Jacques Pijl: Saneer, selecteer, balanceer

Georganiseerde teleurstelling

Ik heb in twintig jaar ervaring in strategie-executie nog zelden een organisatie horen klagen dat ze meer aankunnen dan ze plannen. Stel, je hebt een organisatie van vijfhonderd medewerkers. Je kunt ervoor kiezen een missie, visie en strategie te realiseren met vier programma’s en tien projecten óf met twee programma’s en vier projecten. In de regel mislukt het eerste en maakt het tweede een serieuze kans van slagen. Het executie- of verandervermogen van organisaties wordt vaak overschat doordat er te veel nieuwe initiatieven zijn gepland terwijl eerdere nog doorlopen. Zo worden initiatieven en verwachtingen gestapeld zonder enige aansluiting met het verandervermogen. Dit resulteert in georganiseerde teleurstelling. Het is dus zaak slimme en scherpe keuzes te maken, te integreren of te clusteren als dat mogelijk is. Anders is het beter de initiatieven te comprimeren, te temporiseren of te stoppen.

Saneer minimaal 1x/jaar

De kortste weg naar resultaat in strategie-executie heet saneren. De meeste organisaties zuchten onder de last van niet scherp geformuleerde, oude of overlappende projecten. Soms is er zelfs sprake van zombieprojecten, die zich hebben losgezongen van de organisatie en waar nooit een einde aan lijkt te komen. Dit zijn soms bedrijfjes op zich geworden. Saneer minimaal 1x/jaar. Bij aanvang van de business planning. Liever nog 2x/jaar. Dat geeft lucht en focus. Als adviseur las ik graag een zogenaamde fase 0 in voordat ik me laat inzetten voor een nieuw transformatieprogramma. In deze fase 0 saneer ik met mijn opdrachtgever het lopende portfolio aan projecten en programma’s. Iets wat te weinig gebeurt. Een fase van twee weken waarin mijn opdrachtgever altijd snel geld verdient. En minstens zo belangrijk, verandercapaciteit en middelen vrijspeelt. Ik deel enkele ervaringsfeiten, gemiddeld genomen zien we:

• 33% van het portfolio’s is geen project of programma, maar gewoon lijn werk
• 33% van alle projecten en programma’s overlapt in opdracht en scope

Selecteer in overeenstemming met de strategie

Bij de selectie van nieuwe initiatieven gaat het er vooral om dat ze in overeenstemming zijn met de strategie. Dit is het belangrijkste criterium. Een goed portfolio bestaat uit welgemikte schoten op het strategische doel. Dat wordt bepaald door vier dimensies die onderstaande figuur goed bijeenbrengt. Dit is een veelgebruikte en praktische matrix om de strategische initiatieven te toetsen en aan te laten sluiten op het verandervermogen van de organisatie. Deze figuur heeft inhoudelijk en communicatief een grote waarde: als het hier niet op staat, bestaat het niet! Een goed portfolio balanceert de 3 typen executie, soorten doelstellingen en de lange en de korte termijn. Bron: Smarter Execution, Bettina Buechel, Xavier Gilbert and Rhoda Davidson en Beyond Performance, Scott Keller & Colin Price.

Balanceer: de juiste balans tussen verbetering, vernieuwing en innovatie

Maar dan zijn we er nog niet. Om een gezond portfolio samen te stellen, willen we ook beoordelen of we de goede balans hebben gekozen tussen initiatieven van type 1, verbetering, type 2, vernieuwing en type 3, innovatie. Zie blog 2: Bestuurders, vermijdt de grijze soep! Deze zijn in hoge mate gekoppeld aan de executiehorizon die per type nodig is. Verbiedt een ‘lean’ optimalisatieproject, type 1, met een planning voorbij een jaar. Dit geldt ook voor een ‘business process redesign’ project, type 2. Evenals voor een ‘greenfield’ innovatieproject met een horizon voorbij vijf jaar. Initiatieven van type 1 moeten binnen een jaar gerealiseerd zijn, van type twee binnen een á twee jaar en van type 3 binnen twee á vijf jaar.

Het optimum tussen ambitie en realisme

De tweede dimensie waarop we het portfolio beoordelen is het risico en daarmee de slagingskans. Dat is de verticale as. Het behoeft weinig uitleg dat type 1 een laag, type 2 een gemiddeld en type 3 een hoog risico heeft. De derde dimensie is het aantal initiatieven voor het gehele portfolio en per type. Het juiste aantal initiatieven is het aantal waarin het optimum wordt gevonden tussen ambitie en realisme. De vierde dimensie is de strategische waarde van het initiatief, die kun je uitdrukken door de kleur van de bol die je gebruikt. De vijfde dimensie is het toekennen van een code voor het type doel dat door een initiatief gerealiseerd wordt: draait het om (A) het klant-, omzet- en marktaandeel, (B) kosten en productiviteit, (C) medewerkerstevredenheid, (D) flexibiliteit, (E) slagkracht, (F) duurzaamheid of (G) ‘compliance’? Hiermee kun je ook gelijk wegen of de verschillende typen belanghebbenden goed bediend worden: klanten, medewerkers, aandeelhouders, management en maatschappij.

Keiharde confrontatie met een gebrek aan focus

Check of je een keurige helling ziet.Een goed gebalanceerd portfolio laat een mooie diagonaal van linksboven naar rechts beneden zien, in plaats van de clichématige hockeystickvorm. Je hebt alle 3 de typen nodig. Sommige bestuurders zijn verbaasd als ze het overzicht bekijken. Een stippenpatroon ‘all over the place’ is een keiharde confrontatie met een gebrek aan focus. De combinatie van enkele lichte stippen en een paar hele donkere bollen weerspiegelt het grote gokken. Wanneer veel bollen of stippen onderaan staan, is dat het teken dat er weinig risico wordt genomen. En het gevaarlijkste in volatiele en disruptieve tijden is op safe spelen.

De-selecteer. Maak een ‘to-don’t’-lijst

Organisaties verdienen net zoveel met wat ze niet doen als met wat ze wel doen, zei een bestuurder. Het expliciet maken van wat je niet doet voorkomt opportunistisch gedrag. Te vaak worden verlanglijstjes die bij de portfolio-herijking buiten boord zijn gevallen, alsnog in de scope van initiatieven gestopt. Zodat alsnog zogenaamde containerprojecten ontstaan. Kansloos. Strategie = Executie. Sneller verbeteren, vernieuwen en innoveren Hoe kunnen organisaties strategie-executie tot nr.1 prioriteit verheffen? En sneller verbeteren, vernieuwen én innoveren? Dat beschrijf ik in mijn nieuwe boek, Strategie = Executie, dat op 13 januari 2017 verschijnt. Dit boek is gebaseerd op het onderzoek dat Turner twee jaar geleden startte naar de succesfactoren van strategie-executie en innovatie. We interviewden 60 bestuurders en professionals en analyseerden meer dan 75 cases, 300 relevante boeken en artikelen. Reserveer Strategie = Executie nu met een aantrekkelijke vroegboekkorting. Dit is de derde in een serie van blogs naar aanleiding van het verschijnen van het boek Strategie = Executie. #strategieisexecutie #selecteer #portfolio #bouwsteen2 Door: Jacques Pijl, Works with boards & teams from leading organizations on Strategy Execution & Innovation. Owner, TURNER Consultancy