Stakeholder Management suggereert dat je de stakeholders zou kunnen managen. In de praktijk besef je dat stakeholders zich helemaal niet laten managen. Daarom kun je wellicht beter spreken van Stakeholder Engagement. Engagement betekent in dit geval letterlijk het betrekken en enthousiasmeren van de stakeholders.
Dilemma’s uit de praktijk Het startsein voor je nieuwe opdracht is gegeven. Het is een belangrijk project met een grote impact. Tijdens het eerste overleg geeft jouw opdrachtgever aan dat de omgeving erg complex is. Verschillende meningen, belangen, machtsposities en persoonlijkheden. In de opstartfase maak je een stakeholderanalyse die inzicht geeft wie de belanghebbenden zijn en welke verschillende belangen en invloeden in de omgeving van het project spelen. Hiermee ga je, zo is het plan, de stakeholders managen om het project in goede banen te leiden. In de uitvoering kom je er echter al snel achter dat stakeholders zich niet laten managen. Stakeholders behoren meestal niet formeel of hiërarchisch tot de beïnvloedingssfeer van het project. En vaak zijn er ook nog (deels of ogenschijnlijk) tegenstrijdige belangen in het spel. Het is de vraag hoe productief het is om met alle stakeholders in gesprek te gaan over elk onderwerp of te nemen besluit. Dat wil niet zeggen dat stakeholders met een ander belang het project automatisch tegenwerken. Het is alleen een illusie om te denken dat je ze kunt ‘managen’ ten behoeve van het project. Dit leidt tot de vraag hoe effectief je kunt zijn in het betrekken van de verschillende stakeholders en het dilemma voor jouw tijdbesteding als projectmanager. Uiteraard zorg je dat je goed op de hoogte bent van de ontwikkelingen in en rond het project. Maar er speelt meer dan je kan overzien. Actuele gebeurtenissen beïnvloeden de koers van stakeholders, hun emotie en hun gedrag. En dat kan voor onaangename verrassingen zorgen met een negatieve impact op de projectdoelstellingen. Dit zorgt voor hoofdbrekens over de wijze van benaderen van de stakeholders. Het wordt daarmee een afweging en inschatting van noodzaak of verspilde moeite en van oppervlakkig of intensief betrekken van stakeholders. Deze dilemma’s maken duidelijk dat het managen van stakeholders niet altijd effectief of efficiënt zal zijn. Toch is de stakeholderanalyse, met de rationele invalshoek en zelfs als momentopname, van grote waarde. De analyse van en omgang met stakeholders zijn noodzakelijke onderdelen van de projectbeheersing en het risicomanagement. De wijze waarop je met deze dilemma’s omgaat bepaalt het succes in het stakeholderspeelveld en de uiteindelijke projectdoelstellingen. En dat is de stap naar Stakeholder Engagement. Van Stakeholder Management naar Stakeholder Engagement De mate van betrokkenheid van de key stakeholders in je project heeft invloed op het projectsucces. Het grote verschil tussen Stakeholder Management en Stakeholder Engagement is wederkerigheid en evenwicht. Waarbij Stakeholder Management de nadruk ligt op eenrichtingsverkeer, een nuttig instrument om projectrisico’s te beperken, richt Stakeholder Engagement zich veel meer op het gezamenlijke doel. Diversiteit onder diverse stakeholders wordt juist als pluspunt beschouwd, als een generator van nieuwe inzichten. De kunst is om dit in het voordeel van het project in te zetten. Door: Astrid Huigen, Gedion Evers, Steven Schippers, zij werken alledrie voor Bisnez Management en houden zich bezig met projectmanagement en verandertrajecten.
