Om een omgevingsproces goed te kunnen inrichten is een gedegen omgevingsanalyse nodig. In de canvassessie wordt hiermee een begin gemaakt. De kans is groot dat één sessie niet volstaat. Hoe beter de analyse gemaakt en uitgewerkt wordt, hoe zorgvuldiger het proces met de omgeving ingericht kan worden.
In dit artikel wordt aangegeven wat er tijdens een canvassessie gedaan kan worden aan het maken van een omgevingsanalyse.
Elementen van een omgevingsanalyse
De omgevingsanalyse valt uiteen in vier elementen:
- Binnen welke context moet een opgave tot stand komen?
- Welke issues zijn er te onderscheiden?
- Welke stakeholders zijn bij de opgave betrokken?
- Welke kansen biedt deze opgave?
Hierna worden deze vier elementen beschreven. Per element zijn er weer hulpvragen geformuleerd.
Context
De situatie en de omstandigheden waarbinnen de opgave tot stand moet komen.
De context voor de omgevingsanalyse kun je door verschillende brillen bekijken: de fysieke, emotionele, maatschappelijke, politieke en regulatorische bril. Niet bij iedere opgave levert iedere bril een scherper beeld op, maar het loont de moeite ze allemaal in ieder geval even op te zetten.
Hulpvragen bij de omgevingsanalyse
- Welke ervaringen zijn er in of met deze omgeving?
- Wat zijn de kenmerken van de omgeving?
- Zijn er specifieke (wetgevende) kaders waarmee rekening moet worden gehouden?
Brillen voor de omgevingsanalyse
Fysieke bril
Meer artikelen zoals deze?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief
Met de fysieke bril op wordt een denkbeeldige wandeling gemaakt door het gebied of de organisatie(s) waar de opgave gerealiseerd gaat worden. Als de fysieke context heel belangrijk is, is het natuurlijk nog beter om een echte wandeling ter plekke te maken. Op deze wijze worden bepaalde kenmerken zichtbaar. Je ziet en ervaart bijvoorbeeld dat er veel bijzondere natuur is, er veel kleine lokale ondernemers zijn, het een organisatie is waarin mensen op veel verschillende plekken werken, de woningen ingeklemd liggen tussen grote geluidsschermen. Noem maar op. Door de fysieke bril kijken zorgt voor bewustwording van de fysieke omgevingseigenschappen.
Maatschappelijke bril
Als er informatie is over sociale aspecten van de omgeving, is het goed hier vooraf kennis van te nemen. Wat is er bijvoorbeeld bekend over het opleidingsniveau, de culturele achtergrond, of economische situatie? Om hier een scherp beeld van te krijgen zet je de maatschappelijke bril op. Deze blik helpt om de omgeving meer in te kleuren. Zo kan blijken dat er in een gebied veel verschillende culturen zijn, of dat het een georganiseerde wijk betreft met een actieve buurtraad.
Emotionele bril
Veranderingen roepen doorgaans gevoelens op. Als je door de emotionele bril kijkt, bespreek je met elkaar wat de realisatie van de opgave in de omgeving kan losmaken. Heeft in de omgeving onlangs nog een soortgelijk project of programma plaatsgevonden? En hoe is daarop gereageerd? Zijn stakeholders hierbij betrokken geweest of juist niet? Leer de sentimenten van de omgeving kennen en respecteren. Elke omgeving heeft een eigen historie. Het is goed om je hiervan bewust te zijn.
Politieke bril
Het is belangrijk om zicht te krijgen op het politieke speelveld. Misschien ligt de realisering van een opgave wel gevoelig. Een moeizame relatie tussen college en raad in een gemeente kan bijvoorbeeld een rol spelen. Het is zinvol om altijd goed te kijken wanneer de eerstkomende verkiezingen zijn. Naderende verkiezingen kunnen de opvattingen van politiek verantwoordelijken verscherpen en daarmee invloed hebben op de opgave. Een politieke bril kan ook de dynamiek binnen een organisatie verklaren. Is er zicht op de verhoudingen of gangbare patronen? Welke volgorde moet gehanteerd worden om een besluit te bewerkstelligen?
Regulatorische bril
Regels, voorschriften of procedures voor besluitvorming zijn vaak een gegeven bij het tot stand brengen van een opgave. Denk bijvoorbeeld aan een omgevingsvergunning om iets te bouwen, financieringseisen voor woningbouw of grondposities voor nieuwe elektriciteitsnetten. De regels en verplichtingen kunnen consequenties hebben voor het omgevingsproces en de ruimte die er is om in een later stadium met stakeholders te zoeken naar oplossingen. Met de regulatorische bril op kun je op voorhand de belangrijkstevoorschriften in kaart brengen, zodat je er bij de uitwerking van de strategie rekening mee kunt houden. Je moet ook weten welke formele regels gelden om je geloofwaardigheid te kunnen behouden. Die kennis voorkomt namelijk dat er in gesprekken met stakeholders oplossingsrichtingen aan bod komen waarvan achteraf blijkt dat ze bij wet niet zijn toegestaan.
