Je kent het wel: je hebt twee weken een heerlijke vakantie in Italië gehad. Je dagen werden gevuld met zon, zee en overheerlijke pizza’s. Maar de tijd is aangebroken dat de wekker weer gaat om naar kantoor af te reizen. Je mailbox is tot de nok toe gevuld en de ene na de andere collega klopt bij je aan met een verzoek. Na je eerste werkdag is er niks meer over van je relaxte vakantiegevoel en stroomt de stress alweer door je aderen. Helaas is dit voor veel medewerkers de harde realiteit. Maar dit is verre van wat organisaties willen. Hoog tijd dus voor managers om hier aandacht aan te besteden. Vitale medewerkers zijn immers de motor van je organisatie. Maar hoe pak je dit als manager aan? We geven je drie tips.
Verwachtingsmanagement is het halve werk
Een goede voorbereiding is ook in dit geval het halve werk. Zorg dat het bij iedere medewerker duidelijk is wie wat overneemt tijdens de vakantie van een collega. Welke projecten moet men nog afronden en wat kan wat langer blijven liggen? Door dit voorafgaand aan de vakantie te bespreken, zijn de verwachtingen duidelijk. Dit geeft niet alleen rust bij degene die weggaat, maar geeft ook houvast bij de achterblijvers. Zij weten wat er van hen verwacht wordt en weten van tevoren hoe ze dit naast hun eigen werk kunnen oppakken. Hiermee voorkom je ook dat zij te veel hooi op hun vork nemen. Als manager kun je hierin een coachende en coördinerende rol aannemen waarin je het overzicht bewaakt en in de gaten houdt dat men de juiste prioriteiten stelt.
De eerste week
Wanneer de medewerker dan weer terugkomt, is het voor managers belangrijk dat zij in de eerste werkweek van de terugkerende collega even bij hem of haar inchecken. Wat staat er bij hen allemaal op het to-dolijstje? En wat staat er allemaal op de planning? Hierbij kan je helpen om prioriteiten te stellen, zodat de medewerker niet gelijk in het werk verzuipt. Geef daarbij ook aan dat het werk niet in één keer hoeft te gebeuren. Als manager kan het dus soms ook nodig zijn om even op de rem te trappen.
Vergeet bij het gesprek ook niet om de tijd te nemen om diegene bij te praten over wat er tijdens zijn of haar vakantie op de werkvloer is gebeurd. En misschien nog wel het belangrijkste: neem ook de tijd om naar de vakantieverhalen van de medewerker te luisteren. Hiermee toon je echt interesse in je medewerkers en dit zullen zij zeker waarderen!
Gesprek aangaan
Merk je als manager dat een medewerker al snel weer op zijn tandvlees loopt? Ga dan het gesprek met elkaar aan. Waar lopen ze tegenaan? Welke factoren zorgen voor stress? Misschien is er wel daadwerkelijk sprake van een overload aan werk of is er een scheve werk-privébalans. Het is daarbij belangrijk dat je samen op zoek gaat naar een langetermijnoplossing.
Een frisse start
De vakantie is bij uitstek hét moment om helemaal tot rust te komen. Even helemaal weg van de dagelijkse beslommeringen op de werkvloer. En het liefst houden we dit uitgeruste gevoel zo lang mogelijk vast. Het is dan ook essentieel dat terugkerende medewerkers een zachte landing krijgen bij hun terugkomst. Het kan namelijk best overweldigend zijn om weer aan de slag te gaan. Als manager is jouw begeleiding hierin onmisbaar. Zorg ervoor dat de verwachtingen bij alle collega’s duidelijk zijn en communiceer helder naar elkaar. Op deze manier heb je energieke medewerkers die met enthousiasme hun werkzaamheden weer kunnen oppakken.
Door: Myrthe Hanssen, HR director bij Visma | Raet
