‘Ik ken niemand die het altijd goed doet, anderen aanspreken op hun gedrag. Ik ken wel mensen die het op bepaalde momenten met bepaalde mensen heel goed deden. Dan dacht ik “dat is knap gedaan en het is goed geland”. Maar diezelfde mensen konden het dan een week later met anderen totaal uit de hand laten lopen, onredelijk zijn en relaties verwoesten’, aldus een zeer ervaren bestuurder.
Aanspreken is nu eenmaal één van de lastigste elementen van leidinggeven en van samenwerken. Net als aangesproken worden. Beide moet je echt leren, door het veel te doen.Een aanspreekinterventie is geslaagd als de aanspreker zijn doel bereikt en de relatie in stand blijftMaar wanneer doe je het dan ‘goed’ als je iemand aanspreekt op zijn gedrag? Wie beoordeelt dat? Vooralsnog noem ik een aanspreekinterventie geslaagd als de aanspreker zijn doel bereikt en de relatie in stand blijft.
Marieke geeft een training. De deelnemers lopen steeds heen en weer naar het toilet en naar de koffi e achter in de zaal. Marieke ervaart dat als ronduit onbeleefd. ‘Het afgelopen uur is er iedere zeven minuten iemand opgestaan.’ De deelnemers schrikken … ‘Zouden jullie tot de volgende pauze op je plaats willen blijven zitten?’ Dertig paar ogen kijken haar vragend aan …‘Het haalt mij uit mijn concentratie als er iemand opstaat.’ Er verschijnt begrip in de ogen… ‘Prima’, zegt een deelnemer, ‘hoe laat is de volgende pauze?’
Met respect
Iedereen is het erover eens dat aanspreken met veel respect moet gebeuren. Ongeveer zeventig procent van de managers spreekt om die reden nooit en plein public aan en de overige dertig procent zegt dat juist af en toe bewust wel te doen om aan de groep te laten zien welk gedrag wel of niet gewenst is. Dit is een heel persoonlijke keuze. In de groep is het extra spannend, dus je moet je zeker genoeg voelen over je boodschap en de toonzetting. Ook de voorbereiding verschilt per persoon en per moment. Ongeveer de helft van alle leidinggevenden bereidt een aanspreekgesprek heel goed voor. De andere helft doet dat nooit. Mannen hechten minder waarde aan voorbereiding dan vrouwen.‘Het geven van constructieve feedback is slechts één van de manieren om aan te spreken’Aanspreken kan op veel manieren, het geven van constructieve feedback is er slechts één van. De meesten van ons hebben een eigen aanpak ontwikkeld. Soms is een vragende of kritische blik voldoende en hoef je niets meer te zeggen. Bijvoorbeeld als iemand in de vergadering met zijn mobiel aan de slag gaat. Soms kun je volstaan met de gemaakte afspraken te herhalen als iemand zich daar niet aan gehouden heeft (‘We hadden afgesproken dat we vandaag allemaal twee suggesties voor de bezuiniging in zouden brengen’). Het kan helpen een opmerking die jij niet passend vindt te herhalen (‘dus jij vindt alle medewerkers dom’). In andere situaties volstaat simpelweg een vraag (‘Waarom heb je – ondanks mijn verzoek – de presentatie niet gemaakt?’).
Haamid is interim-projectleider bij een grote zorginstelling. Zijn leidinggevende sprak hem aan op het gebrek aan resultaat in zijn project. ‘Dat is lekker!’ riep Haamid. ‘Jij hebt mij met deze mensen opgezadeld. Misschien moet je daar eens iets aan doen!’ In de twee weken daarna werd de helft van het team vervangen. Hoewel misschien niet geheel volgens de regels en niet helemaal gecontroleerd, kreeg Haamid wel wat hij nodig had.
Verschillende voorkeuren van aanspreken
Sommige leidinggevenden geven de voorkeur aan een verzoek (‘Ik wil graag dat je in de toekomst je mening onderbouwt met feiten’) en sommige medewerkers kiezen ervoor tegen hun leidinggevende te zeggen: ‘Misschien moet jíj er eens iets aan dóen!’ Anderen schetsen wat er zou kunnen gebeuren als iemand door blijft gaan met wat zij niet-constructief gedrag vinden (‘Als je alleen maar kritisch bent in de vergadering, is de kans groot dat je anderen meeneemt in die sfeer en we helemaal niet meer tot oplossingen komen’). Als je het geklaag zat bent, zou je ook de andere kant van de medaille kunnen belichten: ‘Ik heb nu zes redenen gehoord waarom het niet kan, heeft iemand een idee hoe het wél kan?’ Veel leidinggevenden hebben het gevoel dat ze meer krediet krijgen om aan te spreken als ze ook af en toe een persoonlijk compliment geven.
Aanspreken is maatwerkOp alle aanspreekmanieren is misschien wel wat aan te merken, maar wat telt is het resultaat. En de kwestie ligt nu in ieder geval op tafel. Door: Gytha Heins
