Voor procesmanagers is het Jaarcongres Procesmanagement inmiddels een niet te missen dag om nieuwe kennis en inzichten op te doen over hun vak. Dit jaar stonden process mining, agile werken, Climate Take Back en de Volvo Ocean Race centraal op het congres. Uiteenlopende onderwerpen die ogenschijnlijk niets gemeen hadden. Maar de energieke dagvoorzitter, Maarten Bouwhuis, vatte kundig samen: we zoeken zekerheid en stabiliteit, maar moeten ons voortdurend aanpassen aan een veranderende wereld. Dus procesmanager: blijf leren!
Wil van der Aalst: Process Mining is kans voor procesmanagers
De afgelopen jaren is de belangstelling voor business process management afgenomen, zei Prof. Dr. Wil van der Aalst. Dat komt omdat de resultaten zijn tegengevallen. Process mining lost die belofte wél in.
Process mining verbindt processen met data en verbindt met de realiteit. En heel belangrijk: process mining kan IT-specialisten verbinden met andere domeinen.
Als je wil starten met process mining, zal je organisatie waarschijnlijk om een business case vragen. Draai dit om, adviseerde Van der Aalst: stel de vraag of je als bedrijf kunt verantwoorden om niet met process mining te starten.
Wat is proces mining?
Wat is process mining eigenlijk? Van der Aalst legde het helder uit. ‘Het begint met event data: gebeurtenissen in de organisatie. Events kun je heel breed zien, ze worden meestal geregistreerd in een erp-systeem en íedere organisatie heeft ze. Een event is de minimale informatie die je nodig hebt. De data leveren een objectief processchema op, niet een gemodelleerd schema. Wat kun je daaraan zien, wat gebeurt er nou echt? Waar zijn de bottlenecks? Wat wíllen we dat er gebeurt?’
Process mining maakt geen gebruik van machine learning of artificial intelligence. Process mining is veel concreter, je kunt het direct toepassen. De techniek eronder is ook heel anders. Maar je kunt process mining wel gebruiken om problemen met machine learning op te lossen. Process mining kan ook worden ingezet om uit te zoeken welke handelingen door robots gedaan kunnen worden.
Was process mining eerst een tool die vooral door data scientists werd gebruikt, vandaag de dag wordt het door procesmanagers elke dag gebruikt om te zien wat er gebeurt.
Waarom is proces mining relevant?
Waarom is process mining relevant? Process mining maakt zowel de werkelijkheid inzichtelijk als de complexiteit van het proces. Vervolgens kun je de processen verbeteren. Siemens bijvoorbeeld past op grote schaal process mining toe. Ook Vanderlande en BMW gebruiken process mining. Ook in jouw organisatie, ongeacht de sector, is process mining toe te passen. Bijvoorbeeld om de customer journey in kaart te brengen en het klantproces te verbeteren.
Steek hoog genoeg in, zie process mining niet als een project. Het management moet willen dat zaken transparant worden.
Process mining is heel toepasbaar en toegankelijk: je voert data in, drukt op een knop en je krijgt waardevolle informatie. Op die manier kun je het management overtuigen van de noodzaak van process mining. Steek hoog genoeg in, zie het niet als een project. Het management moet willen dat zaken transparant worden. Ik hoop dat process mining normaal wordt en dat procesmanagers bereid zijn om naar echte data te kijken. Zie het als een kans!
Rini van Solingen: Agile werken, het einde van procesmanagement?
Wanneer zet je agile in en wanneer niet? Van Solingen legde het uit aan de hand van de Stacey Matrix waarmee gebeurtenissen en problemen worden ingedeeld naar de mate van onzekerheid en overeenstemming.
Sommige dingen zijn simpel, legde Van Solingen uit. Bijvoorbeeld een reis boeken of een taart bakken kun je vrij eenvoudig leren, en als het niet lukt, kan iemand het voordoen, ofwel instructie geven. Als iets gecompliceerd is, dan ga je naar iemand toe dit daar verstand van heeft, een expert of een consultant. Complex zijn bijvoorbeeld grote IT-projecten. Vooraf onvoorspelbaar, maar achteraf wel verklaarbaar. Een coach kan hier helpen. In een chaotische situatie is alles onzeker, bijvoorbeeld tijdens een grote brand of een verkeersongeluk. Achteraf is het vaak niet te verklaren, er is sprake van pech. Hierbij hebben we leiders nodig.
Onze maatschappij en organisaties worden steeds complexer. We reageren hier vaak op door nog meer proberen te plannen. Maar als je twaalf maanden vooruit plant en je gaat vervolgens de plannen uitvoeren, dan zijn de meeste plannen niet meer relevant.
Complexiteit laat zich vangen in ‘leren door te doen’, zegt Rini van Solingen. Om te overleven moet je jezelf toestaan dingen te ontdekken. Voor simpele taken hoef je geen agile team op te tuigen. Laat ook efficiency los, het gaat om effectiviteit, om flow. Ga uit van het resultaat. De bedoeling is leidend, niet het proces.
Werk als een dolfijn: kom steeds even boven water om bij te sturen op basis van resultaten en nieuwe inzichten.
IT-projecten zijn vaak te laat, te duur en niemand is tevreden. Als je alle gebruikers gaat interviewen, zal niemand helemaal tevreden zijn. Maak geen plan, maar zet de eerste stap. Vraag vervolgens de gebruikers wat voor hun het meest waardevol is, wat gaan ze het meest gebruiken? Pas daarop het plan aan. Zet kleine stappen om te ontdekken wat wel of niet werkt. Vraag om feedback, bied kaders en nodig mensen uit. Want de grootste fout die organisaties maken is agile invoeren aan het einde van het project, als alles al klaar is.
