Lean management en zelfsturing worden soms samen toegepast, maar ook wel eens door elkaar gehaald. Beide principes zijn onderdeel van het aanbod van ‘In voor zorg’, het kwaliteitverbeterprogramma in de langdurige zorg. Zijn ze eigenlijk wel goed te combineren met ISO 9001 of HKZ?
Lean management richt zich op het verbeteren van processen door het tegen gaan van verspilling. Zelfsturende of zelforganiserende teams zijn in hoge mate zelf verantwoordelijk voor hun doelen, werkwijze en interne taakverdeling.
Beide organisatiebesturingsmodellen zijn onderdeel van het aanbod van ‘In voor zorg’, het door de overheid opgezette programma voor kwaliteitsverbetering in de langdurige zorg. Lean management en zelfsturende teams zijn goed te combineren met een ISO 9001- of HKZ-certificaat, maar pas op voor deze valkuilen.
Houd de aandacht op het kwaliteitssysteem
Voor een organisatie die werkt met zelfsturende teams of lean management is het niet moeilijker een ISO 9001- of HKZ-certificaat te verwerven dan voor een traditioneel bestuurde organisatie. Als een reeds gecertificeerde organisatie overgaat op een nieuw besturingsmodel krijgt het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) vaak te weinig aandacht, waardoor het los raakt van de nieuwe werkelijkheid, en het certificaat in gevaar komt.
Pas op voor deze valkuilen
Enkele veel voorkomende tekortkomingen zijn:
– de organisatiedoelen zijn veranderd, maar er wordt niet gemeten in hoeverre ze worden gerealiseerd;
– voor nieuwe risico’s zijn geen preventieve maatregelen genomen (bijv. slecht werkende zelfsturende teams, of het wegvallen van informele controlemechanismen);
– interne audits worden nog uitgevoerd op de oude organisatie, waardoor de verbetercyclus stagneert;
– de sturingsinformatie (procesindicatoren, incidentenrapportages) wordt niet meer gegenereerd, of komt niet terecht bij de juiste personen of teams.
Borg de kwaliteit en behoud het certificaat
Deze voorbeelden maken duidelijk dat het transitieplan voor een nieuw besturingsmodel ook moet ingaan op de overgang naar een nieuw KMS. Dat is niet alleen nodig om het certificaat te behouden, maar met name om de kwaliteit te borgen. Leg het transitieplan daarom tijdig ter beoordeling voor aan uw certificeerder, dat werkt zelden vertragend en voorkomt problemen bij de implementatie.
Bron: Keurmerkinstituut
