Integriteit moet zijn ingebed in de bedrijfscultuur van de organisatie om effectief en geloofwaardig te zijn. Het mag geen truc voor de bühne zijn, zoals dat met purpose in zoveel organisaties gebeurt. Dat vereist dus een geformaliseerde aanpak, die tot in de haarvaten van de organisatie doordringt.
Het fundament daarvoor is het formuleren en internaliseren van de principes voor het handelen: de missie, visie, waarden, normen, de gedragscode en een klachten- of klokkenluidersregeling. Deze vormen een essentieel onderdeel van de bedrijfscultuur van de organisatie. Zorg er vervolgens voor dat je deze elementen expliciteert en bespreekbaar maakt om handelingsperspectief te bieden aan managers en medewerkers van jouw organisatie. Niet de woorden, maar het zichtbare gedrag telt vervolgens in het leven naar deze principes. Je laat daarmee concreet zien op welke wijze je een maatschappelijke bijdrage levert en waarde creëert voor de interne en externe stakeholders.
Voorbeelden van acties om ethiek levend te houden
Ethiek invoeren in jouw organisatie kan op veel verschillende manieren en is afhankelijk van de grootte en aard van je organisatie. Hierna volgen enkele voorbeelden van acties om ethiek in te voeren en levend te houden.
- Een integriteitsvisie en strategie formuleren, met ideaal gesproken duidelijk meetbare doelstellingen.
- Expliciet en eigenstandig de integriteit positioneren en borgen.
- Basisuitgangspunten voor ethiek presenteren bij de start en vervolgens in het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers.
- Een integriteitsfunctionaris of compliance officer en vertrouwenspersonen in de organisatie aanstellen.
- Aandacht voor ethiek in management- en medewerkersbijeenkomsten.
- Ethische vraagstukken en de afwijkingen daarvan delen, ook wanneer die door het bestuur zijn begaan.
- Een systeem opzetten voor integriteitsmonitoring, verantwoording en rapportage.
- Zichtbaar afrekenen met excessen die indruisen tegen de waarden, normen en de gedragscode. Sancties horen daar ook bij.
- Medewerkers selecteren, aannemen en trainen op de uitgangspunten van de organisatie.
- Agenderen van ethiek in de vergaderingen van raad van bestuur, management en medewerkers. En in het overleg met de raad van commissarissen of raad van toezicht.
- Actief oproepen tot het delen van ethische vraagstukken en afwijkingen van de gedragscode, al dan niet via een daarvoor gecreëerde klokkenluidersregeling.
- Moresprudentie in jouw organisatie, die als baken gaat dienen voor bestuurders, managers en medewerkers, opbouwen en vastleggen.
- Periodiek het integriteitsbeleid toetsen door bijvoorbeeld extern onderzoek en verantwoording afleggen over voortgang en afwijkingen.
Samenhang en borging van integriteitsbeleid in de organisatie vraagt om een integrale benadering. Ethiek vraagt om een aanpak waarin de verschillende maatregelen samenhangen en elkaar in de praktijk versterken. En bovendien om een evenwichtige aanpak waarin regulerende hard controls (regelgeving, gedragscode en handhaving) en stimulerende soft controls (waarden, mentorprogramma’s en training) aanwezig zijn. Deze moeten wel bij de beoogde cultuur passen. Vasthouden aan controls helpt de lerende organisatie om uiteindelijk van de bestaande naar de gewenste bedrijfscultuur te komen en deze vervolgens te borgen.
De top van de organisatie is eindverantwoordelijk voor het integriteitsbeleid, daarin al dan niet bijgestaan door een integriteitsfunctionaris. Er is daarbij een cruciale rol weggelegd voor het lijnmanagement. Zij zijn rolmodellen en agenderen en managen integriteit op de ‘werkvloer’. Het is dus hun taak duidelijk te maken wat bedrijfsethiek in de praktijk betekent en wat er van ieder teamlid wordt verwacht. Belangrijk is daarover in de teams het gesprek aan te gaan en morele dilemma’s bespreekbaar te maken en vanzelfsprekend ook zelf daarop aanspreekbaar te zijn. Onethisch gedrag mag niet getolereerd worden, maar tegelijkertijd is het ook zaak positieve voorbeelden te tonen en complimenten te geven aan teamleden die zich positief onderscheiden of afwijkingen aan de kaak stellen.
Beluister de podcast met Frank Peters en Rob van Es over integriteit en besluitvorming:
Bron: Van winst naar waarde
Door: Frank Peters
