Spontaan in de lach schieten met je team. Toevallige ontmoetingen met collega’s die je niet direct nodig dacht te hebben en je opeens net dat ene idee geven. Gesprekken die je opvangt in de lift waardoor je met een glimlach de dag in stapt. Flauwe grappen die je nu al tien keer hebt gehoord… alle humor van Toren C… we hadden er een haat-liefde verhouding mee, maar missen het nu het niet meer mag. Althans, soms.
Als ik kijk naar alle reacties die ik heb ontvangen, zijn het vooral de ongeplande contacten die we missen. De opmerkingen die je eigen denken doorprikken, zodat je weer met een frisse blik kunt kijken. De overgang van werk naar privé. Het leren kennen van nieuwe en afscheid nemen van vertrouwde collega’s. Het even snel behoeften ophalen bij collega’s rondom de aanpak van veranderingen. De random ontmoetingen met mensen van een andere afdeling. Een spontaan gesprek over een voorval. De knipoog bij de koffie. Ikzelf kan de plotselinge korte botsing met een onbekende missen, dat moment waarop schouders elkaar per ongeluk raken en je elkaar verontschuldigend aankijkt. De twee seconde liefdes.
Niet alles kunnen we online regelen met elkaar. En voor veel soorten activiteiten en vormen van interactie zouden we zonder corona ook helemaal niet gaan bedenken. Maar nu moeten we wel. En hoe. Ik heb ontzettend veel reacties ontvangen toen ik op LinkedIn vroeg: Hoe houd je verbinding op afstand, met de héle organisatie? Hoe behouden we trots? Hoe blijven we onze verhalen en cultuur delen? Hoe vervangen we de wandelgangen? In dit hoofdstuk heb ik een selectie van de vele ideeën en ervaringen voor je op een rijtje gezet. Ter inspiratie, want zoals ik eerder al zei, een blauwdruk bestaat niet en een gouden formule al helemaal niet. Dus: kies en ontwikkel die rituelen, routines en activiteiten die passen bij jouw organisatiecultuur.
Vergeet de offlinemogelijkheden niet
Ik focus hier op nieuwe onlineactiviteiten, maar vergeet niet dat je elkaar ook binnen de COVID-richtlijnen in kleiner verband nog steeds heel goed op anderhalve meter kunt ontmoeten. Werk heeft het gebouw… Je kunt elkaar, als er geen lockdown is, nu overal ontmoeten voor een teamvergadering of koffie moment, ook buiten in het park.
In juni toen wij na de eerste lockdown onze trainingen weer konden geven in kleine groepen, viel ons op dat mensen weer moesten wennen om in een groep te zitten. Mensen zaten voorzichtig op hun eigen stoel, weinig oogcontact, geen gerommel en geroezemoes, nauwelijks glimlachen naar elkaar. Het normale onderbreken van elkaars zinnen gebeurde ook niet, alsof iedereen zat te wachten totdat iemand ze zou unmuten. Zeker in die eerste weken moesten we dit in groepen echt actief benoemen en weer aanzetten.
Het belang van rituelen en routines
Ons leven is chaotisch. We hebben de hele dag oneindig veel mogelijkheden om ons leven vorm te geven. Per dag moeten we ontzettend veel beslissingen nemen. Over grote levensvragen en over kleinere vragen als welke kleren trek ik vandaag aan naar mijn werk. Wat er door de corona cultuurshock is gebeurd, is dat we ook op de makkelijke vragen van het leven, waar we normaal niet over hoefden na te denken, nu opnieuw antwoorden moeten vinden. Nooit kon je in je pyjamabroek naar een managementvergadering. En nu wel. Zittend in je bed met een in elkaar geknutselde virtuele Teams achtergrond van een indrukwekkende skyline bespreek je de maandcijfers met de CFO. Wie had dat een jaar geleden gedacht? Een mooie definitie van cultuur is dat het de unieke antwoorden zijn op universele vragen. Alleen al de eenvoudige vraag ‘wat doe ik aan naar mijn werk’ kent allerlei nieuwe antwoorden. En zorgt voor gemis… ik sprak iemand die reikhalzend uitkijkt naar de dag waarop zij ‘opgetut en op hoge hakken weer van printer naar koffiehoek naar receptie kon paraderen’. Cultuur geeft ons spelregels zodat we weten hoe we ons in allerlei situaties moeten gedragen, zoals dat je bij een ontmoeting iemand een hand geeft. Oh, wacht…
Er zijn allerlei wezenlijke vragen die we opnieuw moeten vormgeven, zoals hoe zorgen we dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen en aan de slag kunnen? Hoe regelen we de trots in ons bedrijf? Hoe kunnen we nu het beste gevoelige informatie delen? Hoe zorgen we dat niemand ziek wordt, al werkend tussen allerlei anderen? Hoe regelen we nu goed onderwijs en wat is dat eigenlijk? Wie en welk type behandeling krijgt voorrang in het ziekenhuis? Etc. Dit past helemaal bij de tweede cultuurshock zoals ik die beschreef in het tweede hoofdstuk van het boek Werk heeft het gebouw verlaten. Cultuur geeft ons antwoord op dit soort vragen, zodat we er niet de hele tijd over hoeven na te denken. Cultuur schept orde in de chaos en reduceert het aantal beslismomenten op een dag drastisch. Maar nu leggen veel vragen weer open. Dat is vermoeiend én geeft alle ruimte om nieuwe dingen te bedenken! Kijkend naar de manieren van samenwerking hebben we nu veel creatieve ruimte om nieuwe manieren van contact maken te creëren. Nu nieuwe routines bedenken, zodat ons hoofd en hart weer bezig kunnen met andere zaken en met belangrijke morele dilemma’s.
