Heb je een fantastisch product of service? Dan heb je de sleutel tot succes – en dus tot bedrijfsinkomsten – in handen. Of toch niet? Een goed product of service is namelijk niet genoeg om ook daadwerkelijk succesvol te zijn. Het ene bedrijf slaagt erin om enorme winsten te maken met middelmatige producten, terwijl een ander bedrijf met geweldige producten moeite heeft om geld te verdienen. Of je nu een miljoenenbedrijf bent of een startup, het beheersen van uitgaven is net zo belangrijk als het beheersen van je bedrijfsinkomsten. Maar hoe krijg je duidelijk inzicht in die uitgaven? Dat leg ik je uit aan de hand van het begrip ‘spend visibility’.
Wat is spend visibility?
Spend visibility is, zoals de naam al doet vermoeden, de hoeveelheid inzicht die een bedrijf heeft in zijn uitgaande kosten. Hoe meer gestructureerde informatie je hebt over waar je bedrijfsmiddelen naartoe gaan, hoe beter je spend visibility is. En als je meer (toegang tot) data hebt, kun je specifieke aspecten van je bedrijfsuitgaven weer beter begrijpen en daarop sturen.
De meeste bedrijven verzamelen wel data, maar weten hier geen overzicht in te creëren. Daarvoor zijn investeringen op verschillende gebieden noodzakelijk:
- Databronnen en software om informatie over uitgaven en geldstromen te verzamelen.
- Werkwijzen invoeren die draaien om spend visibility, zodat de manier waarop het bedrijf geld uitgeeft, verbeterd wordt.
Waarom is spend visibility belangrijk?
Zelfs met de meest eenvoudige accountingsoftware krijgen bedrijven accurate cijfers voor hun jaarlijkse uitgaven en operationele cashflow. Maar deze software geeft geen gedetailleerde data die intern geanalyseerd kan worden, en al helemaal niet realtime. Het geeft weinig inzicht in welke veranderingen kunnen worden doorgevoerd om de uitgaven te stroomlijnen en de balans van geldstromen die het bedrijf verlaten te beïnvloeden.
Spend visibility is dus noodzakelijk om wel inzicht in de uitgaven te krijgen. De belangrijkste voordelen hiervan zijn:
- Duidelijk inzicht in hoe jouw organisatie geld uitgeeft op basis van variabelen zoals productcategorie, afdeling, betalingsplatform, datum, enz.
- Hogere productiviteit en efficiëntie in verschillende financiële processen, waaronder accounting, budgettering en financiële planning en analyse.
- Je kunt gemakkelijker mogelijkheden voor kostenbesparingen en consolidatie ontdekken.
Toch schieten nog veel bedrijven tekort als het gaat om effectieve spend visibility. Een veelvoorkomend probleem bij meer handmatige systemen voor het bijhouden van uitgaven zijn vage omschrijvingen en classificatie van uitgaven. Dit probleem wordt aangepakt door moderne uitgavensoftware die uitgaven automatisch labelt en categoriseert.
Spend visibility verbeteren
De volgende stap is dus het verbeteren van je spend visibility. Ik heb al een tipje van de sluier gegeven, maar de key is om te investeren in de juiste tools. Ik zet er twee voor je op een rijtje:
- Een gedegen platform voor uitgavenbeheer – Hiermee kun je elk aspect van je uitgavendata in realtime monitoren en analyseren. Dit is essentieel voor een groot aantal verschillende rapportages en is een groeiende prioriteit voor CFO’s, naarmate ze een centralere rol innemen in de strategische besluitvorming op topniveau. Met een uitgavenbeheerplatform kun je ook processen (semi-)automatiseren die normaal gesproken handmatig moeten worden ingevoerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan pre-accounting, factuurverwerking, declaraties en categorisering van uitgaven.
- Slimme digitale betalingen – De nieuwste generatie slimme digitale betalingen is ontworpen om gebruikers zoveel mogelijk nuttige data te bieden. Neem bijvoorbeeld slimme zakelijke creditcards. Deze worden aangestuurd door back-end software die volledige controle geeft over budgetten en hoe en wanneer de kaarten kunnen worden gebruikt. Deze software houdt elke cent bij die op elke kaart wordt uitgegeven en kan worden gebruikt om secundaire inzichten te ontwikkelen. Met de mogelijkheid om te kiezen hoe en wanneer je werknemers bedrijfsgeld kunnen uitgeven, heb je een veel duidelijker beeld van waar je budget aan wordt besteed.
Het hebben van een goed product of dienst én een goede spend visibility vormen dus samen de sleutel tot succes. Weeg de kosten van een investering in de juiste tools voor betere spend visiblity af tegen de voordelen die het jouw bedrijf kan opleveren. Zo voorkom je verkeerde bezuinigingen en kun je jouw bedrijf naar een hoger niveau tillen.
Auteur: David Soos, General Manager Moss Nederland
