Vergaderen en Het Nieuwe Werken. ‘Je weet wat je niet wilt, maar je weet niet wat je wel wilt.’ Zo vatte een deelnemer laatst de situatie rond haar overleggen samen.
Haar overleggen waren over het algemeen hopeloos, maar hoe bracht je daar nu verandering aan? Het signaleren van een ongewenste situatie is duidelijk wat anders het verbeteren daarvan.
Het onderwerp was overleggen, maar eigenlijk geldt deze opmerking voor elke verandering: nieuwe diensten, nieuwe producten, nieuw beleid, nieuw gedrag. En om al dit nieuws voor elkaar te krijgen slaan organisaties aan het – inderdaad – overleggen!
En als die overleggen gebeuren op een manier die we niet willen, op de ouderwetse manier, dan wordt het veranderen er niet makkelijker op. En dat is een understatement.
Andere werkvormen (dan zittend om een tafel) en een andere structuur van je overleggen helpen daarbij. Maar minstens zo essentieel is een voorzitter die het anders aanpakt, die helpt de deelnemers te ontdekken wat ze wel willen. Zodat deelnemers niet alleen verzuchten: ‘we weten wat we niet willen’ maar daar aan toevoegen: ‘en we hebben nu ideeën en acties geformuleerd over wat we wel zouden willen.’ De Nieuwe Voorzitter dus!
Hieronder 5 kenmerken waaraan je De Nieuwe Voorzitter herkent:
- Proces: De Nieuwe Voorzitter stuurt op proces in plaats van op inhoud. Hij of zij weet dat de deelnemers als groep in staat zijn om betere oplossingen en besluiten te bedenken dan hij/zijzelf. Bovendien, als deelnemers het zelf bedenken wordt het ook beter gedragen en uitgevoerd. Dat zijn twee vliegen in één klap.
- Betrokkenheid: De Nieuwe Voorzitter zorgt ervoor dat iedereen gehoord wordt en deelneemt. Hij zendt niet, maar luistert en vat af en toe samen. Met gastvrijheid, nieuwe werkvormen en heel veel, heel veel vragen zorgt hij of zij ervoor dat iedereen betrokken is. En vooral ook blijft!
- Vertrouwen: De Nieuwe Voorzitter zorgt voor vertrouwen. Hij/zij laat de deelnemers ervaren dat ondanks de verschillen, de hiërarchieën, de standpunten elke bijdrage iets toevoegt. Want een zogenaamde ‘slechte’ bijdrage kan een fantastisch idee triggeren of achteraf juist de sleutel voor de oplossing van een probleem zijn geweest. De Nieuwe voorzitter oordeelt dus in ieder geval nooit over de kwaliteit van een opmerking.
- Verbinding: De Nieuwe Voorzitter zoekt actief naar verbindingen. Ook hier geldt: vragen, vragen, vragen. ‘Wie zou jou hierbij kunnen helpen?’ of ‘Lopen anderen hier ook tegenaan?’ Uiteindelijk gaat het erom dat de samenwerking binnen het team versterkt wordt, zodat ze eigenstandig de problemen op kunnen lossen. Scheelt je later vermoedelijk een paar overleggen.
- Resultaat: De Nieuwe Voorzitter weet waarom we bij elkaar zitten en dat het draait om concrete resultaten. Dat laatste is immers het wezen van het overleg: zorgen dat als je de ruimte uitstapt er stappen worden gezet. Hij of zij herinnert de deelnemers aan het waarom (‘hoe draagt deze discussie bij aan ons doel?’) en maakt afspraken helder.
Maak vergaderen leuk bij Het Nieuwe Werken. Dus leg jezelf of jouw voorzitter eens langs deze lat en bekijk eens in hoeverre jij of jouw voorzitter bijdraagt aan een overleg dat de verandering ondersteunt of zelfs stimuleert.
En? In hoeverre ben jij of is jouw voorzitter een Nieuwe Voorzitter?