Zonder structuur raken we verdwaald. Zonder structuur die ruimte geeft aan emoties in een vergadering, gaan we die lastige gesprekken vaak niet uit onszelf aan. Pas als het moment ‘intervisie’ heet, of ‘coaching’ voelen we de ruimte om ons hart te luchten. We hebben cues en frames nodig om ons gedrag te sturen. Rituelen en taal geven ons houvast, ritme en permissie om elkaar als mens te zien en ontmoeten. Door informele interacties in een proces te gieten kunnen we nu ook op afstand relaties in de tribe – organisatie, afdeling, team, samenleving – beter warm te houden en ontwikkelen.
Ervaring uit het veld
“Ik startte als stagiaire meteen met twee weken remote working. Ik ben me heel bewust dat het mijn verantwoordelijkheid is om initiatief te nemen in mijn eigen leerproces, maar onbekende collega’s buiten je team zomaar gaan videobellen via Teams is wel vreemd. Ik vond het enorm fijn en drempelverlagend dat collega’s spontaan in mijn agenda één voor één kwartiertjes begonnen in te plannen met als titel “Even kennismaken?”. Dit was een pak comfortabeler dan deelname aan de dagelijkse ‘online coffee huddle’ waar je de banale gesprekken met ‘inside jokes’ niet kan volgen en je als nieuwkomer vooral naar jezelf in het kleine hoek-schermpje zit te kijken en denkt: is m’n glimlach sympathiek maar zakelijk genoeg zo?”Houvast en ritme
Rituelen en routines geven houvast en een ritme. Bij binnenkomst in een nieuwe organisatie krijg je je werkschema. Je leert wanneer je naar huis gaat, wanneer je versnelt vanwege veel klantvragen, hoe laat en lang je luncht en wanneer je de rust hebt om je bureau op te ruimen. Je lichaam stelt zich op dit ritme in, zodat je het logisch vindt dat iedereen op dezelfde tijd trek in koffie heeft. Door het gezamenlijke ritme voelen we ons vertrouwd met elkaar en de omgeving. Elke culturele groep creëert een ander ritme, afhankelijk van de mensen en de organisatiedoelen. De afdeling verkoop heeft een ander ritme dan de boekhouding. Op een landbouwbedrijf heerst een ander ritme dan op de afdeling spoedeisende hulp. En door de corona cultuurshock liggen al deze vertrouwde ritmes overhoop. Per persoon zal de impact anders zijn. Ik weet van mezelf dat ik er erg ongedurig en lamlendig van kan worden als ik mijn lekkere hoge tempo van leven en werken niet kan inrichten zoals ik dat altijd deed. En heb dan een project nodig waarmee ik mijn aandacht kan richten.
Stress: een ritmeprobleem
Gevoelens van stress zijn niet zozeer terug te voeren op te weinig tijd of een te snel ritme, maar veel meer op ritmeaanpassingsproblemen. Het probleem haast of stress is het gevolg van een probleem in ritmiek: de afstemming van snelle en langzame activiteiten is niet goed geregeld, de overgangen kloppen niet. Een file is vooral stressvol als je je kind van de opvang moet halen. Sterke en gezonde tribes stemmen verschillende activiteiten met verschillende snelheden goed op elkaar af.
Ritmes vinden we terug in onze dag planning, in hoe we praten en in de muziek die we maken. Ritmes raken het gebied in je hersenen van diepe emoties, herinneringen en beweging. Ritmes dringen tot diep in onze ziel door. Ritme, muziek geeft verbondenheid, een gezamenlijke beleving en gevoel en een besef dat alles met alles samenhangt. Het verbindt ons met dat waar we geen tekst voor hebben. In mijn boek Jam Cultures schrijf ik hier uitgebreid over. Ritme zorgt ervoor dat we verhalen en data en mensen beter onthouden. Al met al genoeg redenen om ritme terug te brengen in deze chaotische tijd. Hoe? Door activiteiten en contact momenten in te plannen, liefst in een herkenbare terugkerende vorm, die energie en verbinding geeft en past bij de eigen organisatiecultuur. We noemen dat ook wel rituelen.
Functie van rituelen
Rituelen zijn bindmiddelen voor het collectief en helpen ons door veranderingen heen. Ze herordenen en te duiden de werkelijkheid. Een ritueel maakt van het alledaagse iets buitengewoons, van een gewoon moment een bezield moment. Het geeft betekenis aan tijd, benadrukt waar we bij horen, waar we voor staan, wat er werkelijk toedoet. Rituelen zijn vaste gewoonten en momenten waarop we andere dingen doen dan die we gewoonlijk doen. In de boeken De Corporate Tribe en Building Tribes lees je hier uitgebreid over.
De functie van een ritueel is het in de spotlights plaatsen van datgene wat er cultureel gezien echt toe doet en het onverklaarbare verklaarbaar en hanteerbaar maken. Rituelen geven controle over gebeurtenissen en situaties die een beetje eng zijn. Ze geven een gevoel van controle over matter out of space, over datgene dat anders gaat dan anders. Rituelen hebben we nu ontzettend hard nodig. Rituelen zijn verbindend en krachtig. Ze moeten met aandacht en zorg uitgevoerd worden en hoeven in principe niet veel geld te kosten.
Bron: Werk heeft het gebouw verlaten
Door: Jitske Kramer
