Vandaag heb je een ‘belangrijke presentatie’ voor de Raad van Bestuur. Je hebt afgelopen weekend al je afspraken afgezegd om de presentatie te finetunen en te oefenen. Vandaag ben je nét even wat netter gekleed dan anders. Je krijgt een extra dikke kus voor je de deur uitgaat. ‘Go for it, lieverd! Je kan het!’ klinkt het als je vertrekt.
Hoewel we er alles aan doen om succesvol te zijn, loopt het in de praktijk vaak anders. Om de kans op een succesvolle ontmoeting met de Raad van Bestuur te vergroten, kun je vier belangrijke voorbereidingsstappen nemen.
Stap 1: Inchecken
In mijn boek ‘De nieuwe bestuurscultuur begint bij jou’ introduceer ik ‘zeven incheckvragen’ die je moet beantwoorden voordat je een belangrijke vergadering in stapt. Dit zijn vragen zoals: ‘Weet je uit hoeveel personen de Raad van Bestuur bestaat en welke functies zij bekleden?’, ‘Wat zijn op dit moment de drie belangrijkste onderwerpen voor de Raad van Bestuur en wat is het belangrijkste probleem waar de directeur die voor jouw onderwerp het belangrijkst is momenteel mee bezig is?’ en ‘Welke emotie hebben de aanwezigen bij jouw onderwerp? En bij jou?’ Hoe meer antwoorden je vooraf weet, hoe beter je het verloop van de vergadering kunt beïnvloeden en hoe kleiner de kans dat het anders loopt dan waar je op gerekend had.
Stap 2: Succes definiëren
Bepaal wat voor jou het resultaat moet zijn van de bespreking. Loop nooit zomaar een vergadering in om ‘even een update’ te geven, want dan is de kans groot dat het misgaat. Een ander kan dan met jouw onderwerp aan de haal gaan. Wanneer je weet wat je wil bereiken, kun je de strategie bepalen om dat doel te behalen. Pas je presentatie aan: het gaat namelijk niet om wat jij wil vertellen, maar om wat zij moeten horen om het juiste gedrag te vertonen.
Stap 3: Het juiste perspectief
Neem de stuurknuppel van de vergaderzaal vast (in mijn boek doe ik alsof een vergaderzaal een soort zwevende zaal is waarmee je van onderwerp naar onderwerp kunt vliegen) en zet de zaal in het juiste perspectief ten opzichte van het probleem dat jij wil oplossen. Hoe de leden van de Raad van Bestuur jouw verhaal interpreteren hangt namelijk af van waar zij met hun gedachten zijn. Stel dat zij alle focus hebben op ‘kostenbesparing’, dan zullen ze jouw verhaal door die lens bekijken. Wanneer ze gefocust zijn op ‘nieuwe klanten binnenhalen’, dan zullen zij vanuit dat perspectief naar je luisteren. Om je doel te halen moet het verhaal dus vanuit het juiste perspectief belicht worden.
Stap 4: Herken de vraag
Wanneer je in de vergaderzaal bent, is het belangrijk om goed te registreren wat voor soort vragen je krijgt. In mijn boek introduceer ik zes verschillende ‘archetypen’. Een ‘bestuurder’ zal vragen stellen over het proces en welke beslissingen er genomen moeten worden. Een ‘pragmaticus’ is eerder geïnteresseerd in welke concrete resultaten je wil boeken. Een ‘idealist’ zal vragen naar hoe jouw verhaal bijdraagt aan de strategie van de organisatie. Ieder archetype verwacht een ander soort antwoord van je.
Kortom: om in de politieke arena succesvol te zijn, is het belangrijk om je te richten op de ánder in plaats van op jezelf. Zorg dat je weet hoe jouw punt landt in de vergadering, heb een duidelijk doel voor ogen, presenteer je verhaal zodat het overkomt zoals je wil en bedien de leden van de Raad van Bestuur met antwoorden die aansluiten op de soort vragen die zij gesteld hebben. Zet ‘m op. Je kan het!
Door: Rogier Havelaar
