Heb je een hoge werkdruk? Gooi je schroom overboord en ga je prioriteiten stellen op basis van echte belangen.
Als je werkdruk hoog is, bepaal je vaak op korte termijn je prioriteiten. Je hebt je werk zo gepland dat het allemaal net past, maar het blijkt toch niet te kunnen. Dus maak je keuzes. Je doet wat af moet. Je doet niet wat echt niet meer lukt, in de hoop dat het geen schade oplevert. En van de rest doe je nog net dat beetje, dat de ander tevreden houdt. Het is niet anders, zo werkt het nu eenmaal, is de gedachte hier vaak bij.
Werk onder druk
Altijd maar keuzes maken op het laatste moment, zet je werk continu onder druk. Het gaat ten koste van kwaliteit, productiviteit, resultaat en werkplezier. Je bent gestrest, minder productief en het stopt je passie voor je werk in de doofpot. Je hebt immers nooit de tijd om iets echt goed te doen, je wordt afgeleid door alles ‘dat ook nog moet’, je maakt sneller fouten en bent dan vervolgens des te drukker om deze fouten te herstellen. Je hebt geen tijd voor prioriteiten stellen en om rustig na te denken hoe je iets zult aanpakken, iets wat de kwaliteit en de productiviteit zeer ten goede zou komen.
Prioriteiten op de korte termijn zeggen weinig over het belang in het grotere geheel. Dus is de kans groot dat keuzes maken in het moment niet zoveel oplevert. Als je het zo bekijkt heeft het eigenlijk geen voordelen. Maar waarom doen we het dan? Of beter gezegd, waarom doen we het niet anders?
Een paar redenen waarom we op deze manier prioriteiten stellen:
- Je hebt het idee dat het over een paar weken weer rustiger is. Nog even doortrekken, dan komt het goed. Dit is een goede manier om jezelf voor de gek te houden. Kijk maar eens terug naar de afgelopen maanden. Is het ooit rustiger geweest?
- Je hebt het idee dat je er toch geen invloed op hebt. Anderen bepalen de prioriteiten, jij bent slechts een radertje in het geheel. Niet bij machte om iets te veranderen.
- Maar bovenal: ergens ver onder de oppervlakte is het te spannend om het anders te doen. Dan kun je niet meer meelopen, dan moet je je hoofd boven het maaiveld uitsteken en zeggen waar je voor staat. Dan kun je afgerekend worden op je resultaten en je fouten. Het is veel veiliger om te blijven rennen en dat als excuus te hebben als het niet lukt.
Blijf niet rommelen
Goede keuzes maken doe je niet door te blijven rommelen in de marge. Het is zaak om te gaan staan voor wat je waard bent en prioriteiten te stellen voor de zaken die werkelijk van belang zijn. Je bent geen aangeklede robot en je doet jezelf geweld aan als je zo met jezelf omgaat. Je kunt het ook niet alleen op lossen, je hebt anderen in je omgeving erbij nodig. Dat maakt het wel extra spannend.
Betrek de mensen die belangrijk zijn bij het keuzes maken. Ga met elkaar het gesprek aan en brainstorm over de belangrijkste prioriteiten waar jullie tijd aan moeten en willen besteden. Ik ben een groot voorstander van ‘het experiment‘, wat betekent dat je op voorhand geen consequenties verbind aan deze sessie(s). Je gaat het met elkaar aan om te kijken wat het op kan leveren aan waardevolle keuzes die er écht toe doen. Hierdoor kun je in alle vrijheid experimenteren en onderzoeken hoe het eruit zou kunnen zien. Pas aan het einde, beslis je of je iets aanpast en welke keuzes je maakt.
Prioriteiten stellen: de vragen
Beantwoord deze vragen met elkaar:
- Welk werk draagt bij aan de belangen van het bedrijf, je afdeling of je team? Welk werk minder? Wat zijn de grootste belangen?
- Welke doelen kun je koppelen aan deze belangen? Zijn het er veel? KIES! Welke zijn het belangrijkst? Heb het lef om dingen te laten vallen of op z’n minst verder weg te zetten in de tijd.
- Welke resultaten moet je halen om de doelen te bereiken? Hier wordt het concreet. Hier komt de expertise van de professionals in beeld. Van welke oplossingen word je warm en waar ga je graag voor aan het werk?
- En welke taken moeten hiervoor worden uitgevoerd? Wees creatief en innovatief. Denk buiten gebaande paden. Kijk naar individuele kwaliteiten, maak projectgroepen of bedenk andere inspirerende vormen waarin jullie graag aan het werk gaan.
Door te kijken vanuit deze zogenaamde takenhiërarchie, wordt duidelijk welke prioriteiten de aandacht verdienen, en hoe deze met de energie van de groep gehaald kunnen worden. Als je niet meer dan 3 belangrijke focuspunten tegelijk oppakt, is er ook nog een kans dat je de resultaten en de doelen haalt. Prioriteiten stellen dus.
Bron en meer informatie: Callista Roelofs, De Waanbrekers.
Boekentips:
