De Eisenhowermatrix waar komt die nou vandaan? De Amerikaanse generaal en latere president Dwight Eisenhower gebruikte voor zijn planning een toen al bekende uitspraak:
‘Ik heb twee soorten problemen: dringende en belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk en de belangrijke zijn nooit dringend.’
Dat inzicht hielp hem om tijdig aan grote zaken te beginnen en de waan van de dag kritisch te bekijken en zeker niet de agenda te laten bepalen. De verleiding om veel bezig te zijn met dringend onttrekt makkelijk de grote doelen aan het zicht. Stephen Covey werkte dit idee uit in zijn De zeven eigenschappen van effectief leiderschap in een matrix met als twee assen belangrijk en urgent, met als les te werken uit kwadrant 2 (q2) belangrijke – niet-urgente zaken. Ook hier staat het idee centraal dat alle dagelijkse drukte makkelijk je dag vult, terwijl dat wat echt impact heeft geen aandacht krijgt. Totdat die taak dan weer urgent geworden is en je die wel moet doen.
De Eisenhowermatrix en context
Deze Eisenhowermatrix lijkt vaak het reflexantwoord op ‘Hoe prioriteer ik?’ In allerlei blogs, podcasts en workshops worden
kenniswerkers aangespoord hun taken te plotten in die matrix en dan vooral uit kwadrant 2 te werken. Maar zonder context is deze matrix praktisch onbruikbaar, want wat is belangrijk? Het zijn erg open termen, die makkelijk lijken maar het bij nadere beschouwing niet zijn.
Een mail van een collega met een vraag over haar project is voor jou misschien niet belangrijk, want het is jouw project niet. Maar ook weer wel, want het is jouw collega. Is een loyale klant terugbellen belangrijker dan een nieuwe klant bellen? Zonder eerst te
bepalen wat ‘belangrijk’ is, is het als criterium niet te gebruiken. Of alleen heel intuïtief en zonder kritische, bewuste reflectie.
Kenniswerkers en urgentie?
Daarnaast, in hoeverre heb je als kenniswerker nu echt te maken met urgentie? Hoe vaak komt het voor dat je binnen seconden of minuten moet reageren op iets? Een ontevreden klant kun je ook over één à twee uur terugbellen. Voor een verkeerd geleverde bestelling geldt hetzelfde. Je wilt het misschien snel doen, maar er is geen objectieve urgentie zoals bij de brandweer of bij een IT-medewerker die een netwerkstoring moet oplossen omdat honderden mensen niet kunnen werken. Dat laatste is echt urgent. In de meeste gevallen is het eerder de sociale druk die je voelt om iemand die niet blij is te helpen. Ook wezenlijk, maar het is niet per se urgent.
Rollen en doelen en de Eisenhowermatrix
Wie Covey leest en de matrix niet los van context gebruikt, vindt een wezenlijk antwoord op wat belangrijk is. Formuleer je voornaamste doelen en rollen. In eigenschap 2 legt Covey uit wat het nut is van je rollen en doelen in kaart brengen en goed af te wegen wat je in dit leven wilt en waar jij voor staat. Of, zoals Covey het formuleert: ‘Begin met het eind voor ogen.’ Zorg er daarna voor dat je zo veel mogelijk werkt aan die belangrijke zaken. In de woorden van Covey eigenschap 3 ‘Begin bij het begin.’
‘Eigenschap 2: Begin met het eind voor ogen is leiderschap.
Eigenschap 3: Begin bij het begin is management.’ – stephen covey, leiderschapscoach en auteur
Kortom, de Eisenhowermatrix lijkt een handig middel om uit de waan van de dag te komen, maar als je niet eerst bepaalt wat ‘belangrijk’ is op lange termijn, blijft het intuïtief taken sorteren.
Bron: Slimmer prioriteren
Door: Arjan Broere
