De coronapandemie heeft ervoor gezorgd dat organisaties anders naar werk kijken. Lockdowns verplichtten organisaties om thuiswerken mogelijk te maken, ongeacht of ze er al ervaring in hadden. Twee jaar na het begin van de pandemie, is de toekomst van werk nog altijd onzeker. Maar hoe deze er ook uitziet, kunnen bedrijven zich voorbereiden via één flexibele infrastructuur.
Geschatte leestijd: 4 minuten
Ondanks de aanhoudende onzekerheid omtrent corona moet je beslissingen nemen over de toekomst. Keer je volledig terug naar kantoor zodra het kan? Is het kantoor permanent verleden tijd en kies je voor een volledig externe werkplek? Of ligt de waarheid in het midden en bouw je een hybride werkplek op?
Wat je ook besluit, je IT-infrastructuur moet je voorkeur kunnen ondersteunen. Maar ook moet deze infrastructuur rekening houden met misschien wel de grootste les die corona ons heeft geleerd: de wereld is altijd in beweging en omstandigheden kunnen in een oogwenk veranderen.
Ouderwets gezellig op kantoor
Veel werknemers hebben de afgelopen jaren het gemis van het kantoor gevoeld. Met collega’s verbinden bij de koffiehoek, even snel langs een bureau lopen om iemands mening op te halen – fysiek bij elkaar zijn kent veel voordelen.
Maar veel werknemers hebben ook zorgen, met name omtrent hun gezondheid. Werknemers die ziek zijn en toch op komen dagen, onvoldoende ventilatie en beperkte mogelijkheden om afstand te houden zijn veelvoorkomende redenen tot zorg. Dit toekomstscenario heeft daarom twee belangrijke focuspunten die de IT-infrastructuur kan en moet ondersteunen: gezondheid en resource management.
In het kader van gezondheid kun je denken aan oplossingen voor virtuele receptionisten, systemen om snel hulpdiensten in te schakelen en klimaatbeheersing om de luchtkwaliteit te borgen. Daarnaast kun je handsfree oplossingen overwegen zodat kantoorapparatuur geen besmettingsbron wordt.
Huispakken en Zoom-borrels
De afgelopen jaren hebben we een ongelooflijk massa-experiment met werken op afstand meegemaakt. Dit experiment heeft een aantal zeer reële en verrassende voordelen opgeleverd voor de bedrijven die het succesvol hebben weten te omarmen. Zo was productiviteit lange tijd een belangrijke reden geweest om nee te zeggen tegen werken op afstand, terwijl veel bedrijven tijdens de lockdowns ontdekten dat het de productiviteit van hun teams juist verbeterde. In combinatie met fors lagere overheadkosten, is het dan ook geen verrassing dat organisaties hun kantoor voorgoed vaarwel hebben gezegd (of dit in ieder geval serieus overwegen).
Ook dit toekomstscenario biedt een aantal grote uitdagingen. Volledig op afstand werken maakt samenwerken en sociaal contact ontegenzeglijk moeilijker. Betrokkenheid en bedrijfscultuur kunnen dus in gevaar komen.
De belangrijkste focuspunten voor de IT-infrastructuur zijn dan ook anders. Hier draait het om communicatie, cultuur en samenwerking. Dat betekent dat oplossingen voor telecommunicatie nodig zijn die niet alleen de dagelijkse vergaderingen ondersteunen, maar ook grootschalige evenementen met alle werknemers. Tools waarin wordt samengewerkt moeten zo veel mogelijk real-time zijn, om de “flow” in brainstormsessies te houden. En tot slot moet hardware en software om kunnen gaan met de chaos van thuisomgevingen – wegwerkzaamheden op straat, schreeuwende kinderen en blaffende honden moeten uitgefilterd kunnen worden.
Het beste van beide?
Gezien de voor- en nadelen van de voornoemde toekomstscenario’s, zullen veel bedrijven waarschijnlijk kiezen voor een hybride oplossing, die werknemers de mogelijkheid geeft van dag tot dag te kiezen waar ze willen werken. Sommige werknemers kunnen fulltime op afstand werken, terwijl anderen elke dag op fysiek kantoor willen zijn. Maar beide groepen behouden de flexibiliteit om hun werklocatie te veranderen op basis van hun agenda’s, projecten of privébehoeften.
Hybride werken combineert de voordelen van werken op kantoor en thuiswerken, maar ook enkele van de uitdagingen. Op kantoor kunnen collega’s elkaar nog steeds besmetten als ze ziek komen werken, en thuis mis je sociale activiteiten.
De infrastructuur moet dus uiteenlopende focuspunten kunnen adresseren: samenwerking en communicatie, maar ook gezondheid en resource management. Dat betekent dat een infrastructuur die hybride werken ondersteunt óók de andere twee toekomstscenario’s aankan. Een bijkomend voordeel is dat je snel kan schakelen naar een andere werkwijze in het geval van een nieuwe lockdown (of simpelweg als het OV weer eens uitvalt en collega’s niet naar kantoor kunnen komen).
De optimale toekomst van werk is voor iedere organisatie anders. De optimale infrastructuur niet – die moet alle mogelijke scenario’s kunnen ondersteunen, zodat de bedrijfscontinuïteit niet in het geding komt en iedereen kan blijven verbinden en (samen)werken.
Door: Frank aan de Stegge
International Partner Marketing Manager bij Zoom
