Feest … en jij moet speechen. Zo doe je het goed!

Een bedrijf dat honderd jaar bestaat, een werknemer die 25 jaar in dienst is of een nieuw product dat geïntroduceerd wordt: allemaal redenen voor een feestje én een toespraak. Iedereen die wel eens een speech heeft gehouden, zal echter beamen dat dit helemaal niet zo makkelijk is. Er kan namelijk veel misgaan: u klapt dicht en kunt van schrik geen woord meer uitbrengen, uw verhaal is saai, waardoor de aandacht van uw publiek verslapt, het geluid valt halverwege uit, met als gevolg dat niemand u meer kan verstaan … Kortom: genoeg redenen voor een paar slapeloze nachten.

Hoewel? Als u zich goed voorbereidt, kunt u uzelf én uw toehoorders nog wel eens versteld doen staan. Om u op weg te helpen, nemen wij in deze dossierbijdrage drie soorten toespraken onder de loep. Allereerst gaan we in op de toespraak bij een bedrijfsjubileum. Daarna leest u hoe u een speech bij het jubileum van een medewerker schrijft. Vervolgens komt de feestrede aan bod. Na deze drie soorten toespraken behandelen we het belang van een zorgvuldige voorbereiding en een goede presentatie. Tot slot hebben we een voorbeeldspeech opgenomen, voorzien van commentaar. Als u onze tips ter harte neemt, kunt u er zeker van zijn dat uw publiek aan uw lippen hangt.

Speechen bij het bedrijfsjubileum

Een jarig bedrijf is altijd iets bijzonders, zeker als het om ronde getallen gaat. Veel nieuwe ondernemingen halen hun eerste lustrum niet eens, dus het 10-, 25- of 100- jarig jubileum is iets om trots bij stil te staan. Een toespraak mag daarbij niet ontbreken.

Tips

• Breng het welkomstwoord in verband met het jubileum. Uw publiek is dan meteen bij de les.
• Benadruk dat het behalen van een jubileum een mijlpaal is. Het markeert de grens van het verleden en de toekomst. Zo doordringt u uw toehoorders ervan dat dit jubileum echt iets bijzonders is.
• Zet mensen die een bijdrage hebben geleverd aan het succes van het bedrijf in het zonnetje. Noem ze bij naam, kijk ze aan tijdens uw toespraak en vraag eventueel om een applausje.
• Bedank de toehoorders voor hun inzet al die jaren. Dankzij hen is het bedrijf geworden wat het nu is. Spreek vervolgens de hoop uit dat u in de toekomst ook op hen kunt blijven rekenen.

Valkuilen

• Een jubileum is een officiële gebeurtenis. Daarom mag uw toespraak best wat formeel zijn. Maar sla daar niet in door, want dan loopt u het risico dat de aandacht van uw publiek verslapt. Pas daarom op met:
  •  lange zinnen: Vandaag herdenken wij het feit dat onze onderneming precies x jaar geleden werd opgericht door mijn voorganger, de heer Jansen, aan wie wij danken dat ons bedrijf is uitgegroeid tot wat het nu is.
  • clichés: Ik ben blij dat u allemaal aanwezig bent om ons jubileum te vieren.
  • ouderwets taalgebruik: Gaarne wil ik u derhalve bedanken voor uw tomeloze inzet.
• Maak van uw toespraak geen eindeloos dankwoord. U kunt nooit iedereen bedanken, dus beperk u tot die personen die van speciale betekenis zijn geweest voor het bedrijf. Bent u toch bang om iemand voor het hoofd te stoten, los dit dan op met een algemeen dankwoord: Verder wil ik alle aanwezige gepensioneerden, medewerkers van de afdelingen A, B en C en de bedrijfsonderdelen X en Y bedanken voor hun inzet.
• Als u de geschiedenis van het bedrijf wilt schetsen, beperk u dan tot hoofdlijnen of enkele saillante details. Op een chronologische bedrijfsgeschiedenis zit niemand te wachten.
• Stel uzelf of de directie niet op de voorgrond, maar het bedrijf. Spreek dus over wij of ons bedrijf. Hiermee vergroot u de betrokkenheid van degenen die bij het jubileum aanwezig zijn.
• Vermijd kritiek of negatief commentaar. Daar is een jubileumtoespraak de gelegenheid niet voor. Een kritische noot in een speelse verpakking kan geen kwaad, maar laat het positieve element overheersen.
• Als u aankondigt dat u uw toespraak gaat beëindigen, doe dat dan ook. Zelfs als u plotseling nog allerlei interessante zaken te binnen schieten. Die had u eerder kunnen bedenken.

