“Je komt als leidinggevende uit het zoveelste overleg. Je hebt veel mensen aan het woord gelaten, maar achteraf bekruipt je het gevoel: had ik niet iets doortastender moeten handelen? Wat hebben we nu eigenlijk besloten? De belangrijkste topics zijn door geschoven naar volgende week…”
“Of ben jij in dit overlegvoorbeeld niet de manager, maar het teamlid? En vind jij dat jouw leidinggevende juist zo resultaatgedreven is dat hij amper ruimte biedt om mee te denken? Hij zegt dat hij ruimte laat en ieders ideeën wil horen, maar zo voelt het niet. Aan alles merk je dat hij zijn oplossing al op zak heeft bij het begin van het overleg.”
De paradox tussen betrokkenheid en resultaatgerichtheid
Geef jij iedere betrokkene een stem in de besluitvorming? Of ligt je focus meer op snel resultaat boeken? Wanneer je met een groep tot een besluit wil komen, lijken resultaatgerichtheid en betrokkenheid niet samen te gaan. Wanneer je het met elkaar eens wilt worden, is de kans groot dat dit een tijdrovend proces wordt. Maar als je een besluit neemt zonder voldoende betrokkenheid van andere belanghebbenden, krijg je niet de samenwerking en inzet die je nodig hebt voor succesvolle implementatie en borging.
Wat is er voor nodig om gezamenlijke resultaten te boeken?
In het voorbeeld van de manager die iedereen aan het woord laat, is de resultaatgerichtheid ver te zoeken. In het voorbeeld van het teamlid die het gevoel heeft geen stem te hebben, ontbreekt de betrokkenheid. Decisions by Design is een besluitvormingsmethode die betrokkenheid en resultaatgerichtheid weet te combineren. Hierbij zijn 4 factoren van belang:
- Het proces is van belang
Als mensen het besluitvormingsproces vertrouwen en omarmen, is de kans groot dat zij het besluit vertrouwen en omarmen. Je teamleden weten welke route er is genomen die naar het besluit leidde: de groep heeft het probleem en de omstandigheden gekaderd, ze hebben aangegeven waar ze zich zorgen over maken, ze hebben doordachte overwegingen genomen en sommige ideeën zijn geparkeerd. Door aandacht te schenken aan de vorm van je besluitvorming, met duidelijke stappen die tot een resultaat leiden, geef je mensen vertrouwen.
- Het proces heeft een eigenaar nodig
De natuurlijke neiging van de meeste mensen is om in de inhoud te duiken zonder eerst een proces te ontwerpen. Het is daarom belangrijk dat iemand de touwtjes in handen neemt en expliciet naar alle betrokkenen communiceert over specifieke resultaten, stappen en rollen die kenmerkend zijn voor een betrouwbaar besluitvormingsproces.
- De invloed op het besluit is transparant
Er is weinig erger dan je energie investeren in het nemen van een groepsbesluit en vervolgens ontdekken dat de leidinggevende desondanks zelf een besluit neemt. Het is dus cruciaal om transparant te zijn over wie het definitieve besluit neemt. Zorgen de betrokkenen alleen voor input of feedback, nemen zij zelf het besluit of helpen zij tot overeenstemming te komen? Is de ultieme mandaathouder een individu, een baas, een kleine groep of een grote groep? Er is geen goed antwoord. Ongeacht de keuze is duidelijkheid kritisch. Wees eerlijk en kristalhelder.
- Betrek mensen voor hun deskundigheid of voor hun commitment
Selecteer zorgvuldig wie je bij de besluitvorming betrekt. Je moet alleen mensen in een keuze betrekken als je hun intelligentie of hun commitment nodig hebt. Hoewel mensen vaak in beide categorieën vallen, zijn degenen die alleen tot de eerste groep behoren deskundigen die je kunnen helpen een slimmer besluit te nemen. Je benut hun intelligentie, niet hun emoties. De tweede groep bestaat uit mensen wiens gedrag essentieel is om het besluit te ondersteunen en te implementeren. Ze moeten absoluut begrijpen wat, waarom en hoe hun commitment een verschil kan maken. Je moet van hun zowel de intelligentie als de emoties benutten.
De combinatie van resultaatgerichtheid en betrokkenheid verhoogt de productiviteit en empowerment
Wanneer mensen gewend zijn aan een eerlijk en transparant proces zullen meer en meer mensen bereid zijn om besluiten aan anderen over te verlaten en erop te vertrouwen dat ze worden betrokken wanneer dat nodig is. Dit is vooral het geval wanneer de hele organisatiecultuur op transparantie is gericht. Productiviteit en empowerment stijgen met transparantie en duidelijkheid over de besluitvorming. Gebruik deze tips om betrouwbare en transparante besluitvormingsprocessen te ontwikkelen, bijvoorbeeld bij de strategieformulering, het projectplan of een evaluatiegesprek.
[Geïnspireerd op Uncommon Clarity van Ann Latham]
Meer weten en leren?
In de training Decisions by Design gaan wij aan de slag met de vier stappen naar breed gedragen besluiten. Je krijgt in deze training technieken en tips aangeboden om besluitvorming zodanig vorm te geven dat een win-win situatie voor alle betrokkenen is gecreëerd. Zo bereik je commitment en boek je voortgang in het verandertraject!
Door: Marjolijn de Graaf, auteur van Decisions by Design >>>
