Iedereen is op AI-training geweest, jullie gebruiken de nieuwste tools en de ene na de andere handige prompt wordt gedeeld. Maar presteert je team daardoor ook beter? Of doen jullie vooral hetzelfde werk, alleen wat sneller? Met deze vijf stappen maak je AI onderdeel van je jaarplan voor 2027. En stel je meteen een paar ongemakkelijke vragen over je eigen manier van leidinggeven.
Is er wat verbeterd, of ben je door AI effectiever in hetzelfde werk?
Stel, je team bestaat uit 25 collega’s. Bijna iedereen gebruikt AI. De een analyseert gegevens, de ander maakt er presentaties mee en een derde bouwt agents om werkprocessen te automatiseren. De meesten besparen tijd. Maar als je naar het team als geheel kijkt, is er weinig veranderd. Hebben jullie nu echt iets verbeterd? Of zijn jullie vooral efficiënter geworden in het doen van hetzelfde werk?
Dat is een vraag die iedere manager zichzelf richting 2027 zou moeten stellen. Want als AI steeds meer werkzaamheden kan ondersteunen of overnemen, verandert ook de manier waarop je het werk organiseert. En daar kom jij als manager om de hoek kijken. Kijk eens kritisch naar hoe je team eigenlijk werkt.
Vijf stappen om je jaarplan te verbeteren met en zonder AI
Mijn voorstel: gebruik je jaarplan voor 2027 om dat laatste te doen. Met deze vijf stappen kom je een heel eind.
Stap 1. Begin met drie resultaten, niet met een lijst activiteiten
Pak jullie jaarplan van 2026 er eens bij. Grote kans dat daarin vooral staat wat jullie allemaal zouden gaan doen. Maar wat moesten die activiteiten opleveren?
Begin daarom met de vraag: wat moet er eind 2027 aantoonbaar beter zijn dankzij ons team? Kies maximaal drie resultaten. Bijvoorbeeld: klanten krijgen binnen twee werkdagen antwoord, de doorlooptijd van projecten daalt met 25 procent of medewerkers besteden vier uur per week meer aan strategisch advies.
En stel dan een tweede, iets spannendere vraag: wat zouden we willen bereiken als onze huidige capaciteit niet langer de belangrijkste beperking was?
Nee, AI maakt je capaciteit niet onbeperkt. Maar misschien durf je ineens ambities uit te spreken die je eerder niet haalbaar vond.
Maak vervolgens een bewuste keuze. Wil je met AI hetzelfde werk sneller doen? Hetzelfde resultaat bereiken met minder werk? Of iets bereiken wat eerder niet mogelijk was? Dat zijn drie verschillende ambities. En dus ook drie verschillende manieren om AI in te zetten.
- Het resultaat: drie concrete teamdoelen, waarbij je weet welke bijdrage AI moet leveren.
Stap 2. Breng één werkproces volledig in kaart
Je kunt wel ambitieuze doelen formuleren, maar als je ook dit jaar weer op dezelfde manier blijft werken, verandert er weinig. Kies daarom één werkproces dat belangrijk is voor een van je doelen.
Pak een groot vel papier. Schrijf links waar het proces begint en rechts welk resultaat het moet opleveren. Vul samen met het team alle stappen daartussen in. Wie doet wat? Hoeveel tijd kost het? Waar wachten collega’s op elkaar? Welke informatie wordt meerdere keren verzameld? En hoeveel mensen moeten ergens hun goedkeuring aan geven?
Je kunt AI trouwens prima gebruiken om het proces kritisch te analyseren. Laat het zoeken naar dubbel werk, onnodige stappen en mogelijke knelpunten. Controleer die analyse wel met je collega’s. Die weten vaak precies waarom een ogenschijnlijk overbodige stap toch nodig is.
- Het resultaat: een overzicht van het volledige proces, inclusief de belangrijkste knelpunten.
Stap 3. Stel vier vragen voordat je iets automatiseert
Nu komt de belangrijkste stap. En nee, je mag nog steeds geen nieuwe AI-tool inzetten.Loop het proces langs en stel bij iedere stap vier vragen:
- Schrappen: moeten we dit werk überhaupt nog doen?
- Vereenvoudigen: kunnen we het werk slimmer organiseren, ook zonder AI?
- Automatiseren: welk onderdeel kan AI ondersteunen of zelfstandig uitvoeren?
- Menselijk houden: wat willen we bewust door mensen laten doen, ook als AI het kan?