Speechen bij het jubileum van een werknemer

Het jubileum van een werknemer is een uitgelezen moment voor een feestje. Iemand die zich 25 jaar of langer heeft ingezet voor het bedrijf, verdient immers een pluim. Uw speech moet dus in de eerste plaats feestelijk zijn. Daarbij moet u ervoor zorgen dat loyaliteit en ervaring er duidelijk in naar voren komen.

Tips voor uw speech

• Plaats de jubilaris in het middelpunt en spreek hem persoonlijk aan. Hij is immers degene voor wie het feest wordt georganiseerd.
• Laat in uw toespraak duidelijk blijken waarom u dit jubileum zo belangrijk vindt en waarom u het zo graag viert.
• Heet de familie van de jubilaris en eventuele speciale gasten nadrukkelijk welkom. Vaak hebben zij er voor een groot deel toe bijgedragen dat de jubilaris zijn 25-jarig jubileum heeft vol gemaakt. Zij hebben daarom recht op een deel van de waardering.
• Maak duidelijk dat het bedrijf en de jubilaris met elkaar verweven zijn.
• Doorspek uw speech met humor en anekdotes. Maak een rondje door het bedrijf om de leuke verhalen op te sporen. Dit komt de levendigheid ten goede.
• Uit geen kritiek aan het adres van de jubilaris. Een feest is daarvoor niet het juiste moment. Als er punten zijn waar u minder enthousiast over bent, laat die dan gewoon buiten beschouwing.
• Vertel over uw eigen ervaringen met de jubilaris. Richt uw waardering op eigenschappen die u erg op prijs stelt.

Valkuilen

• Kent u de jubilaris niet goed, laat dan iemand die wél persoonlijke banden met hem heeft, een speech houden. Dat komt eerlijker en echter over. Kunt u niemand anders vinden, kies dan voor een neutrale toon. Als u tijdens uw speech doet alsof u en de jubilaris ‘oude kameraden’ zijn, terwijl u elkaar nooit spreekt, valt u genadeloos door de mand.
• Geef geen complimenten die nergens op gebaseerd zijn. Spreek niet over een vlotte afhandeling van zaken als de jubilaris allesbehalve vlot is. Daardoor onderstreept u juist zijn tekortkomingen en dat is bij een jubileum zeker niet de bedoeling.
• Beperk u tijdens uw toespraak niet tot de grote lijnen, maar ga juist in op concrete details. Laat de mens achter de jubilaris zien.
• Pas op met zinswendingen als ‘eigenlijk past al deze ophef niet bij …’. Het is namelijk nergens voor nodig om de fundamentele behoefte van mensen aan waardering en belangstelling te bagatelliseren. Iemand die zich 25 jaar voor het bedrijf heeft ingezet, verdient het om in het zonnetje te worden gezet. Het is beter om te benadrukken dat alle lof en aandacht voor de jubilaris op deze bijzondere dag volkomen gerechtvaardigd zijn.
• Hou goed voor ogen dat de jubilaris centraal staat en niet het bedrijf. Bespiegelingen over het verleden of de toekomst van het bedrijf zijn in een jubileumtoespraak dus niet op zijn plaats.
• Overdrijf de kwaliteiten van de jubilaris niet. Het is prima om zijn loyaliteit en zijn werklust te prijzen, maar stel hem niet tot voorbeeld voor andere collega’s. Zo voorkomt u gemor bij uw overige werknemers.

Houd eens een Feestrede

Behalve jubilea zijn er natuurlijk nog veel meer aanleidingen voor een feest. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een nieuw product introduceert, bij de opening van een nieuwe vestiging of bij het afronden van een veelomvattend project (‘klantgericht werken’), is een feestje zeker op zijn plaats. Een speech mag dan niet ontbreken. Het is gebruikelijk om in een feestrede even een moment van ernst te laten doorklinken (‘het heeft ons veel bloed, zweet en tranen gekost, maar uiteindelijk hebben we het samen voor elkaar gekregen’). Hiermee vergroot u het gevoel van verbondenheid tussen de deelnemers. Natuurlijk is humor ook op zijn plaats. Het is tenslotte feest.