Issues bij de omgevingsanalyse
Onderwerpen die (mogelijk) discussie oproepen.
Dit element is een volgende stap in het binnenhalen van de buitenwereld. Dat gebeurt door die onderwerpen te benoemen waarvan de verwachting is dat er discussie over ontstaat, of waarover de discussie al volop gaande is. Deze onderwerpen noemen we issues. Gezamenlijk onderzoek je waar de echte pijnpunten zitten. In de canvassessie benoem je bij dit element de issues in concrete termen. Je benoemt bij elk issue een eigenaar en geeft de prioriteit aan. Het uitwerken van de issues en het zoeken naar oplossingen gebeurt later.
Er zijn vier belangrijke redenen om samen na te denken over welke issues er zijn.
Hulpvragen
- Wat zijn onderwerpen waarover stakeholders van mening (kunnen) verschillen?
- Waar gaat de discussie over bij deze onderwerpen?
- Wie is binnen de eigen organisatie de eigenaar van deze issues?
- Bij welke persoon of organisatie ligt de verantwoordelijkheid om deze issues op te lossen?
Reden 1: gezamenlijk een beeld vormen van wat mogelijk gaat spelen
Door gezamenlijk issues te benoemen vindt een inventarisatie en afweging plaats. Er kan direct verkend worden hoe anderen tegen de issues aankijken of hoe het eigen team of de organisatie zich ertoe verhoudt.
Reden 2: eigenaren benoemen
Het gaat voor een canvassessie te ver om alle issues een voor een uit te werken. Dat moet later gebeuren, bijvoorbeeld in aparte werksessies. Daarom is het van belang om een interne eigenaar aan te wijzen die verantwoordelijk wordt voor het betreffende issue en de uitwerking ervan. Doe dit expliciet. Stel bij elk issue de vraag: onder wiens verantwoordelijkheid valt dit? En nog concreter: wie gaat hiermee aan de slag?
Reden 3: tijdig de juiste stakeholders in het vizier krijgen
De issues helpen om op een andere manier naar de omgeving te kijken. Welke personen of groepen worden door het issue geraakt en zijn nodig om dit issue zorgvuldig te bespreken? Deze benadering brengt andere stakeholders in beeld dan een klassieke omgevingsscan met de usual suspects. Als partijen tijdig in beeld komen, kunnen ze tijdig worden opgezocht.
Reden 4: proactief onderwerpen benoemen bij stakeholders
Door de issues van de omgevingsanalyse te inventariseren vindt ook direct een gedeelte van de voorbereiding op het eerste gesprek met stakeholders plaats. Het geeft de initiatiefnemer de kans om direct de mogelijke pijnpunten bij de stakeholders te benoemen. Als dat in een vroeg stadium gebeurt, krijgen stakeholders ook de kans om erover na te denken of actie te ondernemen. Actief benoemen is een teken van begrip en inlevingsvermogen. Deze houding maakt de wens om gezamenlijk naar een oplossing te zoeken geloofwaardiger. Ze legt een fundament voor vertrouwen.
Omgevingsanalyse: Concreet formuleren helpt
Issues worden geregeld abstract geformuleerd. Met als risico dat niemand zich aangesproken voelt en het lastig wordt om te bepalen welke partijen nodig zijn om het issue op een goede manier gezamenlijk op te oplossen. Houd in de omgevinsganalyse als leidraad aan: Hoe concreter hoe beter. Prioriteren blijkt in de praktijk ook best lastig als er een canvas vol met geeltjes hangt, rijp en groen door elkaar. Zeker als het gaat om een opgave die langer duurt, is het raadzaam om je te concentreren op die issues die nu aandacht nodig hebben en die direct aangepakt kunnen worden.
Stakeholders
Mensen of groepen die direct of indirect belanghebbenden zijn bij een opgave. Een stakeholder kan beïnvloed worden door of invloed hebben op de opgave.
Bij het element Stakeholders wordt ingezoomd op de hoofdrolspelers in de omgeving. Betrokkenheid van stakeholders bij een opgave kan heel divers zijn. Denk aan de huurder van de flat die wordt verbouwd, de gebruiker van de OV-kaart die aangepast wordt of de natuurorganisatie die opkomt voor dassen in een gebied waar de weg verbreed wordt. Stakeholders hebben een belang dat gemoeid is met de opgave. Vandaar dat in de praktijk ook wel wordt gesproken over belanghebbenden. Simpel gezegd: het zijn de mensen in de omgeving met wie de initiatiefnemer rekening dient te houden bij de realisatie van zijn opgave.
De deelnemers aan de sessie kunnen zich in drie stappen een beeld vormen van wie de belangrijkste stakeholders zijn en wat relevant is* om over hen te weten.
Hulpvragen
- Welke stakeholders zijn direct of indirect betrokken bij de opgave en bij een of meer issues?
