Het werken op afstand is al meer dan een half jaar de norm. Even leek het beter te worden: na de zomer kreeg het werkmoraal van veel thuiswerkers een flinke boost toen maatregelen werden versoepeld. Niets bleek minder waar, het verplicht werken op afstand houdt veel langer aan dan gehoopt en dat betekent voor veel professionals een volgende tik die verwerkt moet worden.
Alle reden voor werkgevers en leidinggevenden om meer dan ooit tijd en aandacht te besteden aan het vormgeven van het werken op afstand. Maar, vanuit mijn positie als onderzoek ben ik verbaasd om te zien hoe weinig werkgevers dit thema structureel en concreet aandacht geven. De waan van de dag regeert, we zijn te druk met het uitvoeren van werk in plaats van af te vragen wat werkt. Terwijl dit juist het moment is om de vraag te stellen: wat is nou die beste manier om op afstand te blijven werken? Heb daarbij niet zozeer de focus om de winkel draaiende te houden, maar vooral als uitgangspunt hoe de winkeliers – de medewerkers – op een fijne manier hun vak kunnen blijven uitoefenen.
De cijfers van verloop en verzuim in organisaties van het afgelopen half jaar zijn niet bemoedigend. Maar, er is nog een ander cijfer waar niemand precies weet van heeft en die een verscholen, tikkende tijdbom is. Dit cijfer is in de afgelopen maand hoogstwaarschijnlijk enorm toegenomen: dat van verborgen verzuim. Verzuim die zich niet direct uit in uitval of ziekmelding maar eerder in productiviteitsverlies, gelatenheid en zelfs eenzaamheid. De fase waarin we nu zitten vraagt van werkgevers om de thuiswerkcultuur kritisch onder de loep te nemen. Wat zijn de omstandigheden waarin onze medewerkers nog kunnen presenteren? Hierbij drie absolute must-haves voor elke organisatie die vanaf morgen geïmplementeerd kunnen worden.
Niets meer missen?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief
Stop per direct met het strak achter elkaar inplannen van meetings
Een vlugge blik op de agenda van veel thuiswerkers laat zien dat online meetings elkaar constant opvolgen. Eerst van 9u tot 10u en vervolgens van 10u tot 11u. Onmenselijk. Je hebt als kenniswerker ruimte nodig om de output van een meeting te verwerken. Daarnaast heb je mentaal ruimte nodig om volgende meeting in te stappen. Maar, met twee muisklikken ben je van de ene in de andere meeting gestapt en put je jezelf langzamerhand mentaal volledig uit tijdens een werkdag. Maar, dit is wel de werkcultuur die nu is ontstaan bij het thuiswerken. De oplossing is simpel. Op het kantoor was er een fysieke verplaatsing van de ene naar de andere ruimte. Je had de mogelijkheid voor een kort gesprekje met een collega en een kop koffie of thee. Dat moet nu ook weer. Hoe? Door elke meeting 5 minuten voor het hele uur te beëindigen. Of, begin elke meeting 5 minuten na het hele uur. Kies een van beide opties. Die 5 minuten geven mentale rust en verbeteren daardoor de kwaliteit van de online vergaderingen.
Doe meetings zoveel mogelijk in de middag
In het vorige punt werd een agenda geschetst waarin meetings in de ochtend plaatsvinden. Niet verstandig. Over het algemeen zijn wij in de ochtend het meest gefocust en dit geldt al helemaal voor de gemiddelde thuiswerker. Naarmate de dag vordert neemt ons concentratievermogen af. Het is om die reden verstandig om waar mogelijk zoveel mogelijk meetings in de middag te plannen. Laat de eerste paar uur van de werkdag beschikbaar voor inhoudelijk werk waarbij concentratie en focus vereist zijn. Kijk bij het inplannen van een meeting altijd eerst naar de beschikbare opties in de middag en laat medewerkers de eerste één of twee uur van de werkdag standaard blokken voor concentratie-werk.
Geef iedereen verplicht tussen de middag vrij
Als het grootschalige en gedwongen experiment van massaal thuiswerken ons iets heeft geleerd dan is het wel het volgende: er bleek veel meer mogelijk dan gedacht. Organisaties bleken goed in staat om werkzaamheden te continueren. Belangrijkste reden hiervoor? De betrokkenheid van medewerkers. Een hoge betrokkenheid valt te prijzen maar we zien steeds meer dat werkgevers medewerkers ook tegen zichzelf in bescherming moeten nemen. Een prestatiecultuur waarin de druk hoog is en alsmaar wordt doorgewerkt is goed voor even, maar op lange termijn gaat dit ten koste van productiviteit. Toch trappen veel medewerkers in deze val: ze nemen te weinig pauze, komen te weinig buiten, werken tot laat door. Enerzijds een verantwoordelijkheid van thuiswerkers zelf, anderzijds kunnen werkgevers hierin een handje helpen. Hoe? Allereerst door een werkdag op te knippen in tweeën en een verplichte lunchpauze in te stellen. Schep een cultuur waarin het niet normaal is om tussen bijvoorbeeld 12.30 en 13.00 te werken. Maak dit concreet doordat er in dit tijdslot in ieder geval geen meetings ingepland worden, door niemand in de organisatie.
Reflectie
Het aanhoudende thuiswerken vraagt om een actieve houding van werkgevers en leidinggevenden waarin zij samen met hun thuiswerkers op zoek gaan naar de best mogelijke omstandigheden om het werk te doen. Een moment van reflectie is misschien wel belangrijker dan ooit, plan het in. Als is het maar een uurtje per maand. Zorg ervoor dat niet iedereen alleen maar ‘doorbuffelt’ in deze uitdagende omstandigheden maar ook regelmatig de ruimte krijgt om een bril op te zetten en te kijken naar hoe het beter kan. We hebben het nodig.
Door: Arjen Banach
Dit artikel is geschreven naar aanleiding van het boek ‘Remote Leiderschap – Effectief Leidinggeven op afstand’ van spreker en schrijver Arjen Banach en momenteel in tweede druk is.