Tips

• Hou uw toespraak altijd aan het begin van het feest. Zeker als die een ernstig karakter heeft. Hoe langer de deelnemers aan het feesten zijn, hoe vrolijker ze worden. De kans is groot dat ze – naarmate het feest vordert – geen belangstelling meer kunnen opbrengen voor wat u te zeggen hebt.
• Als het gaat om een behaalde prestatie, bedank dan iedereen die een bijdrage heeft geleverd.
• Ga na welke reputatie uw publiek heeft op het gebied van feestvieren. Voeren grappen en grollen de boventoon, doorspek uw speech dan met de nodige humor.
• Schat de samenstelling van uw toehoorders in en stem uw speech daarop af (leeftijd, vrijetijdsbesteding, mannen/vrouwen, hoog of minder hoog geschoold enzovoort).
• Ga na welke problemen zich voordoen onder uw publiek. Zo kunt u pijnlijke opmerkingen tijdens uw speech voorkomen.
• Zorg ervoor dat uw toespraak dynamisch is, zodat de feestvierders in de juiste stemming komen.
• Hou het kort; uw luisteraars staan met een glas in de hand te wachten tot ze verder kunnen drinken en praten. Vijf minuten is genoeg.

• Grappen zijn geen garantie voor een goede feestrede. Het gaat er niet om dat u leuk bent, maar dat u bijdraagt aan de feestvreugde.
• Pas op met ondoordachte opmerkingen of steken onder water. Die kunnen een deel van het publiek de lust tot feestvieren ontnemen.
• Zorg ervoor dat het verband tussen uw toespraak en het feest duidelijk is. U mag best serieuze zaken aan de orde stellen, maar die moeten wél verduidelijken waarom er reden voor een feest is.
• Een feestrede is niet het juiste moment voor een feitelijk overzicht van ontwikkelingen of gebeurtenissen of voor ernstige waarschuwingen of aansporingen. Bewaar die voor een ander tijdstip.
• Laat u niet te veel meeslepen door het feest en de aandacht die u krijgt van uw publiek. Zo voorkomt u dat u uitspraken doet die u later betreurt.

Voorbereiding op een toespraak

Een goede voorbereiding is het halve werk. Als u de volgende tips in acht neemt, kan uw toespraak niet meer stuk:

• Bereid een korte toespraak voor. Mensen willen best even naar u luisteren, maar ze zijn gekomen om feest te vieren. Laat uw toespraak daarom niet verzanden in een eindeloze reeks feiten en meningen, maar hou het kort en kernachtig. Waarschijnlijk blijft dat wat u zegt, dan ook een stuk langer hangen.
• Geef uw publiek de tijd om elkaar na binnenkomst te begroeten en een kort gesprekje te voeren. Begin pas te praten als al het rumoer is verstomd.
• Waarschuw bedienend personeel en technici als u gaat spreken. Zorg ervoor dat de muziek wordt afgezet.
• Zorg ervoor dat alle aanwezigen u goed kunnen zien en horen. Controleer daarom de belichting en het volume van de microfoon. Stel de microfoonstandaard van tevoren af op de juiste hoogte, zodat u meteen kunt beginnen met praten. Doet u dit tijdens uw toespraak, dan gaat dit ten koste van uw verhaal.
• Als u vanaf papier spreekt, laat dan een spreekgestoelte neerzetten. Lees de tekst nooit letterlijk van papier af. Dan wordt uw speech heel saai om naar te luisteren. Als u zich goed hebt voorbereid, moeten steekwoorden genoeg zijn.
• Trek u vlak voordat u gaat spreken even terug om u in alle rust voor te bereiden en uw uiterlijk te controleren. Concentreer u enkele minuten op uw toespraak en ontspan u door diep adem te halen en rustig te gaan zitten.
• Vraag de organisator van het feest om u aan te kondigen.