Die volgorde is belangrijk. Een rapportage die niemand gebruikt, hoef je niet te automatiseren. Een goedkeuringsproces met vijf onnodige overdrachten kun je misschien beter vereenvoudigen. En voor het structureren van informatie kan AI juist heel geschikt zijn.
Maar vergeet vooral die vierde vraag niet. Want dat AI iets kan, betekent nog niet dat je het ook aan AI moet overlaten.
Dat AI iets kan, betekent nog niet dat je het ook aan AI moet overlaten.
Kim Pot
- Het resultaat: een nieuw procesontwerp waarin je bewust kiest wat verdwijnt, verandert, met AI wordt uitgevoerd en menselijk blijft.
Stap 4. Test de nieuwe werkwijze vier weken
Een mooi procesontwerp op papier zegt nog weinig. Je moet ontdekken of het in de praktijk werkt. Kies daarom één afgebakend experiment van vier weken.
Stel dat je team regelmatig voorstellen maakt. In de huidige situatie kost het gemiddeld tien werkdagen om van aanvraag naar goedgekeurd voorstel te komen.
Je test een nieuwe werkwijze waarin AI informatie helpt verzamelen, een eerste structuur maakt en ondersteunt bij de kwaliteitscontrole. Tegelijkertijd schrap je een dubbele beoordelingsronde.
Meet vooraf hoe het proces nu presteert. Kijk tijdens het experiment niet alleen naar tijdwinst, maar ook naar kwaliteit en tevredenheid van de betrokken collega’s.
Misschien blijkt dat AI het maken van een voorstel versnelt, maar dat collega’s vervolgens meer tijd kwijt zijn aan het corrigeren van de uitkomst. Dan heb je nog geen betere werkwijze. Je hebt het werk alleen verplaatst.
En spreek vooraf af wanneer je stopt. Niet ieder AI-experiment hoeft een succesverhaal te worden. Soms is de belangrijkste conclusie dat iets niet werkt, dan weet je dat.
- Het resultaat: een onderbouwd besluit om de nieuwe werkwijze in te voeren, aan te passen of te stoppen.
Stap 5. Maak AI onderdeel van je jaarplan, niet een extra project
Een veelgemaakte fout is om AI als apart hoofdstuk in het jaarplan op te nemen. Daar staan dan doelen als medewerkers trainen in AI, drie AI-tools onderzoeken of het AI-gebruik verhogen.
Daarmee maak je AI tot een doel op zich.
Koppel AI liever aan de resultaten die je als team wilt bereiken. Dus niet: ‘We gaan AI inzetten bij het maken van voorstellen.’ Maar: ‘We verkorten de doorlooptijd van voorstellen van tien naar zeven werkdagen, zonder kwaliteitsverlies.’
Leg per doel vast welk proces je wilt verbeteren, wat je anders gaat doen, wie verantwoordelijk is en hoe je het resultaat meet.
- Het resultaat: een jaarplan waarin AI een middel is om je teamdoelen te bereiken.
Reserveer twee uur voor je eerste AI-jaarplansessie
Je hoeft niet te wachten tot alle medewerkers AI-experts zijn. Begin met één teamsessie van twee uur.
Gebruik de eerste twintig minuten om de drie belangrijkste resultaten voor 2027 te bepalen. Besteed vervolgens een halfuur aan het in kaart brengen van één belangrijk werkproces. Neem daarna veertig minuten om samen te onderzoeken wat je kunt schrappen, vereenvoudigen, automatiseren en menselijk wilt houden.
Gebruik de laatste dertig minuten om één experiment te kiezen. Spreek af wie verantwoordelijk is, wat je gaat meten en wanneer je de resultaten bespreekt.
Meer hoeft het voorlopig niet te zijn.
En nu jij, manager
Als je je team vraagt hun werk opnieuw te ontwerpen, moet je bereid zijn hetzelfde te doen. Dat vraagt om loslaten, vertrouwen en vooral lef. Dus, lieve manager, stel jezelf bij het maken van je jaarplan voor 2027 één vraag: als ik mijn team vandaag opnieuw mocht organiseren, met alles wat we inmiddels weten over AI, zou ik het dan nog op dezelfde manier doen?
- Kim Pot is spreker op ons Jaarcongres Teamcoaching. Schrijf je nu in >>>
Beluister de Boom Management Podcast met Kim Pot
Bron: Werk hand in hand met AI
Door: Kim Pot