- Hoe kijken de stakeholders aan tegen de opgave of specifieke issues?
- Welke belangen hebben de stakeholders?
- Wat is bekend over beweegredenen of intenties van de stakeholders?
Stap 1: maak een overzicht van stakeholders
Om niemand over het hoofd te zien, bepaal je voor de belangrijkste issues welke stakeholders erdoor geraakt worden. Op wie heeft het issue betrekking en wie spelen er een rol bij het oplossen van het issue? Zo ontstaat een vollediger beeld van alle mensen en organisaties die bij de opgave betrokken zijn.
Stap 2: verzamel standpunten en onderliggende belangen van stakeholders
In de canvassessie is het goed direct te inventariseren wat je op dat moment al weet over stakeholders en over:
- hun standpunten ten aanzien van de opgave als geheel of bij specifieke issues;
- hun belangen en beweegredenen of intenties.
In een later stadium, na de canvassessie, kan over belangrijke stakeholders aanvullende informatie worden verzameld, bijvoorbeeld over de geschiedenis met deze stakeholder of de invloed die deze stakeholder heeft. Daarnaast is het nuttig om, zeker in het begin van een opgave, gesprekken met de belangrijke stakeholders specifiek voor te bereiden.
Stap 3: orden en prioriteer
Vaak zijn er veel verschillende stakeholders. Stel daarom prioriteiten. Concentreer je bijvoorbeeld eerst op de stakeholders die betrokken zijn bij het eerste belangrijke beslismoment (zie ook hoofdstuk 8 van het boek Canvas Omgevingsmanagement). Als het er te veel zijn, is het voor de canvassessie voldoende om het gesprek te beperken tot de belangrijkste spelers of doelgroepen. Clusteren kan ook helpen.
Kansen door de omgevingsanalyse
Mogelijkheden om waarde toe te voegen aan de opgave.
Een opgave realiseren biedt kansen om waarde toe te voegen voor stakeholders. Dat kan soms met betrekkelijk kleine inspanningen, maar soms moet de opgave behoorlijk aangepast worden voordat er meerwaarde kan ontstaan. Helaas krijgen de mogelijkheden tot waardevermeerdering in de praktijk vaak weinig aandacht. Een opgave mag, zeker als hij behoorlijk veel impact heeft, niet enkel en alleen de belangen dienen van de initiatiefnemer. Bij dit element wordt dan ook een begin gemaakt met het zoeken naar kansen voor mutual gains.Tijdens de canvassessie worden eventuele kansen gedefinieerd.
Inmiddels is er door de omgevingsanalyse een beeld ontstaan van de issues en de stakeholders.Deze informatie kan hier goed gebruikt worden. Op welke manier kan de opgave van waarde zijn voor stakeholders? Kansen zijn in dit geval mogelijke aspecten die onderdeel van de opgave kunnen worden (toevoegen) en die de opgave ook van belang maakt voor anderen en daarmee de gewenste beweging kan brengen bij stakeholders.
Hulpvragen
- Op welke manier kan onze opgave ook van waarde zijn voor anderen?
- Waar liggen de mogelijkheden om samen met stakeholders waarde aan de opgave toe te voegen?
- Op welke manier moet de opgave veranderen om er waarde voor stakeholders aan toe te voegen?
Vaak kijken stakeholders, om welke reden dan ook, erg verschillend naar een onderwerp. Iedereen kijkt immers vanuit zijn eigen perspectief. Zolang iedereen aan zijn eigen bestaande perspectief vasthoudt, zal een oplossing niet snel binnen bereik komen. Laat staan een oplossing die van waarde is voor iedereen. Het is nuttig om vanuit een heel andere invalshoek te kijken of andere onderwerpen erbij te betrekken, zodat er een nieuwe situatie ontstaat die betrokkenen wel kunnen waarderen. De taart vergroten.
Bij de canvassessie komen de eerste ideeën over waardetoevoeging ter sprake. De echte zoektocht naar waardecreatie gebeurt uiteraard met de stakeholders samen. Daar is creativiteit voor nodig en wederzijds vertrouwen, zeker in een situatie waarbij mensen en groepen tegenover elkaar staan en er sprake is van een patstelling. Door stakeholders bij de opgave te betrekken die nodig zijn om oplossingen realiseren, hen deelgenoot te maken en samen met hen nieuwe mogelijkheden te verkennen, wordt er gebouwd aan duurzame relaties. En dat alleen is al van grote waarde.
Bij dit element is het dus de uitdaging om te kijken welke belangen een stakeholder gediend ziet worden bij het realiseren van de opgave. Vaak kijken stakeholders, om welke reden dan ook, erg verschillend naar een onderwerp. Iedereen kijkt immers vanuit zijn eigen perspectief. Zolang iedereen aan zijn eigen bestaande perspectief vasthoudt, zal een oplossing niet snel binnen bereik komen. Laat staan een oplossing die van waarde is voor iedereen.