Geef een presentatie

Voor een succesvolle toespraak is een goede presentatie onontbeerlijk. Uw stem, houding, kleding en gedrag bepalen hoe u overkomt op uw publiek. En het mooie is dat u daar zelf veel aan kunt doen. Mocht u ooit het spreekgestoelte beklimmen, hou dan de volgende tips in uw achterhoofd:

• Zorg ervoor dat uw kleding onberispelijk is, met andere woorden: schoon, gestreken en passend bij de gelegenheid. Zo laat u zien dat u het feest of de jubilaris belangrijk vindt.
• Spreek luid en articuleer duidelijk, zodat iedereen – ook de mensen achter in de zaal – u kunnen verstaan. Praat niet te eentonig, maar varieer waar mogelijk. Op die manier voorkomt u dat de aandacht van uw publiek verslapt.
• Sta ontspannen rechtop met uw handen losjes langs uw lichaam. Ondersteun uw woorden af en toe met handgebaren. Bijvoorbeeld als u ergens de nadruk op wilt leggen. Hierdoor bent u prettig om naar te kijken.
• Praat niet te snel. Blijf rustig ademhalen en laat af en toe een stilte vallen. Zo hebt u uw publiek meteen weer bij de les.
• Maak oogcontact met uw publiek. Op die manier betrekt u uw toehoorders bij uw toespraak. Vindt u het eng om mensen in de ogen te kijken, focus dan op het gedeelte tussen hun ogen. Zo lijkt het toch of u ze aankijkt.
• Glimlach regelmatig. Een vriendelijk, ontspannen gezicht is veel prettiger om naar te kijken dan een strak gespannen masker.

Een voorbeeldspeech

Beste Kees,
Vandaag vieren wij jouw 25-jarig jubileum bij onze krant. Een hele prestatie, die wij niet ongemerkt voorbij willen laten gaan.

Wij hebben jou de afgelopen 25 jaar leren kennen als een harde werker met hart voor de zaak. Deadlines zijn heilig voor jou. Regelmatig zit je tot ’s avonds laat achter je bureau om een artikel op tijd af te krijgen. Ook ben je niet te beroerd om in het weekend te werken als dat nodig is. We realiseren ons dat dit voor je vrouw Sonja en je kinderen Saskia en Thomas lang niet altijd even gemakkelijk is. We willen hen daarom graag bedanken voor hun steun en begrip. Een deel van onze waardering voor jou komt ook hen toe.

Behalve als harde werker sta je op de redactie ook bekend als ‘de hamster’. Alles wat je ooit geschreven hebt, bewaar je. Niet alleen de artikelen zelf, ook de aantekeningen. Toen je archiefkast op de redactie de hoeveelheid papier niet meer aankon, heb je thuis op zolder een nieuw archief aangelegd. Helaas had je je vrouw daar niet van op de hoogte gebracht. Met als gevolg dat zij bij de eerstvolgende grote schoonmaak al jouw zorgvuldig bewaarde memorabilia aan het oud papier heeft meegegeven. Je bent er drie dagen van uit je doen geweest.

Wat wij allemaal erg in je waarderen, is je zonnige karakter. Al 25 jaar lang weet jij de sfeer op de redactie een positieve draai te geven. Zelfs toen het een tijdje niet zo goed ging met onze krant, wist jij ons team te motiveren om de schouders eronder te zetten en door te gaan. Mede dankzij jouw optimisme hebben wij in die donkere tijden ons hoofd boven water kunnen houden. Daarvoor zijn we je nog steeds erg dankbaar. Vandaar dat ik je als blijk van waardering namens ons allen iets wil aanbieden. Kees, kun je even naar voren komen?

Commentaar bij de voorbeeldspeech:

1. De spreker opent heel persoonlijk en maakt duidelijk dat er een vervolg komt dat de moeite waard is om naar te luisteren.
2. De spreker betrekt het gezin van de jubilaris direct in het begin bij zijn toespraak. Zo laat hij merken dat zij een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan het vol maken van het jubileum.
3. Door een grappige anekdote uit de loopbaan van de jubilaris aan te stippen, vergroot de spreker de levendigheid van zijn speech.
4. De spreker complimenteert de jubilaris met een van zijn positieve eigenschappen. Aan de hand van een voorbeeld laat hij zien dat die eigenschap van onschatbare waarde is geweest voor het bedrijf. Met deze passage slaat de spreker direct een brug naar de overhandiging van het cadeau.

Checklist voor een succesvolle speech

• De speech is niet te lang (maximaal tien minuten).
• De reden voor de toespraak (het jarige bedrijf, de jubilaris, het nieuw geïntroduceerde product) staat centraal.
• De toespraak heeft een positieve toon en bevat geen kritiek of commentaar.
• Speciale personen worden genoemd in de speech.
• De toespraak is doorspekt met humor en anekdotes.
• Er zitten geen ondoordachte of beledigende opmerkingen of steken onder water in de toespraak.

Door: Martina Huigen

Bron: Management Executive