Het vraagt lef om tijd en aandacht te besteden aan reflectie. Schep hier ruimte voor. Ieders persoonlijke reactie vormt een verrijking op de rationele feiten. Alleen wanneer emotie en intuïtie een plek krijgen naast ratio, kunnen er rijke besluiten ontstaan.
Door te reflecteren en persoonlijke reacties te ontlokken, ontstaat een verrijkt beeld van ieders verhouding tot het vraagstuk. Primaire reacties en houdingen geven een indicatie over de mate van veranderkracht of inspanning die men aan de besluitvorming wil leveren. Zoals de leidinggevenden die het gebrek aan resultaatgerichtheid toewijzen aan externe factoren: ‘De heersende procedures beperken de resultaatgerichtheid’, of: ‘De producteisen en het budget sluiten nu eenmaal niet aan’, of: ‘Ik kon niet voorkomen dat men in de havens ging staken.’ Je kunt je bij dergelijke reacties afvragen in hoeverre eenieder zijn eigen optimale veranderkracht onder de loep nam. Door te reflecteren word je je ervan bewust wat belangrijk is voor jou. Reflectie vergroot het begrip en het inzicht in de huidige situatie. Dit is nodig voor het nemen van succesvolle besluiten.
Sturen en ontwerpen van reflecteren
Zoals in paragraaf 4.4 (Van het boek Decisions by Design – red) is toegelicht, betreft deze tweede stap een individueel divergent groepsproces. Individueel betreft ieders persoonlijke reactie op de feiten; divergent houdt in dat – gegeven dezelfde set feiten – er uiteenlopende reacties naast elkaar mogen bestaan. Zodoende geef je erkenning aan ieders belang, ieders eigen positie of reactie. Je ontwerp moet het individueel divergente groepsproces ondersteunen. Houd er rekening mee dat het niet altijd voor iedereen even vanzelfsprekend is om emoties de vrije loop te laten. Of om na te gaan wat nu eigenlijk je grootste belang of behoefte is. Ook is het niet voor iedereen even gemakkelijk om met verschillende belangen tegelijkertijd te kunnen werken. Het zal niet de eerste keer zijn dat iemand flink geëmotioneerd raakt zodra het eigen belang in gevaar dreigt te komen. Een plenaire setting is meestal niet geschikt om deze stap goed en zorgvuldig te doorlopen. Daarnaast is het goed om te weten dat reflecteren niet per se hardop hoeft te gebeuren. Verder hebben we ervaren dat een divergent denkproces voor veel kantoormensen een uitdaging kan zijn. Men is niet gewend om creatief en associatief te denken. Sterker nog, doelgericht gedrag wordt gestimuleerd. Een valkuil is dat de reflectiefase beperkt blijft tot het inventariseren van ‘likes’ of ‘dislikes’ van de informatie. Divergent denken mag dus gefaciliteerd worden. Zorg in ieder geval voor veiligheid en intimiteit qua setting.
Reflectievragen formuleren
Je stuurt het besluitvormingsproces van feiten delen naar reflecteren met het stellen van reflectievragen. Enkele voorbeeldvragen zijn:
- Welke ervaringen doen je hieraan denken?
- Waar heb je dit eerder meegemaakt?
- Wat verraste je?
- Wat vond je lastig?
- Welk gevoel maakt dit bij je los?
- Welk onderdeel verveelde je?
- Wat is direct duidelijk voor je en wat is verwarrend?
- Waarover maak je je zorgen?
- Waar heb je vertrouwen in?
- Wat geeft je moed?
- Welke informatie lijkt het meest cruciaal te zijn?
- Over welk deel ben je twijfelachtig?
- Wat vond je inspirerend?
- Wat vond je gemakkelijk gaan? Wat vond je moeilijk gaan?
- Wat waren hoogte- en dieptepunten in het proces?
- Welke relevante eerdere situaties staan je nog voor de geest?
- Wat heeft vooral jouw aandacht getrokken?
Denk ook aan het oproepen van associaties of andere ervaringen bij het onderwerp. Bijvoorbeeld: Hoe lost de concurrent dit probleem op? Je kiest of formuleert die vragen, die passen bij het vraagstuk en de doelgroep.
Bron: Decisions by Design, het boek staat op de Longlist voor de verkiezing van Managementboek van het Jaar.
Door: Marjolijn de Graaf en Edwin de Graaf
Het boek: Decisions by Design
Decisions by Design is een eenvoudig en krachtig instrument om via actieve participatie tot de best haalbare en houdbare besluiten te komen. Vier ontwerpstappen leiden jou als veranderaar gezamenlijk en interactief met betrokkenen naar cruciale en gedragen besluiten, waarin alle verschillende perspectieven en werkelijkheden erkend zijn.
