Publieke organisaties staan voor grote opgaven en transities, terwijl capaciteit en financiële middelen schaars zijn. De druk om zichtbaar resultaat te boeken is hoog, maar de beperkte middelen vragen om keuzes. Juist dan helpt portfoliomanagement om transparant te prioriteren, scherp te kiezen en koers te houden: welke initiatieven dragen écht bij aan de strategische doelen, wat is haalbaar met beschikbare capaciteit en financiën, en wat heeft nú prioriteit?De rep;atoe
Wie gaat waarover?
Portfoliomanagement is een integraal prioriterings- en besturingsproces dat strategie en uitvoering met elkaar verbindt. Het raakt daarmee direct aan de verantwoordelijkheden van bestuur en management, en is daarom sterk afhankelijk van het samenspel daartussen. Dat begint bij het expliciet maken van eenieders rol binnen het portfoliomanagementproces: wie bereidt voor, wie weegt af, en wie besluit? Als dat onuitgesproken blijft, ontstaat al snel ruis: er wordt hard gewerkt, maar de keuzes worden onvoldoende scherp en het portfolio onvoldoende werkbaar.
Het bestuur bepaalt de kaders en richting van de organisatie. Denk aan de beschikbare capaciteit, financiële middelen, belangrijke thema’s waarop de organisatie wil inzetten. Het management bevindt zich, veel meer dan het bestuur, ‘midden in’ de operatie en de aansturing van de organisatie. De reguliere processen, de tijdelijke initiatieven in de vorm van projecten en programma’s, de verdeling en de schaarste in capaciteit en middelen.
Het is dan ook aan het management om tot een portfolio-overzicht te komen, het portfolioproces te doorlopen en de richting en kaders die het bestuur heeft meegegeven te vertalen naar concrete projecten en programma’s. En het bestuur onderbouwt te adviseren over de prioritering en sturing van het portfolio. Zodat het bestuur scherpe besluiten kan nemen over de projecten en programma’s: wat doen we wanneer en met welke mensen en middelen?
Managerspet af, portfoliopet op
Met ‘het management’ gaat het hier niet om één manager, maar om het collectief dat verantwoordelijk is voor de organisatieprocessen en mandaat heeft over de beschikbare financiën en capaciteit. Portfoliomanagement vraagt dat dit collectief samen keuzes maakt. Niet vanuit de vraag: wat wil mijn afdeling? maar vanuit: wat is nu het beste voor de organisatie als geheel?
Daarom vraagt portfoliomanagement een zogenaamde portfoliotafel: een periodiek overleg waarin het management gezamenlijk sturing geeft aan het portfolio. Zo’n tafel vraagt iets specifieks: managers schuiven niet alleen aan als opdrachtgever van een eigen initiatief, maar ook als mede-eigenaar van het gehele portfolio aan tijdelijke initiatieven. Dit vraagt dat iedere manager zijn ‘managerspet’ afzet en zijn ‘portfoliopet’ opzet. Zodat je als manager verder kijkt dan de projecten en programma’s waar jij opdrachtgever van bent, waar ‘jouw’ medewerkers aan werken, waar jouw onderwerpen in vertegenwoordigd zijn. En van daaruit, als management, gezamenlijke keuzes kan maken over de projecten en programma’s die wel, niet of met vertraging door mogen. En dan kan het dus zijn dat, door bijvoorbeeld een gebrek aan capaciteit, één of meerdere van ‘jouw projecten’, niet kan starten start, of bewust wordt uitgesteld. Niet omdat het initiatief slecht is, maar omdat het nu niet past binnen de beschikbare ruimte.
Meer lezen en aan de slag?
Wil je meer houvast bij rolverdeling, inrichting en positionering van portfoliomanagement – wie zit waar aan tafel, welk mandaat hoort daarbij en hoe beleg je het passend in de organisatie? In het boek Portfoliomanagement in de publieke sector – Leidraad voor portfoliomanagers vind je een praktische uitwerking van de relevante rollen en gremia en hoe je portfoliomanagement stevig positioneert en verbindt met andere besturingsprocessen. Het boek is verkrijgbaar via de webshop op Boom.nl: Portfoliomanagement in de publieke sector – Leidraad voor portfoliomanagers
Door: Amir Sharafkhani, Hanne van Kasteren, Frederieke Sedee
Amir Sharafkhani, Hanne van Kasteren en Frederieke Sedee zijn adviseurs bij organisatieadviesbureau TwynstraGudde. Ze zijn gespecialiseerd in portfoliomanagement bij opdrachtgevers in de publieke sector.
