Waar zeg je ja tegen en waartegen niet?

Er is een lange to-dolijst van dingen die moeten. Hij lijkt altijd maar langer te worden, nooit korter. Het tempo waarin er nieuwe acties op komen is gewoon hoger dan het tempo waarin het je lukt om de acties weg te werken.

De lijst blijft lang

Als je heel eerlijk bent, weet je eigenlijk weet je wel hoe het komt dat de lijst nooit afkomt. Je laat je steeds verleiden om andere dingen te doen dan dat die er op het lijstje staan. Dit zijn zeker niet altijd verkeerde keuzes. Zo staat er op je to-dolijst dat je nog een paar belangrijke telefoontjes moet doen. Maar de klant die je gister sprak, had ook nog een vraag waar je ja tegen hebt gezegd. Die gaat voor, dat heb je beloofd. Consequentie is wel dat die telefoontjes nog niet gedaan zijn, en dat was eigenlijk al de vierde keer dat je dat uitstelt.

Dus je baalt van jezelf. Je vind jezelf een watje, je schaamt je misschien zelfs. Je hebt gewoon niet voldoende discipline om te doen wat moet gebeuren. Het is niet iets waar je gemakkelijk voor uitkomt, dat je het zelfs niet voor elkaar krijgt om eenvoudige zaken op orde te houden. En dat hierdoor dingen in het honderd lopen, of op het nippertje nog voor elkaar komen, dat wil je eigenlijk liever helemaal niet weten.

Afspraken nakomen

Je wenst een situatie waarin je gewoon je afspraken nakomt, punt! Afspraken met jezelf, afspraken met anderen. Mensen zouden op je kunnen vertrouwen. Jij zou op jezelf kunnen vertrouwen. Een ja is een ja en een nee is een nee! Dit is wat je wel degelijk heel belangrijk vindt.

Maar je hebt al zo lang geprobeerd om deze discipline aan de dag te leggen, dat je er niet meer in gelooft dat dit voor jou is weggelegd. Timemanagementsystemen gebruiken, jezelf op je kop geven, tijd reserveren in je agenda, een to-dolijst op de ene manier bijhouden, dan toch maar weer op een andere manier. Prioriteiten geven aan je acties, en waarschijnlijk nog een stuk of vijf andere manieren.

Discipline

Discipline lijkt het sleutelwoord. De vraag is echter, of dit wel aan de factor discipline ligt. Meestal wordt het probleem namelijk al op een eerder moment gecreëerd. Namelijk bij het ja zeggen. Als je overal ja tegen zegt, kun je nog zo gedisciplineerd zijn als een ervaren monnik, maar dan is het gewoon niet haalbaar. Dan is er simpelweg te veel werk voor de tijd die je beschikbaar hebt.

Vragen die helpen bij keuze ja of nee

Het is belangrijk te weten waar je ja tegen zegt en waartegen niet. Onderstaande vragen helpen je om hier goede keuzes in te maken.

1. Wat zijn momenteel de 3 belangrijkste thema’s in je werk? Als je de klanten nodig hebt, is dit klanten werven. Als je door de chaos op je bureau de boel niet meer overziet is dit orde scheppen. Als je omkomt in het werk, is dit leren delegeren of nee zeggen.
2. Wat zijn de hygiënefactoren van je werk en hoeveel tijd kosten je die? Dit zijn de zaken die gewoon voor elkaar moeten zijn, of ze nu leuk zijn om te doen of niet. Je administratie, mail bijhouden, belastingdienst, offertes nabellen. Bepaal wat je hiervan wilt en ook kunt uitbesteden. Bepaal vervolgens hoeveel tijd je nodig hebt om je ‘hygiënetaken’ goed te doen. Doe dit op een vast tijdstip in de week.
3. Hoeveel tijd kost een klus waar je ja tegen zegt? Blok die tijd maal anderhalf in je agenda. Dan heb je ook nog wat ruimte voor onvoorziene zaken. Als je vervolgens een nieuwe vraag krijgt, zie je in een oogopslag of je er ruimte voor hebt.
4. Wanneer moet een taak af zijn? Gebruik de doorlooptijd die je beschikbaar hebt, niet alles hoeft ad hoc. Bedenk niet zelf wanneer een klant iets af wil hebben, maar vraag het hem gewoon.
5. Ben jij degene die dit het beste kan doen? Dit is iets anders als je afvragen of jij in staat bent om het te doen. Als je teveel tijd bezig bent met dingen die jij in staat bent om te doen, houd je waarschijnlijk erg weinig tijd over voor dingen die jij als geen ander kunt. Delegeer wat kan, besteed je tijd aan jouw expertise en je to-do-lijst krimpt tot een behapbare situatie.

Kortom: ben je van mening dat je meer discipline nodig hebt om betrouwbaar te zijn in je werk? Check eerste eens waar je allemaal ‘ja’  tegen zegt, voordat je jezelf disciplinaire maatregelen op legt.

Bron en meer informatie: Callista Roelofs, De Waanbrekers.