In veel organisaties is de huidige manier van werken onoverzichtelijk. Deze werkwijze is door de tijd heen ontstaan, en kan onlogisch, onwenselijk of zelfs onwettig zijn. Het kan enorm frustrerend zijn als je van het kastje naar de muur wordt gestuurd, of als je eindeloos moet wachten. In deze blog vertel ik hoe je hiermee aan de slag kunt gaan, door processen te ontwerpen en te visualiseren.
Bepaal voorwaarden en wensen
Het is nuttig om processen als een ontwerper te bekijken. Het ontwerpen van een proces lijkt namelijk veel op het ontwerpen van bijvoorbeeld een interieur. Een interieurontwerp heeft een vergelijkbaar doel als een procesontwerp: een helder model van de ideale situatie, met voor jou maximale waarde en een goed gevoel.
Bij het ontwerpen van een interieur heb je te maken met harde voorwaarden als de buitenmuren en de ligging van het gebouw. Ook bij het ontwerpen van een proces moet je rekening houden met harde voorwaarden als privacyregels, de Arbowet en wetgeving over contracten en overeenkomsten. Hier moet je simpelweg aan voldoen. Het Procescanvas is een handig hulpmiddel om te kijken naar de harde procesvoorwaarden vanuit belanghebbenden, organisatiedoelen en klantcriteria.
Naast de harde voorwaarden zijn er ook wensen en keuzes te maken. Zo zal een interieurontwerper vragen naar zaken als het doel van de ruimte, de gewenste stijl, kleuren, en materialen. Ook bij het ontwerpen van een proces moet je keuzes maken. Welke deadlines spreken we af? Voor welke activiteiten is de directeur verantwoordelijk? Wie neemt contact op met de klant? Door hoeveel rollen moet een besluit worden goedgekeurd?
Visualiseer je ideale proces
De interieurontwerper combineert het geheel van harde voorwaarden en keuzes van de klant tot een ideaal ontwerp. Hiervan kun je een gelikte video maken, waardoor je een uitstekende impressie van het toekomstige interieur krijgt. Ook bij een ontworpen proces is dit de tip: visualiseer je ontworpen proces! Daarmee communiceer je het ontworpen proces duidelijk naar alle betrokkenen. Maak bijvoorbeeld een striptekening van het proces, een video waarin je het proces demonstreert of organiseer een processwalk (waarin het product of de dienst door de locatie beweegt).
Aan de slag!
Ik daag je uit om zelf een ideaal proces te ontwerpen. Tijdens het ontwerpen is het procescanvas een handig hulpmiddel om het proces en de input hiervoor vanuit verschillende gezichtspunten te bekijken. Kies een proces in je organisatie dat voor verbetering vatbaar is. Stel vast wat de voorwaarden zijn waaraan je moet voldoen en leg samen met het team de wensen vast voor een ideaal proces. Maak tenslotte een mooie procesvisualisatie. Zo stimuleer je betrokkenen om het proces te volgen en om efficiënter te werken!
Door: Pieter van de Vliert
