Managers kampen tegenwoordig met verschillende uitdagingen. Ten eerste het binden en boeien van personeel. Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het zaak om nieuwe medewerkers aan te trekken, maar net zo goed om huidig personeel te behouden. Uit onderzoek van IT-serviceverlener Ictivity komt nog een ander punt naar boven waar het hoger management en de directie veel mee bezig zijn: productiviteit. Zo geeft driekwart aan dat het thema productiviteit hoog op de agenda staat binnen hun organisatie. Gelukkig kun je beide uitdagingen tegelijk aanpakken. Waarom? Omdat productiviteit en werkgeluk hand in hand gaan. Maar hoe zorg je er als manager voor dat je medewerkers productief en efficiënt werken? En hoe verhoog je daarmee het werkgeluk?
Geschatte leestijd: 6 minuten
De grootste tijdslurpers
Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers vooral veel tijd kwijt zijn aan administratieve taken zoals het zoeken naar gegevens (38%) en het maken van rapportages (37%). Ook besteden ze veel tijd aan het bijhouden van planningen (23%), het analyseren van data (22%) en urenregistratie (21%). Dit komt vaak omdat data in verschillende systemen zit verstopt. Hierdoor moeten medewerkers in meerdere applicaties en systemen op zoek naar de juiste informatie, die ze bijvoorbeeld nodig hebben om rapportages af te ronden. Start daarom met het gemakkelijker maken van het opzoeken van informatie. Heb je echt al deze verschillende systemen nodig? Hoe kun je informatie naar de medewerker toe brengen? Dit kan bijvoorbeeld door data in een dashboard samen te brengen. Ga in gesprek met je medewerkers en onderzoek wat wél en wat niet voor hen werkt. Zo breng je de grootste tijdslurpers en irritaties in kaart. Daarnaast valt op dat veel werkzaamheden repeterend en arbeidsintensief zijn. Als deze taken dan ook nog eentonig zijn, heeft dit een negatieve invloed op het werkgeluk van je medewerkers. Kijk daarom met elkaar welke werkzaamheden je kunt automatiseren en versnellen. Zo zorg je ervoor dat medewerkers meer tijd overhouden voor andere taken, waar ze wel plezier aan beleven.
Goede samenwerking tussen IT-afdeling en managers
Veel administratieve taken lenen zich voor automatisering. Het is hierbij belangrijk dat je inzet op een goede samenwerking tussen jou als manager en de IT-afdeling. Enerzijds omdat de IT-afdeling beter inzicht heeft in de mogelijkheden van systemen en tools. Anderzijds omdat business en de IT-afdeling elkaar niet altijd goed begrijpen. Daardoor wordt wat er op de werkvloer speelt soms onbedoeld verkeerd ingeschat door IT. IT weet vaak wel wat er speelt, maar door andere perspectieven worden soms de verkeerde conclusies getrokken doordat een probleem soms niet op de juiste waarde wordt geschat. Dit is natuurlijk zonde. Zorg daarom dat jij als manager problemen en behoeften op de werkvloer aankaart bij de IT-afdeling. Leg uit welke gevolgen storingen of inefficiënte processen hebben en wat de impact hiervan is. Met een goede samenwerking ben je in staat de verwachtingen te managen en schep je duidelijkheid. Trek daarom samen met de IT-afdeling één lijn. Welke tools zijn goed om te behouden? En hoe kunnen we de productiviteit door middel van digitalisering verhogen? Zo kies je gezamenlijk voor de juiste applicaties, tools en aanpak.
