Vandaag een mooi voorbeeld meegemaakt hoe een programmateam binnen een halve dag tot een gemeenschappelijke ambitie kan komen. Vorige week kreeg ik de vraag of ik met een groep van 12 betrokkenen bij een regionaal klimaatprogramma de ambitie, doelen en inspanningen vorm kon geven. Daarbij hebben we op verzoek van de programmamanager gebruik gemaakt van het Program Canvas.
Na een korte inleiding in programmamanagement en de functie van het Program Canvas mijnerzijds heeft collega Mark de Vries van Twynstra Gudde de deelnemers succesvol begeleid van individuele ambities naar één gemeenschappelijke ambitie. De eerste stap in het proces was het formuleren van ieders eigen ambitie in en voor het programma. Daar kwam een enorme variëteit aan perspectieven, visies en concrete ideeën uit.
Passend op één geeltje
Vervolgens hebben de deelnemers in groepjes van 4 personen de individuele ambities besproken en vooral doorgevraagd en discussies vermeden. Vervolgens hebben we de groepen gevraagd hun ambities in één gemeenschappelijke ambitie om te zetten, passend op één geeltje. Daarin slaagden de deelnemers binnen een kwartier. De vier ambities zijn voorgelezen voor alle deelnemers, er zijn toelichtende vragen gesteld en vervolgens hebben wij gevraagd welke van de ambities zij het mooist vonden.
Eén ambitie bleek het meest aansprekend te zijn, terwijl ook enkele begrippen uit de andere ambities overgenomen werden. Tenslotte bleek dat er verschillen waren in de reikwijdte van de ambities: richten op burgers en bedrijven of richten op collega-overheden en benadrukken beschermen van de leefomgeving dan wel het inspelen op mogelijkheden en kansen. Tijdens deze discussies is één van de deelnemers apart gaan zitten en schreef allerlei dingen op. Op een vraag wat hij had opgeschreven antwoordde hij dat volgens hem de ambitie uit drie zinnen bestond: daarin stonden begrippen als “kansen pakken”, “bijdragen van iedereen” en “platform helpt mogelijkheden creëren”. Met deze gemeenschappelijke ambitie konden de deelnemers verder werken aan de doelen, operationele doelen en de bijdragende inspanningen.
Goede start, mooie samenwerking
Na drie uur hard werken was de programmamanager dik tevreden. Een goede start, mooie samenwerking en een resultaat dat klinkt als een klok. Eens te meer blijkt dat de hoofdlijnen uit het Program Canvas helpen om in korte tijd een belangrijke stap te zetten in de vorming van een programma. De rest zal niet van een leien dakje verlopen, maar er is een gemeenschappelijk punt om naar te verwijzen als de discussies weer eens hoog gaan oplopen.
Over Program Canvas
Steeds meer organisaties gebruiken programma’s om hun strategische doelen te realiseren. Door programmamanagement in te zetten brengen ze focus aan. Vaak ook verbetert de samenwerking over grenzen van afdelingen en organisaties heen. Het vormgeven en realiseren van programma’s gaat echter niet vanzelf. In dit boek presenteren de auteurs het Program Canvas, een krachtig instrument voor programmateams en hun stakeholders om sneller en beter tot de kern van een programma door te dringen.
