Kan de lean manager ervoor zorgen dat iedereen de betekenis vindt in zijn werk die hij zoekt? Het antwoord daarop is natuurlijk nee. Wat zinvol werk is, kan alleen bepaald worden door mensen zelf. Wel kan een lean manager de juiste condities te creëren zodat mensen een zinvolle bijdrage kunnen leveren. Dat leidt uiteindelijk tot hogere kwaliteit.
Het management van een organisatie kan op zich niet zorgen voor ‘meaningful work’, zegt lean-expert Michael Ballé. Wat zinvol werk is, kan alleen bepaald worden door mensen zelf.
Managers kunnen wel streven naar het creëren van de juiste condities waarbinnen mensen moeten werken. Dit geldt voor werk op alle niveaus, van de receptionist in een kantoor (het verwelkomen van gasten is bijzonder belangrijk) tot aan bijvoorbeeld iemand die promotie-onderzoek doet (slecht uitgevoerd kan dit overigens zeer onbelangrijk en niet zinvol zijn).
De lean manager moet er ook lol in hebben om elke dag weer samen te werken met mensen en elke keer weer nieuwe oplossingen te bedenken.
De lean manager moeten zijn medewerkers niet gaan zien als robots of machines. En accepteren dat alle mensen hun eigen waarden, ideeën, vaardigheden en relaties hebben, en zelfs een eigen temperament en humeur.
De lean manager moet er ook lol in hebben om elke dag weer samen te werken met mensen en elke keer weer nieuwe oplossingen te bedenken.
7 manieren om zinvol werk te bewerkstelligen
Wat kan een lean manager doen om de condities te creëren of te verbeteren die leiden naar zinvol werk? De lean tradities geven hier antwoorden.
-
Ga naast de medewerker staan
Beslis niet voor hem wat wel of niet zinvol werk is. Observeer wat hij zinvol werk vindt vanuit zijn eigen perspectief. Waarschijnlijk ontdek je dat je een heel andere kijk hebt op zijn baan dan hijzelf.
-
Luister, luister, luister
Luister naar alle issues waar mensen mee te maken hebben en waardoor mensen ontmoedigd worden. Luister goed naar de medewerkers, ook al kun je niet alles meteen oplossen. Dat is moeilijk voor managers omdat zij gewend zijn om besluiten te nemen. In plaats daarvan moet de lean manager gaan onderzoeken wat zijn medewerkers zelf kunnen doen – en wat ze niet zelf kunnen.
-
Neem eens géén beslissing
Als je iedere keer problemen voor mensen oplost, dan leren ze daar zelf niets van. Ze zien dan ook niet de onderliggende elementen van hun baan en de bedoeling ervan. Luister naar de problemen, maar los de problemen niet allemaal meteen zelf op.
-
Ondersteun kaizen en creatieve ideeën
Geef mensen de ruimte om ideeën te bedenken om hun eigen werk en hun werkomgeving te verbeteren. Dit vergroot het eigenaarschap op zowel individueel als teamniveau.
-
Visualiseer het effect van het werk
Maak aan de medewerkers duidelijk hoe hun werk invloed heeft op klanten, zowel intern als extern, en op het grotere geheel. Zo kunnen zij zien dat hun werk ertoe doet.
-
Train teamleiders
Mensen zijn geen machines. Ze hebben in hun werk maar ook daarbuiten te maken met heel gewone menselijke zaken, zoals bijvoorbeeld dat ze met sommige mensen heel goed kunnen opschieten, maar met andere niet. Teamleiders moeten daar goed mee kunnen omgaan en moeten sensitief zijn voor wat er speelt in hun team. Mensen gaan bij een bedrijf werken, maar ze verlaten hun baas of hun team als ze zich er niet thuis voelen.
-
Zet stippen op de horizon
Maak duidelijk welke vooruitgang geboekt moet worden. Op die manier kan iedereen zien wat de volgende stappen zijn en wat zij moeten doen om het doel te bereiken.
Verantwoordelijkheid
Zijn deze manieren eenvoudig? Waarschijnlijk niet, maar ze zijn wel te leren.
Zorgen ze voor iedereen voor betekenisvol werk? Waarschijnlijk ook niet, maar ze zullen bijdragen aan het creëren van de juiste condities waarbinnen zinvol werk ontstaat op alle niveaus, van hoog tot laag.
Het doel van deze aanpak is proberen om het verantwoordelijkheidsgevoel van mensen te vergroten, zodat zij verder kijken dan hun eigen functieomschrijving:
Dit gebeurt niet vanzelf en vereist veel tijd en inspanning, veel praten, kijken en discussiëren. Als dit te lang niet gebeurt, trekken mensen zich terug binnen de kaders van hun eigen baan, in meest enge zin.
Werkt deze aanpak altijd?
Nee, niet in deze situaties:
- de professional die zijn werk op zijn eigen manier definieert: zo moet het. Hij heeft geen of weinig oog voor wat anderen zeggen. Vaak hebben ze ook wel gelijk, maar de bezwaren of ideeën van andere collega’s kunnen net zo belangrijk zijn. De oplossing ligt in geven en nemen.
- de medewerker die geen betekenis vindt in zijn werk, of weigert het te zien. Het moet nu eenmaal gedaan worden en er moet brood op de plank. Ze brengen negativiteit mee naar het werk en dat kan heel lastig te managen zijn.
- sommige mensen kunnen nu eenmaal niet met elkaar overweg. Vroeger of later gaat dit ten koste van het werk, met vaak ook gevolgen voor het hele team.
- de vent die het allemaal weet en een fout ligt nooit aan hem.
Tot slot
Mensen zijn geen machines, ze hebben hun eigen waarden, overtuigingen en meningen. Daar moet de lean manager ruimte voor laten. Hij kan niet garanderen dat hij voor iedereen zinvol werk kan scheppen, maar hij kan wel de juiste omstandigheden bewerkstelligen.
Bron: Michael Ballé, Gemba Coach Lean Enterprise Institute
Leestip:
Leadinggeven aan Lean Transformaties,
door Philip Holt,
Philip Holt (UK) is Hoofd Operational Excellence, Philips Accounting Operations en een ervaren ‘Change Leader’ met een track record op het gebied van continue verbetering.
Interessant voor u: Masterclass Operational Excellence
Executive Education, Nyenrode Business Universiteit
