Meten is weten, wordt vaak gezegd. En juist in ketensamenwerking zijn het verbeteren van zorg en ondersteuning en het blijven leren belangrijk. Dit vereist inzicht in het huidige kwaliteitsniveau en zicht op de verbeterpunten. Indicatoren helpen dit in beeld te brengen, omdat hij een meetbaar element (een percentage of een getal bijvoorbeeld) biedt van zorgverlening, met een signalerende functie.
Soorten indicatoren
Er zijn verschillende soorten indicatoren: procesindicatoren, structuurindicatoren en uitkomstindicatoren. Indicatoren geven inzicht in hoe je er als samenwerkingsverband voor staat. Ze maken het mogelijk om eigen kwaliteit te spiegelen aan andere samenwerkingsverbanden. Vanuit deze inzichten kunnen gericht doelen gesteld worden voor verdere ontwikkeling van de keten. Indicatoren zijn geen doel op zichzelf, maar vooral zinvol als een instrument om te leren en te verbeteren. Voor samenwerkingsverbanden is het de uitdaging indicatoren te benoemen die iets zeggen over de samenwerking en de uitkomsten.
Indicatoren zijn geen doel op zichzelf, maar vooral zinvol als een instrument om te leren en te verbeteren.
Doel
Het doel is werken met indicatoren, zodat resultaten zichtbaar en meetbaar zijn en de kwaliteit gemonitord kan worden.
Niet alles is te vatten in getallen. Benut ook kwalitatieve methoden en verhalen.
Ketenzorg is complexe zorg; een indicatorenset is dan ook niet eenvoudig samen te stellen. Bedenk: niet alles is te vatten in getallen. Benut ook kwalitatieve methoden en verhalen.
Aanpak in 12 stappen
- Bepaal waarom je kwaliteit wilt meten en voor wie. Hiermee krijg je scherp wat het doel van het werken met indicatoren is en voor wie ze bedoeld zijn.
- Operationaliseer de doelen van je zorgketen: wat wil je precies bereiken? Zonder doelen zijn indicatoren richtingloos.
- Stel een werkgroep samen. Inventariseer welke landelijk geaccepteerde of breed gebruikte indicatoren je kunt gebruiken om gegevens op de gekozen indicatoren te verzamelen. In de afgelopen jaren zijn er verschillende indicatorensets ontwikkeld. Baken ze af en stel op basis van het gevondene een ‘groslijst’ samen van mogelijke indicatoren.
- Inventariseer welke gegevens al in je zorgketen verzameld worden, wie daarvoor verantwoordelijk is en wat ermee gedaan wordt. Daarmee heb je een overzicht van wat er al gemeten wordt en wat je zou willen meten, met daarbij de indicatoren.
- Toets of de betrokkenen vinden dat de indicatoren relevant zijn, prioriteit hebben, juist geformuleerd zijn en haalbaar zijn in de praktijk. Vraag bijvoorbeeld professionals, een regionale belangenbehartiger en een bestuurder om feedback op de indicatoren te geven. Vergeet de cliënt en de mantelzorger niet te bevragen over wat voor hen belangrijk is!
- Voldoet de huidige werkwijze of ontbreken er indicatoren? Kies bij voorkeur indicatoren uit de ‘groslijst’ die makkelijk en continu meetbaar zijn. Maar let wel: gemakkelijk verkregen informatie die niet bruikbaar is, is verloren energie.
- Benoem niet te veel indicatoren. Werken met te veel indicatoren kan het zicht op het hoofddoel ontnemen. Belangrijk zijn in ieder geval de ‘indicatoren over de hele keten’ en indicatoren over het eindresultaat. Werk de indicatoren uit en stel een leeswijzer op.
- Controleer of je een uitgebalanceerde indicatorenset hebt (‘structuur, ‘proces’ en ‘uitkomst’); indicatoren over de aanwezige faciliteiten, over je houden aan processen, zorguitkomsten, het oordeel van patiënten, het oordeel van medewerkers en financiën.
- Maak een meetplan waarin staat wat er wordt gemeten, wanneer, door wie, hoe vaak, welke bronnen gebruikt worden en wie metingen verwerkt. Ook staat daarin hoe de rapportage eruitziet en wie er verder actie onderneemt en verbeterdoelen opstelt en monitort.
- Begin klein. Doe eerst op kleine schaal ervaring op met indicatoren, bijvoorbeeld in de vorm van een pilot. Analyseer de uitkomsten en evalueer de indicatoren. Stel op basis van de evaluatie de indicatoren vast of pas ze aan.
- Maak het verzamelen zo eenvoudig mogelijk. Zorg voor één aanspreekpunt per ketenpartner en één voor de keten als geheel.
- Ga aan de slag met de resultaten. Vergelijk de uitkomsten met de doelen die je je gesteld hebt. Neem besluiten over welke acties hierop volgen en wie deze acties uit gaat zetten. Neem het meten en verbeteren op in de jaarcyclus van de keten. Stel de actieplannen/jaarplannen bij op basis van de uitkomsten, zodat je gestructureerd werkt aan verbetering. Bespreek de resultaten met alle ketenpartners om ervan te leren en meer inzicht in de processen binnen de keten te krijgen.
Bron: Tools voor keten en netwerken, Mirella Minkman, Lideweij Vat en Stannie Driessen, Vakmedianet, Deventer.
Leestip: KPI’s die wél werken, door Peter Geelen
