Het grootste probleem vandaag de dag is niet het creëren van een visie of het ontwikkelen van plannen. Het echte probleem is de uitvoering – en vooral: het niet-uitvoeren van die plannen. Vijf adviezen voor ‘managing by commitment’.
Deadlines worden gemist, bestellingen komen niet of onvolledig aan, prioriteiten veranderen constant, projecten overschrijden budgetten, etc, etc. Het is niet zo gek dat dat gebeurt. We hebben allemaal te maken met informatie-overload en overvolle agenda’s. Communicatie over de uitvoering van taken wordt meer en meer gedaan op afstand, niet meer face-to-face. En met het toenemen van de noodzaak meer samen te werken, wordt de persoonlijke accountability steeds onduidelijker.
De oplossing ligt in het ontwikkelen van nieuwe processen die zowel de uitvoering verbeteren als het commitment vergroten.
Managing by commitment
‘Managing by commitment’ is niet nieuw en werd al in de jaren 80 van de vorige eeuw beschreven. Het basisidee is dat twee personen een ‘gesprek tot actie’ voeren waarin ze duidelijk en expliciet afspreken om een specifieke taak te hebben volbracht voor een bepaalde datum. Het gesprek bestaat uit drie fasen: onderhandelen, leveren en beoordelen. Aanvankelijk werd dit als te normatief en beperkend ervaren, maar in basis was het idee goed.
Nu, 25 jaar later is er een nog grotere behoefte om afspraken na te komen en te doen wat gedaan moet worden – ondanks ieders volle agenda’s en overvolle e-mailboxen en andere communicatiekanalen die hun aandacht opeisen. We moeten beter worden in het uitspreken van commitments en ons eraan houden. Het lijkt eenvoudig, maar dat is het niet.
5 adviezen voor ‘managing by commitment’
1. Vraag iemand specifiek iets te doen, geef geen opdracht
Een verzoek hoeft niet alleen van een leidinggevende te komen. Een verzoek kan ook horizontaal in de organisatie gedaan worden. Het moet wel duidelijk zijn wie gevraagd wordt door wie om wat te doen en voor wie.
Degene die het verzoek doet, formuleert dat expliciet, in de vorm van een vraag. Bijvoorbeeld: ‘Bill, kun jij mij de specificaties leveren voor 1 augustus?’ Dus niet: ‘Bill, ik heb de specificaties nodig op 1 augustus’. Bill antwoordt op een manier die duidelijk maakt dat hij het heeft begrepen en dat hij aan het verzoek kan voldoen.
2. Maak duidelijke afspraken
Dit gaat om: ‘zeggen wat je gaat doen’. Als je niet op een bepaalde datum kan leveren, geef dan meteen en duidelijk aan wanneer je wél kunt leveren. Degene die het verzoek doet, heeft dan het vertrouwen dat de taak volbracht gaat worden (in plaats van hopen dat het goed komt).
Als je al weet dat je niet kunt of niet wil leveren, sla het verzoek dan af. Dit is een lastige positie en in veel organisaties is het not done een verzoek van een hogere baas af te slaan. Niet iedereen durft nee te zeggen tegen een vraag van een leidinggevende. Toch is het essentieel om dit ter plekke te bespreken.
3. Blijf communiceren over het verzoek
Dingen gebeuren en een toezegging is nog steeds geen garantie dat iets op tijd af is. Maar afspraken moeten worden nagekomen en als het niet lukt om op tijd te leveren, dan is de uitvoerder verplicht dat op tijd te melden.
4. Presenteer de volbrachte opdracht expliciet
De uitvoerder maakt een duidelijk statement door te zeggen: ‘Hier is wat ik vandaag zou leveren, zoals afgesproken.’ Of: ‘Om deze redenen kan ik niet leveren.’ Dit is de essentie en het bewijs van accountability.
In onze huidige werknormen wordt deze stap nooit zo duidelijk benoemd, maar eerder verdoezeld. Meestal worden de zaken die bijna klaar zijn min of meer ergens in geschoven, zo ongeveer op de dag waarop gehoopt werd dat het klaar zou zijn. Zelden maakt iemand een duidelijk statement dat hij vandaag, volgens afspraak, iets oplevert.
5. Erken en beoordeel de levering
Om de cirkel te sluiten moet degene die het verzoek had gedaan, de vraag beantwoorden: ‘ben je tevreden?’. Hiermee doe je recht aan de inspanningen van degene die de taak heeft uitgevoerd. Het is bovendien het uitgelezen moment om feedback te geven en om voor de toekomst het onderlinge vertrouwen te vergroten.
Bron: Business Performance Improvement Resource (BPIR.com)
