Gestandaardiseerde processen verbeteren de efficiency, besparen tijd en minimaliseren fouten. Dat is voor kwaliteitsmanagers gesneden koek. Maar er zijn altijd variaties. Hoe manage je deze zo goed mogelijk?
Door globalisering en technologische ontwikkelingen zijn organisaties altijd bezig met zichzelf opnieuw uitvinden. Door e-commerce kunnen zelfs de kleinste bedrijven nu wereldwijd zaken doen. Dit betekent wel dat ze te maken krijgen met een hele reeks variabelen die niet samengaan met processtandaardisatie. Het kan gaan om kenmerken die in bepaalde landen vereist worden, specifieke klantkenmerken of andere wet- en regelgeving.
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, doen organisaties er goed aan om de variaties die verschillen van hun kernprocessen vast te leggen. Dit zijn aanpassingen van de standaardprocessen die rekening houden met relevante variabelen, terwijl ze toch dezelfde uitkomst nastreven. Een Amerikaans bedrijf bijvoorbeeld dat voedselproducten produceert voor binnenlands gebruik en voor export naar Canada, heeft een standaardproces nodig dat de gebruikelijke gewichtseenheid voor de VS gebruikt, en een procesvariant die het metrische systeem gebruikt als een gewichtseenheid voor Canada.
Niets meer missen?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief
Vermijd deze drie valkuilen
Deze drie methoden leiden niet tot de efficiëntie, productiviteit en zichtbaarheid die organisaties willen bereiken met processtandaardisatie:
- Creëer geen hoogwaardige standaard processen die niet functioneel zijn als praktische richtlijnen. Nieuw opgerichte bedrijven vallen nog wel eens in deze valkuil.
- Creëer geen mega-processen. Deze zien we vaak ontstaan tijdens veranderingsinitiatieven en in technische teams. Er is nauwgezette, gedetailleerde documentatie van elke mogelijke procesvariatie. Vanwege de complexiteit van de documentatie mislukt dit systeem vaak.
- Creëer geen individuele procesvarianten. In meer volwassen organisaties staat het management deze benadering vaak toe, wat leidt tot silo-processen en procesgroei. Het belemmert veranderingsprocessen en de organisatie en compliceert de administratie.
7 stappen om procesvariaties effectief te managen
Het is zeker mogelijk om variaties te verwerken buiten de kernprocessen om. Hier zijn zeven stappen om in gedachten te houden:
- Maak een globaal standaard proces als basis voor alle variaties: met een gecentraliseerd bestuursteam dat bestaat uit wereldwijde proceseigenaren, kunnen wereldwijde processen gebruikt worden als benchmarks waartegen de variaties kunnen worden gemeten.
- Breng waar nodig lokale variaties aan: lokale procesvarianten kunnen worden gemaakt door deskundigen die ervoor moeten zorgen dat hun verschillen worden benadrukt in vergelijking met de standaardprocessen.
- Zorg ervoor dat alle procesvarianten zichtbaar zijn: alle variaties op elk proces moeten zorgvuldig worden beoordeeld en vergeleken met standaardprocessen.
- Zorg ervoor dat teams eenvoudig toegang hebben tot de relevante variaties: maak gebruik van een platform dat teams automatisch toeleidt naar die procesvarianten die van toepassing zijn op hun bedrijfseenheid, locatie of ander kenmerk. Ok maak een lijst van waaruit ze de relevante varianten kunnen selecteren.
- Houd eigenaren op de hoogte van procesvariaties of wijzigingen in de standaard processen: ze kunnen de wijzigingen bekijken en in hun specifieke variaties opnemen of hun variaties ongewijzigd laten.
- Implementeer wereldwijde rapportage: proceseigenaren die wereldwijd werken, kunnen wijzigingen beoordelen en vervolgens afwijzen of goedkeuren.
- Verzamel en analyseer kosten- en tijdgegevens: met deze informatie kan de effectiviteit van procesvariaties vergeleken worden met de standaardprocessen om zo hun efficiëntie te bepalen.
Robuust systeem voor procesvariaties
Met de hulp van een robuust systeem is het mogelijk om procesvariaties goed te managen. Op een gecentraliseerd procesmanagementplatform kunnen standaardprocessen worden opgeslagen. Vanaf het platform kunnen variaties worden gemaakt. Automatische routepunten kunnen gebruikers wijzen naar procesvarianten die voor hen het meest relevant zijn.
Met tracking-, vergelijkings- en rapportagemogelijkheden kunnen kosten en tijd gemeten worden die gekoppeld zijn aan procesvarianten. Dit geeft besluitvormers een goed inzicht in waar verbeteringen mogelijk zijn en waar men verspilling kan voorkomen.
Terwijl organisaties zich voortbewegen langs de snelweg van verandering en globalisering, worden de tekortkomingen van het schilderen van alle processen met dezelfde penseel heel snel heel duidelijk. Door te anticiperen op en voorbereid te zijn op procesvariaties, kunnen bedrijfsteams voldoen aan de operationele eisen en de verwachtingen overtreffen.
