Een belangrijk onderdeel van een goede meeting of strategische conversatie is het formuleren van heldere vervolgstappen. Executives onder tijdsdruk zijn hier gevoelig voor, omdat ze al vaker hun vingers hebben gebrand.
Ze hebben deelgenomen aan strategische conversaties waar geweldige ideeën werden voorgesteld – waarmee vervolgens niets werd gedaan. Ook een slechte afronding kan het vervolg van strategische conversaties verpesten. Niet omdat deelnemers niet weten wat ze moeten doen, maar omdat ze überhaupt nooit op één lijn kwamen te zitten. Tijdsdruk is er de oorzaak van dat de standaardmodus in veel organisaties met een complexe adaptieve uitdaging is dat leiders anderen pushen om zich aan vervolgstappen te committeren voordat ze echte overeenstemming of consensus bereiken. Zoals te verwachten valt, spelen mensen dit spelletje mee. In de vergaderruimte is hun houding: ‘wees vriendelijk en houd je mond’ (passieve acceptatie). Daarbuiten verschuift die houding subtiel naar ‘ook dit zal wel voorbijgaan’ (passief verzet). Al is er misschien een lange lijst met concrete vervolgstappen, er is dan nog geen commitment. Psycholoog Teresa Amabile deed gedegen onderzoek naar persoonlijke werkagenda’s. Zij ontdekte dat de grootste bepalende factor voor het moreel en de productiviteit van professionals is of ze het gevoel hebben dat ze vooruitgang boeken met hun inspanningen. Bij strategische conversaties is de hamvraag wat vooruitgang creëert. Groepen die zich inspannen om een echt impactmoment te bewerkstelligen – in de vorm van vergaande consensus over belangrijke inzichten – zien dat als vooruitgang. Als ze dat punt hebben bereikt, kunnen ze normaliter snel overgaan tot actie. Natuurlijk verlaat iedereen een sessie het liefst met én overeenstemming én vervolgstappen. Maar als wij moesten kiezen, zouden we steeds voor overeenstemming kiezen. Want als je een strategische conversatie verlaat zonder consensus, helpt waarschijnlijk geen enkele lijst met vervolgstappen – hoe actiegericht ook. Als je groep de vergaderruimte daarentegen verlaat met echte overeenstemming rond een belangrijk nieuw inzicht, kun je desnoods later vervolgstappen bedenken. Door: Chris Ertel en Lisa Kay Solomon, auteurs van Moments of Impact
Het boek: Moments of Impact
Moments of Impact bevat een grote hoeveelheid tekst- en cijfermateriaal over hoe je onderwerpen vanuit verschllende perspectieven kunt verkennen, de deelnemers op één lijn brengt, de belangrijkste issues eruit pikt en het terrein afbakent. Het boek bevat ook een 60 pagina’s tellend starterspakket waarmee elke gefrustreerde vergadertijger goed beslagen ten ijs komt.
