Bij Lean ligt de focus op het elimineren van verspillingen. In een productieomgeving worden soms andere Lean instrumenten gebruikt, dan in de publieke sector. De ‘verspillingswandeling’ is een soort ‘brainstorm by walking around‘. Medewerkers kijken naar de verspillingen binnen de processen waar ze zelf in werkzaam zijn of die binnen de afdeling waar ze deel van uitmaken worden uitgevoerd. We kijken hier naar een verspillingswandeling bij een organisatie in de gehandicaptenzorg.
7 verspillingen volgens lean
De Lean filosofie onderscheidt zeven verschillende verspillingen:
1. transport
Het onnodig verplaatsen van materiaal of informatie. Dit kost tijd en energie en brengt bovendien risico’s mee omdat materialen en informatie zoek kunnen raken of beschadigd kunnen raken;
2. voorraden
Materiaal dat op voorraad ligt en niet direct nodig is voor de klant. Voorraadvorming kan overal in het proces voorkomen; ook een ongebruikte werkruimte kan als voorraad worden gezien. Voorraad kost over het algemeen geld terwijl het veelal niets oplevert;
3. beweging
Overbodige bewegingen komen voor bij mens en machine. Als bijvoorbeeld de werkplek niet logisch is ingericht, moet er veel meer heen en weer worden gelopen dan strikt genomen nodig is. Onnodige bewegingen kosten net als transport extra tijd en energie;
4. wachttijd
Wanneer een proces niet goed doorstroomt, kan dit leiden tot wachtende producten, medewerkers, klanten of informatie. Tijdens het wachten wordt er geen waarde toegevoegd en kan er zelfs waardevermindering optreden;
5. overproductie
Bij overproductie worden meer producten gemaakt dan waar de klant om heeft gevraagd. Dit leidt tot onnodig afval of tot voorraadvorming;
6. overbodige processtappen/activiteiten
Door een gebrekkige procesinrichting kunnen er activiteiten plaatsvinden die niet nodig zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het onnodig opvragen van informatie omdat iemand niet weet dat de benodigde informatie al voorhanden is;
7. defecten
Het product of de dienst voldoet niet aan de specificaties of aan de verwachtingen van de klant. Dit kan onder andere leiden tot herstelwerkzaamheden, extra kosten voor bijvoorbeeld klachtafhandeling of zelfs tot verlies van klanten.
8: talent
Later is aan deze opsomming nog een extra verspilling toegevoegd, namelijk talent. Wanneer er niets wordt gedaan met de ideeën van medewerkers of wanneer medewerkers niet in de voor hen juiste functie werken, kan dit leiden tot demotivatie; hun talenten worden ‘verspild’. Daarom wordt tegenwoordig binnen Lean gesproken over de ‘7+1 verspillingen’.
Het ‘verborgen kantoor’
De genoemde 7+1 verspillingen zijn in alle processen in meerdere of mindere mate terug te vinden. Vaak zijn ze onderdeel van de routine geworden en ziet de organisatie ze niet meer als verspillingen. De output van een proces kan een goed product of goede dienst zijn, maar dat sluit niet uit dat er in het proces van totstandkoming veel verspillingen aan de (op)levering vooraf zijn gegaan. We noemen dit soort niet onderkende verspillingen het ‘verborgen kantoor’.
Voorbeeld uit de praktijk van een gehandicaptenzorgorganisatie
In de tabel zijn de verspillingen weergegeven uit de praktijk van een organisatie in de gehandicaptenzorg. Deze verspillingen moeten steeds opnieuw worden opgespoord en geëlimineerd. Een hulpmiddel daarbij is de verspillingswandeling.
Hoe werkt de verspillingswandeling?
Medewerkers nemen de tijd om het proces (of de processen) op hun afdeling of in hun organisatie ‘langs te lopen’. Daarbij kijken ze met een ‘Lean bril’ naar wat ze tegenkomen (een voorbeeld van een wandeling is weergegeven in onderstaande figuur). De medewerkers leggen elke waargenomen verspilling visueel vast of beschrijven deze.
Een verspillingswandeling, zeker als deze door medewerkers die relatief nieuw zijn wordt uitgevoerd, levert vrijwel altijd nieuwe inzichten op en leidt tot concrete suggesties waarmee het werk kan worden vereenvoudigd. Nadat de verspillingen zijn geïdentificeerd, worden deze besproken met alle betrokkenen. Vervolgens wordt een prioritering aangebracht in de door te voeren verbeteracties.
Overlap in verspillingen
Verspillingen staan zelden op zichzelf. Vaak leidt de ene verspilling tot de andere. Het aanhouden van een voorraad kan een verspilling op zich zijn, maar deze leidt in veel gevallen ook tot transport ervan. De voorraad kan het gevolg zijn van overproductie. Er is te veel geproduceerd, terwijl de klant daar niet om heeft gevraagd. Defecte producten zullen hersteld moeten worden en kunnen zorgen voor extra processtappen.
De ene verspilling heeft daardoor bijna altijd overlap met een of meer andere verspillingen.
Bron: Daniel Niezink, Manon Diepenmaat, Paul van Tiel en Erik Ruijters, auteurs van Lean: van hype naar verbetercultuur
