Hoe bepaal je voor welke werkzaamheden je het best naar kantoor kunt komen en wat je beter thuis kunt doen? Je werk bepaalt natuurlijk voor een groot deel wat je thuis kunt doen. Er zijn functies die je helemaal vanuit huis kunt uitvoeren. Kijk naar beroepen als blogger, vlogger, tekstschrijver, boekhouder, copywriter of illustrator. Het zijn functies waarbij je in principe niemand nodig hebt om resultaat te boeken. Deze banen omvatten ook nog eens taken waarbij concentratie nodig is. Veel consultants en zzp’ers leiden eigenlijk al een ‘nomadisch bestaan’ en zijn daarbij al gewend aan hybride werken. De ene dag zitten ze bij een klant om daar (samen met de klant) te werken. De andere dag zijn ze thuis om iets uit te werken en weer een andere dag met een kop koffie in een café voor een netwerkgesprek. Goed om van te leren dus.
Er zijn ook banen die je vanuit huis kunt doen als je er de huisvesting voor hebt, zoals schoonheidsspecialiste, kapper en kleermaker. Hierbij komen de klanten naar jouw huis. Je huis wordt als het ware een thuiskantoor. Het zijn banen waar je niet echt kunt spreken over teamwork. Het is dan ook geen vorm van hybride werken. En er zijn natuurlijk functies waarbij thuiswerken niet mogelijk is. Als je in een fabriek werkt aan de productie van een nieuwe machine, kun je dat werk niet thuis doen. Bij alle voorbeelden die we hiervoor noemden, gaat het om functies waarbij dit eigenlijk als vanzelf goed gaat.
Toename in thuiswerken mogelijk door technologie
Voor kantoorfuncties is het hybride werken nieuw, en dus relevant om nader te bekijken. Pre-corona gold op kantoor werken als de standaard; incidenteel werd er thuisgewerkt. Bij deze functies hebben we geleerd dat er vaak veel meer flexibiliteit zit in het organiseren van werk, bijvoorbeeld vanuit huis. Zo zei men vaak over de klantcontactcentra dat thuiswerken niet mogelijk was. Maar na het noodgedwongen thuiswerken pandemie weten we dat dit toch heel goed te realiseren valt. Sterker nog: er zijn eigenlijk maar weinig werkzaamheden waarvoor je met deze functie naar kantoor hoeft te komen. Een grote ommezwaai.
De reden dat mensen steeds meer en beter vanuit huis kunnen werken, komt voort uit de technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren. In het voorbeeld van de klantcontactcentra: vroeger had je als organisatie niet de middelen om medewerkers via de kantoorserver thuis professionele klantgesprekken te laten voeren, in een veilig en waterdicht systeem dat thuis ook werkt. Inmiddels kan dat allemaal wel. Technisch kon het al langer en toch bleven we vasthouden aan kantoor, omdat het vaak ‘voelde’ alsof het niet professioneel zou zijn om mensen vanuit huis te laten bellen.
En wellicht was een bijkomende reden dat je mensen dan niet in één kantoor had zitten. Je kon dus geen oogje in het zeil houden of alles wel goed ging. Tijdens de pandemie zagen we dat dit prima gaat. Mensen bleken hun resultaten te leveren, ook al zitten ze thuis en niet op kantoor.
De aard van het werk bepaalt waar je het uitvoert
Hoe bepaal je waar je het effectiefst kunt werken? Kijk altijd eerst naar de aard van het werk. Rabobank vroeg tijdens een pilot11 aan zo’n duizend medewerkers om werkactiviteiten in te delen in werk dat je prima op kantoor kunt doen en werk dat je goed vanuit huis kunt uitvoeren. In grove lijnen leverde die vraag de volgende driedeling op:
- Niet-interactief maar wel samen -> meer thuis dan op kantoor
- Interactief samenwerken -> meer op kantoor dan thuis
- Niet-interactief individueel werken -> thuis en bij uitzondering op kantoor
Niet-interactief, maar wel samen
Niet-interactieve werkzaamheden, maar wel samen is werk waarbij je niet samenwerkt, maar wel samen bent. Denk hierbij aan presentaties, demosessies, informatiesessies of aankondigingen vanuit de directie. Deze kun je prima vanuit huis bekijken. Zeker bij presentaties voor een grote groep. De groep hoeft dan niet tegelijk op dezelfde plaats te zijn. Vaak zie je bij dit soort grote presentaties dat de sprekers wel samen op kantoor zijn, omdat er technisch meer mogelijk is, vaak met ondersteuning vanuit IT. Maar presenteren kan ook ‘gewoon’ vanuit huis.
