Welke factoren beïnvloeden een proces en wie heeft er allemaal iets mee van doen? Als je dat in kaart gaat brengen, zul je opkijken van wat er allemaal rondom een proces geregeld moet worden om het goed te laten verlopen. En dat proces kun je goed beschrijven met SIPOC.
Wat brengt een SIPOC in kaart?
Een SIPOC brengt in kaart wie wat levert aan het proces, wat geleverd wordt, wat het proces oplevert en aan wie.
- Supplier (leverancier): wie levert er iets?
- Input (invoer): wat wordt er aangeleverd?
- Process (proces): het proces (van begin tot eind als één black box)
- Output (uitvoer): wat komt er uit het proces?
- Customer (klant): aan wie wordt dat geleverd?
Dit is weergegeven in een standaardschema (figuur 1).
Alles wat noodzakelijk is
Aan de leveranciers- en invoerkant gaat het om alle zaken die in het proces noodzakelijk zijn en worden gebruikt en verbruikt. Dus zowel wat er moet worden bewerkt (materiaal, informatie), als wat er nodig is om dat te bewerken (informatie, gereedschappen, goed werkende machines/software, kennis en vaardig heid).
Aan de uitvoerkant staat alles wat het proces uitkomt, dus ook afvalstoffen, rapportages en dergelijke. De zaken die standaard in het proces ter beschikking staan, worden niet meegenomen. Dus niet de machine of softwareleverancier, maar wel degene die de machines en software met kennis en ervaring operationeel houdt. Hulpmiddelen die gekozen kunnen worden en het proces worden ‘binnengebracht’ wel, omdat de keuze invloed kan hebben op de procesprestatie.
SIPOC: alleen de eerstelijnsleveranciers en klanten
In een SIPOC worden alleen de eerstelijnsleveranciers en klanten vernoemd. Waarschijnlijk zijn er verderop in de lijn meer stakeholders, maar deze komen niet in beeld bij de SIPOC. Daar moet wel rekening mee worden gehouden bij het bepalen van de uitvoer.
Het is niet gebruikelijk in een SIPOC ook de (kwaliteits)eigenschappen en/ of de specificaties weer te geven. Soms wordt daar wel over gesproken (SIRPORC, R voor Requirements), maar een procesmap is daarvoor beter geschikt.
Stel, je wilt pannenkoeken bakken voor een kinderfeestje. Als we ervan uit gaan dat het pannenkoekenbakproces bestaat uit mixen, bakken, warm houden en opdienen (grondstoffen zijn aangeleverd), dan kan de SIPOC er uitzien als in figuur 1.
SIPOC en Lean Six Sigma
Een SIPOC maken is een groepsactiviteit waaraan alle belanghebbenden in het proces iets kunnen bijdragen. Ze kunnen hiermee hun inzicht vergroten omtrent de dynamiek van het proces en hun eigen rol daarin.
Het SIPOC-schema is een standaard binnen Lean Six Sigma. Het gaat vooral om het verwerven van het inzicht dat er heel veel factoren zijn die invloed hebben op het goed (kunnen) functioneren van het proces.
Voor een kwalitatief goede uitkomst van het proces moet alles kloppen. En dat is soms heel veel. Genoeg te managen voor de kwaliteitsmanager!
Bron: Het Instrument, Arend Oosterhoorn, Sigma 6, 2014
