Als het plan niet werkt, is de eerste reflex van veel mensen het verhogen van de controle. Dat kan met meer gedetailleerde plannen en strakkere processen. Je pakt onzekerheid aan met beheersing. Meer controle werkt wanneer je een voorspelbaar, moduleerbaar systeem optimaliseert, zoals een fabrieksproces. Maar bij innovatie en het oplossen van complexe problemen werkt het juist averechts.
Geschatte leestijd: 4 minuten
Bij complexe problemen kunnen kleine ingrepen grote gevolgen hebben. Strakkere controle leidt uiteindelijk juist tot het verlies van grip. Uitvoerenden voelen zich minder verantwoordelijk, omdat alles toch nog een keer gecheckt wordt. Dat wordt eerder krampachtig in plaats van soepel en beheerst. Vergelijk het met fietsen: als je het stuur te krampachtig vasthoudt, dan val je om.
Om grip te krijgen op complexe systemen – waar een kleine verandering grote gevolgen kan hebben – werkt het juist veel beter om de teugels wat losser te laten. Hoe graag je ook wil, de chaos van complexe systemen is niet weg te managen.
Negatieve impact minimaliseren
Wat je wél kunt doen, is de negatieve impact van de chaos minimaliseren. Dat doe je met een nieuwe mindset. Het is een mindset van grijstinten en waarschijnlijkheden in plaats van een categorische mindset van goed/fout of waar/onwaar. Gek genoeg krijg je meer grip door absolute zekerheden los te laten. Je kunt rustiger sturen met kleine, beheerste bewegingen.
Agile mindset
Deze mindset – je zou het een Agile mindset kunnen noemen – houdt het volgende in:
- Je accepteert met je organisatie dat bijna alles een aanname is. Weinig is 100 procent zeker. Veel dingen zijn gelukkig wel voor 80 procent zeker. Sommige aannames zijn zekerder dan andere.
- Je bent bereid om je mening bij te stellen op basis van waarneembare feiten uit experimenten. Omdat weinig 100 procent zeker is, doe je veel en vaak onderzoek.
- Je maakt geen grote plannen, maar stelt inspirerende doelen. Met kleine stapjes werk je daarnaartoe. Die stapjes evalueer je regelmatig. Je zorgt dat de stappen altijd in de goede richting zijn: no-regret moves. Ook al verandert je koers daarna nog.
- Met een divers team van experts verzamel je zo veel mogelijk perspectieven op de aanpak, zodat je zo weinig mogelijk verrassingen krijgt.
- Je hebt een alternatief als de dingen anders uitpakken dan je dacht. Je vermijdt ‘one-way doors’. In de woorden van Richard Branson: ‘For example, when we launched Virgin Atlantic I made a deal with Boeing that we could hand the plane back in a year’s time if the airline didn’t get off the ground. Thankfully, we never had to. But if things hadn’t worked out, I could have walked back through the door.’
Deze elementen staan centraal in zowat elke Agile aanpak. Je voelt misschien aan dat bovenstaande elementen de toon van de gemiddelde vergadering nogal doen veranderen. In de tabel lees je enkele voorbeelden:
Accepteer onzekerheid
De manier waarop je omgaat met chaos en complexiteit bij zelfsturende teams begint dus bij het accepteren dat niets zeker is. Aanvaarden dat niets zeker is, stelt je in staat om naar een probleem te kijken vanuit meerdere perspectieven: de perspectieven van alle experts in het team. Daarom zijn multidisciplinaire teams tegenwoordig ook zo populair. Het is daarbij wel belangrijk dat het team doordrongen is van een inspirerend doel.
Met ‘inspirerend’ bedoelen we hier een doel dat gericht is op externe waarde. Dat is inspirerend, omdat het iets zegt over wat je wil bereiken. Het zegt niet wat je precies moet doen. Je kunt het doel op veel verschillende manieren bereiken. Zo doet het een beroep op je creativiteit, en op de creativiteit van het hele team.
Een inspirerend doel is als een baken in een woelige zee. Het helpt je om continu bij te sturen, zodat je minder de speelbal bent van stroming en wind. Je luistert naar de inzichten van de rest van de bemanning over kliffen en bruikbare stromingen. Je voelt al varend wat je moet doen om er te komen. En het kan zomaar zijn dat je een nieuw baken ontdekt voor je de beoogde eerste bereikt hebt. Je kunt dan makkelijk bijsturen naar meer toegevoegde waarde. Nu heb je meer grip door losser te sturen.
Bron: Sturen op resultaat
Door: Anton Vanhoucke, Denise Visser
