tussen hybride en fysiek samenzijn vereist. Als dit goed wordt aangepakt, biedt een remote werkmodel een mooie kans voor organisaties om een werkomgeving te creëren die aansluit bij de verschillende behoeften van medewerkers. Volgens het eerder genoemde Spaanse onderzoek van IDG Research wordt geschat dat tegen het einde van dit jaar maar liefst 85 procent van de Spaanse bedrijven hybride werkmodellen hanteert gezien hun positieve impact op het welzijn van werknemers. Het implementeren van remote of hybride werkmodellen wordt zo dan onderdeel van de wervings- en HR-strategie om het beste talent aan te trekken én te behouden.
Door: Dennis Valkema, Algemeen Directeur Deel Benelux