Interactief samenwerken
Interactief samenwerken is werk waarbij je ook écht samen aan het werk bent. Denk aan creatieve samenwerking in bijeenkomsten, zoals de befaamde strategiesessies, meetings, workshops en trainingen, of typische agile ceremonies als retrospectives. Een ander voorbeeld van interactief samenwerken is werk waarbij je sociale interactie nodig hebt, omdat die de kern vormt van het werk. Neem een netwerkbijeenkomst, of juist een toevallige ontmoeting (serendipity). Denk ook aan informele sociale bijeenkomsten, zoals het bijpraten, de bedrijfsborrel of een teamuitje.
Interactief samenwerken kan ook zijn: iemand inwerken, de eerste kennismaking met andere teamleden als nieuw teamlid, learning on the job, samen presentaties of workshops voorbereiden, samen een tekst schrijven, samen iets bedenken. Voor dit soort werk is het handig en veel effectiever om samen te zijn. Dat hoeft natuurlijk niet automatisch op kantoor te zijn.
Je kunt met elkaar ook ergens anders afspreken als dat qua reistijd praktischer is of beter past bij de taak die je samen moet doen. In de coronaperiode werd juist het interactief samenwerken met elkaar op dezelfde locatie het meest gemist. Met hybride werken als mooie tussenvorm kunnen we inspelen op die behoefte en elkaar zien als het handig en wenselijk is.
Afstemming
Dit kan ook een tijdelijke situatie zijn. Bijvoorbeeld bij het inwerken van een nieuwe collega. Als je nieuw bent bij een organisatie of als je wisselt van afdeling binnen dezelfde organisatie kan het in de eerste periode fijn zijn een korte periode fysiek een aantal collega’s van het team te ontmoeten en zo de organisatie te leren kennen. Na deze inwerkperiode kan de nieuwe collega mee in de hybride routines van het team. Anderen hebben daar misschien helemaal geen behoefte aan. Goed om dit binnen het team met de nieuwe collega te bespreken en te kijken wat het best voor iedereen in het team werkt.
Werk waarbij afstemming belangrijk is, kan zowel fysiek als online. We hebben het dan over taken zoals:
- voortgangsgesprekken over het werk;
- prioriteren van werk;
- gesprekken over persoonlijke ontwikkeling;
- afstemming met collega’s van andere afdelingen;
- stand-ups of dagstarts;
- klantgesprekken of andere externe vergaderingen.
Je kunt deze natuurlijk ook afwisselen. Heb je bijvoorbeeld een klantgesprek,dan kan het eerste gesprek op kantoor zijn en daarna doe je de verdere afstemming online, bijvoorbeeld vanuit huis. Kijk eens wat het meeste oplevert in zo’n situatie; is de reistijd het ook waard om elkaar fysiek te zien? Soms zal dit zeker het geval zijn en soms is online effectief genoeg. Het is een kwestie van testen wat werkt. In het geval van het klantgesprek kun je de klant ook vragen wat voor hem het best werkt. Mits het beleid het toestaat uiteraard.
Niet-interactief, individueel werken
Met niet-interactief individueel werken’ bedoelen we werk dat je helemaal zelfstandig kunt doen, zoals:
- routinematige taken;
- mail bijwerken;
- afspraken maken voor in de agenda;
- individuele administratieve taken.
Daarnaast verstaan we hieronder geconcentreerd individueel werk, werk waarbij je je moet focussen. Denk aan:
- onderzoekswerk;
- meetings en presentaties voorbereiden;
- denk- en leeswerk om je taken voor te bereiden;
- zelfstandig werk (bij agile werken kun je hier denken aan werken vanuit een backlog).
In paragraaf 3.4 van het boek Hybride teams over asynchroon werken en deep work zetten we het type werk ‘niet-interactief, individueel werken’ wat uitgebreider uiteen. Je kunt deze taken beter thuis doen, zodat je je goed kunt concentreren. Het kan natuurlijk wel voorkomen dat je op een dag op kantoor bent voor interactief samenwerken en dat je een periode op kantoor ook besteedt aan dit individuele werk. Daarom zeggen we: niet-interactief, individueel werk het liefst thuis, maar bij uitzonderingen ook op kantoor.
Bron: Hybride teams