Inzetten op kennisdeling
Zodra je met de IT-afdeling hebt afgestemd welke tools jouw organisatie gaat gebruiken, kun je gaan inzetten op kennisdeling. Het komt namelijk nog regelmatig voor dat organisaties en medewerkers te weinig weten van de IT-middelen die ze in huis hebben. Vaak werken medewerkers al jaren op een manier, zoals die ooit is aangeleerd. Nieuwe functionaliteiten zijn vaak onvoldoende bekend. Key-users (dé ambassadeurs) kunnen hierbij helpen. Over het algemeen hebben zij meer affiniteit met en kennis van de informatievoorziening en de applicaties. Een key user kan daarom prima uitleg geven over applicaties en is tevens ook een goed aanspreekpunt voor IT-problemen. Tegelijkertijd kennen ze de business en daarmee de wensen en behoeften die op de werkvloer spelen. Neem daarom als manager het voortouw om key users aan te wijzen en zo optimaal in te zetten op kennisdeling binnen de afdeling.
Er zijn vaak verschillende mogelijkheden om kennis over te dragen op medewerkers. Denk aan fysieke cursussen, online kennisclips en een digitaal oefensysteem. Wel is het hierbij belangrijk dat je kijkt naar welke manier van kennisdeling past bij welke medewerker. Zo kun je je medewerkers grofweg in drie groepen opdelen. Vergelijk het met een groep wielrenners:
- De koplopers. Dit zijn de medewerkers met affiniteit voor ICT en dit omarmen.
- Het peloton. Dit zijn de medewerkers die ICT -basiskennis in huis hebben.
- De achterblijvers. Dit zijn de medewerkers zonder of met beperkte ICT -kennis. Deze groep moet je echt aan de hand meenemen om ze op het gewenste niveau te krijgen. Terwijl het peloton genoeg heeft aan een extra digitale uitleg. Alleen met de juiste manier van kennisdeling, en door in gesprek te gaan met medewerkers, voorkom je dat de IT-productiviteit ongezien weglekt. Zorg er daarom voor dat iedereen de juiste kennis in huis heeft en de tools optimaal benut.
Digitalisering op de werkvloer
De volgende stap is inzetten op verdere automatisering van werkprocessen. Door de automatisering van repeterende taken hebben medewerkers ervaring opgedaan en staan ze sneller open voor een verdere digitalisering van werkprocessen. Kijk daarom samen met de IT-afdeling welke werkprocessen nog meer geschikt zijn voor digitalisering. Het voordeel hiervan is dat er meer tijd overblijft om te focussen op kerntaken (34%). Bovendien neemt de kwaliteit van werk toe (14%) volgens de respondenten. Het is voor medewerkers niet altijd duidelijk welke kansen er nog meer liggen voor automatisering. Als manager kun je hun hierin inspireren en voorbeelden laten zien. Want drie op de vijf medewerkers is wel van mening dat het automatiseren van administratieve en repeterende werkzaamheden hen helpt om productiever te worden. De wil is er dus, maar het inzicht ontbreekt vaak.
Verhoging werkgeluk
De hierboven genoemde stappen dragen bij aan het verhogen van het werkgeluk van je medewerkers. De belangrijkste vereiste voor IT-productiviteit is goed werkende IT (54%). Het is dan ook cruciaal om hierin te investeren en een goede communicatie tussen managers en de IT-afdeling te realiseren. Als medewerkers de juiste kennis hebben om systemen optimaal te benutten en repeterende taken te automatiseren, blijft er meer tijd over voor kerntaken. Daarnaast zijn medewerkers dan in staat om productief te werken en draagt dit positief bij aan hun werkgeluk.
Productieve en tevreden medewerkers
Als manager draag jij de verantwoordelijkheid voor het werkgeluk en de productiviteit in jouw team. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers hun werkgeluk koppelen aan productiviteit. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat jouw team zo productief en efficiënt mogelijk kan werken. Dit doe je door te investeren in goed werkende IT, door als manager goed samen te werken met de IT-afdeling en door in te spelen op kennisdeling. Zo ben je in staat om de productiviteit binnen jouw team te verhogen. Het resultaat? Productieve medewerkers die niet alleen meer tijd over houden voor hun kerntaken, maar ook meer werkgeluk ervaren.
Auteur: Robin Wijnen, Sales consultant IT adoptie & productiviteit bij Ictivity.
