Standaardisatie is een belangrijk principe in de Lean-organisatie. Dat geldt voor operationale werkzaamheden in productie, maar evengoed ook op kantoor, voor administratieve taken. Standaardisatie moet ook worden
toegepast op leiderschapsactiviteiten en -taken.
In het algemeen houden de meeste managers wel van standaardisatie als het gaat om de operationele werkzaamheden van medewerkers, maar niet zozeer van het standaardiseren van hun eigen taken. Toch is er geen enkele reden om de taken van het management niet tegen het licht te houden en te kijken wat en hoe leidinggeven het beste gedaan kan worden, dit te standaardiseren en daarvoor checklisten te ontwikkelen om tenminste voor jezelf bij te houden of de taken zijn uitgevoerd.
Gewenst leiderschapsgedrag
Gestandaardiseerd leiderschap (leader standard work) dwingt in ieder geval om het gewenste leiderschapsgedrag te definiëren en te operationaliseren: wat betekent Lean leiderschap? Wat doe je dan, wanneer en op welke momenten? En hoe doe je dat dan? Als van medewerkers wordt verwacht dat ze creativiteit aanwenden binnen bepaalde kaders onder het mom van ‘vrijheid in gebondenheid’ en we daar toe best-practices vastleggen in standard operating procedures, dan kan dat evengoed worden gedaan voor het management.
Hoewel Lean leiderschap een aantal taken en activiteiten kent die beschreven en gestandaardiseerd kunnen worden middels value stream mapping, worden de ‘normale’ leiderschapstaken van gestandaardiseerd leiderschap beschreven in een speciaal daarvoor bestemde lijst (de leader standard work sheet). Standaard-leiderschapstaken zijn updaten, visualiseren en bespreken van prestatierapportages, het voorzitten of bijwonen van overlegbijeenkomsten, het coachen en trainen van medewerkers.
80% taken gestandariseerd
In het algemeen blijkt dat 80% van de taken van een Lean-productieteamleider gestandaardiseerd kan worden. Het gaat hierbij om taken die eens of meerdere keren per dag worden uitgevoerd, zoals:
Eens per dag
- Het evalueren en eventueel aanpassen van het werkplan voor operators voor de huidige dag.
- Het leiden of begeleiden van de dagstartbijeenkomst.
- Het monitoren van de productie-opstart.
- Het bijwonen van een ‘board’-meeting van het operationeel management met collega-teamleiders en de groepsleider.
- Het updaten van grafieken.
- Het opstellen van het werkplan voor operators voor de volgende dag.
Meerdere keren per dag
- Het uitvoeren van gemba-walks binnen het team (de werkcel).
- Het observeren van het standaardwerk bij elk werkstation.
- Het monitoren van start-stop-tijden.
- Het trainen van operators waar nodig.
De groepsleider of afdelingsmanager (dat wil zeggen middelmanager) die een aantal teamleiders aanstuurt heeft soortgelijke gestandaardiseerde taken. Deze maken circa 50% van zijn totale werk uit, waaronder gemba-
walks op de afdeling, het leiden van dagelijks overleg met teamleiders en het opstellen van het dienstplan voor de volgende dag.
Hetzelfde geldt weer voor zijn leidinggevende. Leader standard work wordt van beneden naar boven gelaagd: van operator naar directeur. Dit leidt tot een voorspelbaar, repeterend gedragspatroon van het management, waarmee de Lean leiderschapsprincipes in de praktijk worden nageleefd en geborgd.
Bron: Lean leiderschap
Door: Marcel van Assen