Agile werken is niet makkelijk: je wil namelijk graag controle en zekerheid. Werk daarom als een dolfijn: kom steeds weer even boven water om bij te sturen op basis van resultaten en nieuwe inzichten.
Geanne van Arkel: De natuur als uitgangspunt voor MVO
Geanne van Arkel is hoofd duurzame ontwikkeling bij tapijtfabrikant Interface. ‘Bij Interface zijn we letterlijk met de voeten verbonden met de vloer. We leren van de natuur en kiezen voor een holistische aanpak’, vertelde Geanne van Arkel. Sinds 1994 werkt het beursgenoteerde bedrijf aan de missie om positief bij te dragen aan het milieu en om de negatieve impact te elimineren voor 2020.
Iedereen is hierbij nodig, in de eigen organisatie, maar ook daarbuiten, ook uit andere sectoren. Ga dus op zoek naar nieuwe vormen van samenwerken, adviseerde Van Arkel. Het gaat om het creëren van meerwaarde. Neem iedereen mee in je proces en vraag hoe mensen vanuit eigen expertise en kracht kunnen bijdragen aan de missie. Want iedereen kan vanuit zijn eigen rol en functie bijdragen aan duurzaamheid, ook engineers of marketeers. Interface vroeg aan al haar medewerkers om na te denken over hoe ze kunnen bijdragen. Dat leverde maar liefst 200 verbetervoorstellen op.
Creëer een rimpel en maak samen een golf, inspireer elkaar, stel hulpvragen en vraag om een stip op de horizon.
Wat heeft het nog meer opgeleverd, naast duurzaamheid? Een betere reputatie, betrokken medewerkers, financieel gezond en een toekomstbestendig bedrijf.
Het is bijna 2020. Veel doelen zijn behaald maar het is nooit klaar. Interface formuleerde een nieuw doel: Climate Take Back. Van Arkel: ‘Leg de lat nóg hoger. Dat heeft intern beslist geschuurd maar heeft wel geleid tot nieuwe ontwikkelingen. Kunnen we producten maken die de aarde helpen koelen? Bijvoorbeeld door fabrieken en steden te bouwen die fungeren als een bos, die vocht en warmte reguleren. Love life, let nature cool. Holistische oplossingen zijn het meest effectief. Dat betekent dat je moet samenwerken met andere partijen. We hebben elkaar nodig. Creëer een rimpel en maak samen een golf, inspireer elkaar, stel hulpvragen en vraag om een stip op de horizon.’
Anje-Marijcke van Boxtel: Procesmanagement is teamwerk!
De Volvo Ocean Race is de grootste team challenge die er is. Anje-Marijcke van Boxtel coachte in de edities 2014-2015 en 2017-2018 het Brunel-team. Met beeld en verhaal nam ze ons mee in de bijzondere wereld van het zeezeilen: 71.000 km zeilen, 11 legs, een boot van 22m2, soms 26 dagen op zee, vier uur op, vier uur af. Sinds het seizoen 2014-2015 zijn alle boten identiek. De hardware is bij ieder team hetzelfde. Dus: ‘It all boils down to the team.’
Anje-Marijcke van Boxtel was twee maal coach van het Team Brunel, met schipper Bouwe Bekking. Een multidisciplinair team, acht zeilers die verschillende expertises hebben, zeven nationaliteiten, tussen de 23 en 53 jaar oud, professionals en rookies. Het was een enorme uitdaging om als mental coach (psycholoog én vrouw), het zeilteam bij te staan. ‘Tijdens de race ben je voortdurend bezig met procesoptimalisatie’, vertelde Van Boxtel, ‘met verbeteren, veranderen en innoveren’.
Om optimaal te presteren, is leiderschap nodig, zowel van het team als persoonlijk leiderschap. Het doet er minder toe wat een leider zegt, dan wat hij doet, zei Van Boxtel. ‘Het gaat om wat de leider voorleeft, dat hij zelf blijft leren en dat uitdraagt. Want een team is nog geen team vanaf het begin. Ook het team moet blijven leren, zich aanpassen en veranderen. Van Boxtel vroeg de teamleden naar hun drijfveren en ontdekte dat alle teamleden deze kernwaarden omarmden: verbinding, vriendschap, respect en vertrouwen in elkaar. Maar ook: plezier, leren, alles kunnen zeggen en de wil om te winnen.
Tijdens de Volvo Ocean Race ben je voortdurend bezig met procesoptimalisatie: met verbeteren, veranderen en innoveren.
We leven in een vuca-wereld waarin alles volatiel, onzeker, complex en ambigu is. Analytische vaardigheden, lerend en probleemoplossend vermogen, creativiteit en kritisch denken zijn de vaardigheden waarover we moeten beschikken in een snel veranderende wereld. Dat vereist ook een andere mindset. We zijn nu nog vooral uit op veiligheid en controle. We moeten naar een groei-mindset toe. Start met een droom, een missie, die leidt tot verlangen en commitment. En dat leidt tot proactief gedrag.
Wat zijn de kwaliteiten van high-performance mensen? Samen met Bouwe Bekking komt Anje-Marijke van Boxtel tot deze opsomming. De belangrijkste is: focus op de grote droom. Vervolgens: ken je verantwoordelijkheden, verbind mensen zodat ze samen gaan werken. En leer van fouten. Word niet boos, maar doe wat je moet doen. Focus op groei, op het gedrag dat je wél wilt zien, geef complimenten en constructieve feedback. Toon veerkracht zodat mensen wanneer het moeilijk wordt nog steeds een team zijn en willen samenwerken.
Wat is jouw race? Wat is de race van jouw team, jouw organisatie?
Verslag: Maud Notten
