Een belangrijke voorwaarde voor het slagen van een procesontwerp is dat dit voor elk van de betrokken partijen aantrekkelijk is: […]
Een belangrijke voorwaarde voor het slagen van een procesontwerp is dat dit voor elk van de betrokken partijen aantrekkelijk is: zij moeten ervan overtuigd zijn dat het ontwerp hun een eerlijke kans biedt om de besluitvorming te beïnvloeden en dat hun core values niet door het ontwerp worden aangetast.
Nu zal het – zeker wanneer de belangentegenstellingen tussen partijen groot zijn – moeilijk zijn voor een van de partijen (of voor een onafhankelijke derde) om eenzijdig een aantrekkelijk procesontwerp op te stellen. De conclusie laat zich raden: een aantrekkelijk procesontwerp, waar alle betrokken partijen mede-eigenaar van zijn, kan alleen ontstaan als deze partijen de vormgeving van dit ontwerp mede kunnen beïnvloeden. Anders geformuleerd: ook het procesontwerp is het resultaat van een proces.
Is onderhandelen efficiënt?
Het onderhandelen over een procesontwerp lijkt op het eerste gezicht inefficiënt, zeker voor een initiatiefnemer die oorspronkelijk van mening was dat hij een inhoudelijke verandering eenzijdig kan doorvoeren. Ga maar na.
Deze initiatiefnemer (1) begint met een inhoudelijk initiatief, moet accepteren dat hij afhankelijk is van anderen en met deze anderen in (2) een proces van overleg en onderhandeling moet treden. Vervolgens blijkt dat (3) zelfs ook over de spelregels in het procesontwerp moet worden onderhandeld. Dat staat ver af van het oorspronkelijke idee om een inhoudelijk initiatief door te voeren: van inhoud naar een proces om procesafspraken te maken.
Nu past hierbij meteen een kanttekening: het maken van een procesontwerp kan een tijdrovend en omvangrijk onderhandelingsspel zijn – bijvoorbeeld bij vredesbesprekingen, waar we onderhandelingen over de te volgen procesgang kennen – en het kan een meer impliciete activiteit zijn – denk aan de manager die, voorafgaand aan een verandering, overlegt met zijn stakehoAlles over stakeholders, stakeholdermanagement en de stakeholdertheorielders over een beperkte set procesafspraken: wie wordt wanneer en op welke manier betrokken bij de besluitvorming? Het principe is echter hetzelfde: procesafspraken zijn het resultaat van een proces. Wat zijn de positieve effecten hiervan?
Procesafspraken gezamelijk product
Procesafspraken hebben uiteraard meer kans op succes wanneer zij een gezamenlijk product van de betrokken partijen zijn. Is dit niet het geval, dan is het voor een partij relatief eenvoudig om zich tijdens de inhoudelijke onderhandelingen van de procesafspraken te distantiëren wanneer ze van mening is dat deze procesafspraken een van de andere partijen bevoordelen.
Onderhandelingen over processen betekenen dat partijen kunnen leren over elkaar: over de belangen die zij hebben, de gevoeligheden, de core values, de oplossingsruimte, enzovoort. Zou dit leerproces nog plaatsvinden tijdens de inhoudelijke onderhandelingen, dan zou dit deze onderhandelingen sterk kunnen verstoren. Onderhandelingen over procesafspraken hebben dus als voordeel dat dit leerproces kan plaatsvinden tijdens de procedurele onderhandelingen, zonder dat er een dergelijke verstoring optreedt.
Inhoud voorop
Onderhandelen over een procesontwerp betekent vaak dat de inhoudelijke onderhandelingen ook al zijn begonnen. De voorstellen voor procesafspraken die partijen doen, zijn immers vaak ingegeven door de inhoudelijke onderwerpen die zij aan de orde willen stellen. Ook hier geldt dat deze inhoudelijke kwesties aan de orde komen, echter zonder dat het voor partijen noodzakelijk is om daadwerkelijk inhoudelijke afspraken te maken. Hierdoor kunnen zij leren over de inhoudelijke agenda van de onderhandelingen.
Partijen leren ook over de noodzaak om tot procesafspraken te komen. Wanneer zij tijdens de procedurele onderhandelingen merken dat de belangen tussen de partijen sterk verschillen, dat overeenstemming niet vanzelfsprekend is en dat de relatie tussen partijen conflictgenererend is, neemt de kans toe op een internalisering van de procesafspraken en op acceptatie van het idee dat iedere partij de procesafspraken moet respecteren. Ook dit is belangrijk omdat in de fase van inhoudelijke onderhandelingen (wanneer er dus een reeks procesafspraken is), de verleiding groot kan zijn voor een partij om procesafspraken te negeren op het moment dat dat haar inhoudelijk beter uitkomt.
Bron: Procesmanagement
